В случае необходимости присутствия специалиста сервисного отдела при приемке/отгрузке техники сотрудники отдела закупок/продаж оформляют заявки в сервисный отдел на проведение работ по приемке техники и подготовке техники к отгрузке. Порядок рассмотрения заявки сервис-инженером аналогичен предыдущим пунктам.
· Комплектация
В случае необходимости проведения комплектации сервис-инженер получает соответствующую заявку от отдела продаж, где указывается техника и комплектующие, предназначенные для сборки, и склады, на которых они находятся, либо производит комплектацию по заявке клиента.
В результате комплектации происходит процесс удорожания стоимости основного товара за счет его комплектации другими товарами (комплектующими) без изменения наименования основного товара. В итоге увеличивается стоимость основного товара посредством списания себестоимости комплектующих и накладных затрат на стоимость основного товара.
Основной товар определяет заказчик комплектации (менеджер или сервис-инженер). При комплектации основной товар как номенклатурная позиция, измениться не должен. Не должна появиться и новая номенклатурная позиция. Операция комплектации производится с конкретной товарной единицей. Информация о комплектующих, установленных на данный товар отражается в спецификации к договору на продажу/сервис.
Кроме комплектации может быть еще случай декомплектации. Процесс разборки комплекта на составляющие. Процесс - обратный процессу комплектации или сборки. Заявка на декомплектацию аналогична заявке на комплектацию (от отдела продаж или сервисного отдела). В результате себестоимость основного товара уменьшается на сумму приходуемых новых товаров (бывших его составляющих) с учетом стоимости работ по декомплектации. Либо старый товар списывается, а появляются новые, для которых будет выставлена их новая себестоимость. Себестоимость товаров, полученных при декомплектации, определяет отдел продаж на основании информации, полученной от отдела сервиса по накладным затратам.
В случае необходимости произвести перекомплектацию некоторого изделия – происходит два процесса – декомплектация, а затем комплектация. Все параметры себестоимости рассчитываются, как описано выше для соответствующих процессов.
Для принятия Заявки от клиента сервис-инженер связывается с клиентом и уточняет данные по заявке. В процессе уточнения клиент более подробно описывает неисправность, или подтверждает вид ТО. В результате переговоров сервис-инженер решает, возможен ли ремонт на месте, если да, то какие запчасти[1] могут потребоваться. Также обсуждаются сроки проведения работ.
По результатам переговоров, сервис-инженер проверяет наличие на складе потенциально нужных запчастей и материалов. На основании данных Склада сотрудник сервисного отдела получает информацию по наличию требуемых товаров в Компании: на каком складе, в каком количестве присутствует тот или иной товар, какой товар зарезервирован, какой свободен, какой товар свободно ожидаем (заказан). При наличии товара на складе – сервис-инженер резервирует товар на основании заявки клиента на сервис при уверенности в необходимости данного товара. Если нужных материалов/запчастей недостаточно, то осуществляется их заказ (см. п. 3.1).
На основании заявок клиентов (внутренних и внешних) сервис-инженер определяет, какой из механиков и на какой срок будет направлен для проведения работ. В связи с этим корректируется план работы механиков.
После уточнения информации заявка отправляется клиенту на подтверждение с указанием предварительной стоимости работ и материалов и времени выполнения.
Подпись клиента означает согласие с предварительными условиями и подтверждает обязательство клиента оплатить выезд механика для дефектовки/мелкого ремонта либо ТО.
Механик уведомляется о характере предстоящей работы, сроках выполнения, местонахождении машины. Сервис-инженер обсуждает с механиком возможные варианты быстрого решения проблемы и набор запчастей, которые механику необходимо взять с собой. Кроме этого, механику выдается заказ-наряд, который он заполняет по результатам дефектовки/ТО.
Сервис-инженер организует выдачу механику со склада зарезервированных запчастей и материалов (п. 1.1.2). Для этого сервис-инженер делает заявку Складу на выдачу материальных ценностей сотруднику сервисного отдела (механику) с указанием зарезервированных товаров и материалов. Склад на основании этой заявки выдает указанному в заявке лицу требуемые материальные ценности. Кроме запчастей и материалов механик должен взять весь необходимый для диагностики и проведения ТО инструмент. Сервис-инженер заказывает инструмент на определенный срок.
Для осуществления диагностики/ТО техники организуется командировка механика. Также может быть организован просто выезд механика с использованием транспортных средств и водителей отдела транспортного обеспечения Группы, если техника находится в пределах Ленинградской области (т.е. механик может экономически обосновано вернуться в день отъезда, а при нехватке времени для завершения работы за один день – поехать туда на следующий день и т.д.). Решение о командировке/выезде принимает сервис-инженер.
Кроме этого для обеспечения непрерывного процесса сервисного обслуживания начальник отдела снабжения осуществляет заказ автотранспорта в транспортном обеспечении Группы для поездок в пределах городской черты. Данный автотранспорт ежедневно распределяется начальником отдела снабжения и руководителем сервиса между различными проектами на основании заявок сервис-инженеров.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.