Отличительная особенность этого вида документов заключается в том, что информация в них является изменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события.
Документы, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности организации.
Структура документации простейшего процесса N …
Владелец процесса
Регламент процесса N
В ходе процесса N выполняются
функции Ф1, Ф2, Ф3, Ф4
Ресурсы
Показатели
Должностная инструкция владельца
(в которой описан порядок анализа
показателей и управления процессов)
Процесс N
Ф1
Ф2
Инструкция по выполнению
функций Ф1, Ф2 и Ф3
Ф3
Ф4
Должностная инструкция
(в которой описано выполнение
функции Ф4)
Регламент процесса (это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом.)
-
Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:
-
1. Назначение процесса
-
2. Владелец процесса
-
3. Выходы и потребители процесса
-
4. Входы и ресурсы
-
5. Показатели процесса
-
6. Документация процесса
Должностная инструкция владельца процесса
-
Документ, в котором, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования по регулярному анализу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений.
-
В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими процессами и подразделениями.
Инструкция по проведению отдельных работ
-
1. При декомпозиции вниз процессный подход можно применить к каждому рабочему месту. В этот случае каждый сотрудник может рассматривать себя как владелец процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для такого исполнителя должна содержать в упрощённом виде все разделы, которые включают регламент процесса:
-
назначение и область действия инструкции;
-
требования к квалификации исполнителя;
-
состав рабочего места (применяемые ресурсы, порядок взаимодействия с поставщиками входов и ресурсов);
-
порядок действия по выполнению данной работы (операции);
-
порядок действий в случае отклонений (управление работой по информации о результатах, указание о действиях с несоответствующей продукцией);
-
требования к результатам работы (спецификация на выход и порядок взаимодействия с потребителем результата работы);
-
ссылки на другие нормативные документы (инструкция по обслуживанию и эксплуатации оборудования);
-
порядок документирования результатов работы (операции).
Инструкция по проведению отдельных работ
-
2. Все действующие инструкции должны содержать:
-
подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших данные инструкции;
-
подписи лиц, выполняющих данную работу и ознакомленных с инструкциями;
-
своевременно внесённые корректировки и изменения;
-
сроки действия до очередного пересмотра инструкции;
-
отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций;
-
сведения о рассылки экземпляров инструкций, если это необходимо, и отметки о внесённых корректировках и изменениях в разосланные учтенные экземпляры.
Инструкция по проведению отдельных работ
-
3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в действующие инструкции должен пересматривать следующее:
-
процедуру определения потребности в новом документе;
-
назначение ответственного за разработку;
-
анализ требований к новому документу и действующей нормативной документации;
-
разработку документа;
-
порядок согласования и утверждения документа;
-
порядок рассылки и постановки на учёт копий разработанного документа4
-
порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах;
-
порядок регулярного пересмотра, внесение коррекций и изменений;
-
порядок аннулирования внутренних документов, утративших свою силу.
При разработке, проверке и утверждении документации необходимо соблюдать следующие правила:
Правило 1.
-
Каждый документ стоит рассматривать с точки зрения его максимальной полезности и оптимальных трудозатрат на его создание и исполнение.
-
Содержание документа, регламентирующего какую-либо деятельность, должно быть достаточным и понятным для исполнителя.
-
Создавая документ, необходимо отчётливо представлять себе ответы на вопросы:
-
Что улучшает этот документ?
-
Для чего он нужен?
-
Кто является его ЗАКАЗЧИКОМ и будет его принимать?
-
Кто является его ИСПОЛНИТЕЛЕМ и как он будет работать в соответствии с этим документом?
Правило 2.
-
Система документов должна быть построена оптимальным образом, чтобы исключить возможности:
-
а) неоднозначного толкования содержания документов и взаимодействие исполнителей;
-
б) отсутствия необходимых документов на рабочих местах;
-
в) несогласованности в текстах смежных документов;
-
г) незнания персоналом своих действий в штатной и нештатной ситуациях.
Правило 3.
Критерии правильности документа, регламентирующего любую деятельность
