Управление документацией при реализации процессного подхода. Документирование процесса. Документации внешнего происхождения

Страницы работы

18 страниц (Word-файл)

Фрагмент текста работы

Отличительная особенность этого вида документов заключается в том, что информация в них является изменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события. Документы, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности организации.

Структура документации простейшего процесса N …

Владелец процесса

Регламент процесса N В ходе процесса N выполняются функции Ф1, Ф2, Ф3, Ф4

Ресурсы

Показатели

Должностная инструкция владельца (в которой описан порядок анализа показателей и управления процессов)

Процесс N

Ф1

Ф2

Инструкция по выполнению функций Ф1, Ф2 и Ф3

Ф3

Ф4

Должностная инструкция (в которой описано выполнение функции Ф4)

Регламент процесса (это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом.)

  • Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:
  • 1. Назначение процесса
  • 2. Владелец процесса
  • 3. Выходы и потребители процесса
  • 4. Входы и ресурсы
  • 5. Показатели процесса
  • 6. Документация процесса

Должностная инструкция владельца процесса

  • Документ, в котором, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования по регулярному анализу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений.
  • В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими процессами и подразделениями.

Инструкция по проведению отдельных работ

  • 1. При декомпозиции вниз процессный подход можно применить к каждому рабочему месту. В этот случае каждый сотрудник может рассматривать себя как владелец процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для такого исполнителя должна содержать в упрощённом виде все разделы, которые включают регламент процесса:
  • назначение и область действия инструкции;
  • требования к квалификации исполнителя;
  • состав рабочего места (применяемые ресурсы, порядок взаимодействия с поставщиками входов и ресурсов);
  • порядок действия по выполнению данной работы (операции);
  • порядок действий в случае отклонений (управление работой по информации о результатах, указание о действиях с несоответствующей продукцией);
  • требования к результатам работы (спецификация на выход и порядок взаимодействия с потребителем результата работы);
  • ссылки на другие нормативные документы (инструкция по обслуживанию и эксплуатации оборудования);
  • порядок документирования результатов работы (операции).

Инструкция по проведению отдельных работ

  • 2. Все действующие инструкции должны содержать:
  • подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших данные инструкции;
  • подписи лиц, выполняющих данную работу и ознакомленных с инструкциями;
  • своевременно внесённые корректировки и изменения;
  • сроки действия до очередного пересмотра инструкции;
  • отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций;
  • сведения о рассылки экземпляров инструкций, если это необходимо, и отметки о внесённых корректировках и изменениях в разосланные учтенные экземпляры.

Инструкция по проведению отдельных работ

  • 3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в действующие инструкции должен пересматривать следующее:
  • процедуру определения потребности в новом документе;
  • назначение ответственного за разработку;
  • анализ требований к новому документу и действующей нормативной документации;
  • разработку документа;
  • порядок согласования и утверждения документа;
  • порядок рассылки и постановки на учёт копий разработанного документа4
  • порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах;
  • порядок регулярного пересмотра, внесение коррекций и изменений;
  • порядок аннулирования внутренних документов, утративших свою силу.

При разработке, проверке и утверждении документации необходимо соблюдать следующие правила:

Правило 1.

  • Каждый документ стоит рассматривать с точки зрения его максимальной полезности и оптимальных трудозатрат на его создание и исполнение.
  • Содержание документа, регламентирующего какую-либо деятельность, должно быть достаточным и понятным для исполнителя.
  • Создавая документ, необходимо отчётливо представлять себе ответы на вопросы:
  • Что улучшает этот документ?
  • Для чего он нужен?
  • Кто является его ЗАКАЗЧИКОМ и будет его принимать?
  • Кто является его ИСПОЛНИТЕЛЕМ и как он будет работать в соответствии с этим документом?

Правило 2.

  • Система документов должна быть построена оптимальным образом, чтобы исключить возможности:
  • а) неоднозначного толкования содержания документов и взаимодействие исполнителей;
  • б) отсутствия необходимых документов на рабочих местах;
  • в) несогласованности в текстах смежных документов;
  • г) незнания персоналом своих действий в штатной и нештатной ситуациях.

Правило 3.

Критерии правильности документа, регламентирующего любую деятельность

Похожие материалы

Информация о работе