Управление документацией при реализации процессного подхода. Документация процесса

541УК.

Управление документацией при реализации процессного подхода.

 Документация процесса

В общем случае всю документацию организации можно разделить на два класса: внешнего и внутреннего происхождения.

К документации внешнего происхождения относятся Законы РФ, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации установок повышенной опасности и т.д. То есть все те документы, которые создаются вне организации и поступают в неё из внешних источников.

К документации внутреннего происхождения относятся все те документы, создаваемые как внутри организации для её функционирования, так и ходе деятельности сотрудниками организации.

Документации внешнего происхождения подразделяют:

·  регламентирующая – инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, договоры, приказы, распоряжения и т.д. Отличительной особенностью регламентирующей документации заключается в том, что она в процессе работы меняется (корректируется) и предназначена для управления событиями, работами в процессе. Эти документы создаются для осуществления деятельности организации.

·  информация – акты, протоколы, справки, отчёты, сертификаты, результаты проверки, контроля, испытаний и т. д. В терминологии МС ИСО 9000:2000 этот вид документов носит название «Данные о качестве» или «Записи по качеству». Отличительная особенность этого вида документов заключается в том, что информация в них является изменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события. Документы, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности организации.

Регламентирующая документация внутреннего происхождения

Структура документации определяется структурой процесса, содержание которой в ней описано и регламентировано. На рис.1.12. изображён пример структуры документации для простейшего процесса N.

Примечание. Отличие функции от работы заключается в том, что функция – это направление деятельности элемента организационной структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе, а работа – конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса и одной функции.

Пример 1.6. Функция менеджера по закупкам – обеспечение производства основными и вспомогательными материалами и запасными частями (ЗиП).

Работы, выполняемые в рамках этой функции, могут принадлежать разным процессам (закупка материалов на основании плана производства и закупка ЗиП на основании заявок в пределах бюджета ОГМ), выполняется в различной последовательности и по разным алгоритмам.

Рис. 1.12. Структура документации простейшего процесса N

Регламент процесса – это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с Положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и управление им. Для крупного подразделения, в котором выполняют несколько процессов,  Положением о подразделении может содержать ссылки на регламенты нескольких процессов.

На практике при внедрении процессного подхода часто возникают трудности, связанные с инертностью руководителей нижнего и среднего звена. Документ под названием «Регламент процесса N» является для них новым и непривычным. Первым шагом по преодолению такого отношения может стать пересмотр Положения о подразделении, внесение в него элементов процессного подхода в упрощённом виде:

·  определение внешнего взаимодействия подразделения – кому и что подразделение передаёт и от кого и что получает (входы и выходы);

·  распределение ответственности и полномочий персонала за работу