Для осуществления отгрузки сотрудникам склада необходима информация, какой товар, и в каком количестве следует отгрузить, какие требования предъявляются к его упаковке и транспортировке, кто будет принимать отгружаемый товар (лицо, принимающее товар), в какое время предполагается отгрузка, также информация о заказанных ПРР и доставке (необходима информация о транспортном средстве).
После получения заявки на отгрузку сотрудники Склада должны подтвердить возможность осуществления отгрузки в указанные сроки или согласовать их с Отделом продаж. После согласования сроков отгрузки сотрудники склада должны подготовить товар к отгрузке.
В случае, когда ТМЦ после отгрузки со склада доставляются с привлечением ТТО, перед передачей товара представителю перевозчика сотрудники склада упаковывают отгружаемый товар. Процесс упаковки осуществляется на основании информации о том, что товар отгружается для перевозки через ТТО. Упаковка товара должна соответствовать условиям его хранения и транспортировки с учетом минимизации размеров упаковочного места. Образованное упаковочное место (в него может входить несколько товарных единиц) описывается в 2-х экземплярах Упаковочного листа. Упаковочный лист содержит номенклатурные наименования содержимого упаковочного места и их количество, обозначение упаковочного места и ссылку на товарно-сопроводительные документы. Упаковочный лист заверяется подписями упаковщика и начальника склада. Экземпляр вкладывается в упаковочное место, другой экземпляр остается у начальника склада. После завершения упаковки упаковочное место снабжается контролем вскрытия.
Складской работник при предъявлении лицом, получающим товар, отгрузочных документов и доверенности на право получения ТМЦ, проверяет правильность заполнения доверенности и документов (наличие печати и наличие подписи), после чего передает указанный в отгрузочных документах товар получателю. Складской работник фиксирует уход товара со склада расходным ордером. Получатель товара ставит свою подпись на товарной накладной и складском расходном ордере.
Момент перехода ответственности от сотрудников склада за отгруженные ТМЦ наступает в момент подписания принимающей стороной складской расходной накладной.
После передачи товара получателю сотрудник склада отражает факт списания товара, осуществляя для этого проведение Расходного ордера.
Сотрудник склада собирает все документы, по которым произошли фактические отгрузки, и подготавливает товарный отчет, к которому прикладывает необходимые документы (одну товарную накладную с доверенностью клиента, один счет-фактуру, акт приема-передачи (только для техники)). Эти документы сотрудник склада передает в бухгалтерию. На складе остаются складские расходные ордера с подписью клиента.
В случае если появилась необходимость в получении на складе запчастей (расходных материалов) для использования их при выполнении ремонтных работ, сотрудник сервисного/производственного отдела формирует заявку складу на выдачу материальных ценностей сотруднику сервисного/производственного отдела с указанием зарезервированных товаров и материалов. Склад на основании этой заявки выдает указанному в заявке лицу требуемые материальные ценности. После передачи ТМЦ сотрудник склада отражает факт списания ТМЦ. В конце рабочего дня сотрудник склада отражает все отгруженные заявки в товарном отчете.
В случае если все или часть запчастей, не потребовались при выполнении работ, получивший ТМЦ сотрудник возвращает их на склад. Работник склада производит их приемку по внешнему виду и количеству, фиксирует их возврат (п. 4.1.2), и размещает товар в месте хранения.
Для организации учета операций по отгрузке ТМЦ покупателю непосредственно от поставщика минуя склады Компании используется транзитный склад.
В этом случае подразделением, инициирующим отгрузку товара, в обычном порядке формируется заявка на отгрузку, в которой указывается, что товар отгружается транзитом, и заказываются отгрузочные документы для клиента в бэк-офисе. Проведение операций оприходования и отгрузки ТМЦ по транзитному складу осуществляется сотрудниками склада (либо специально назначенным ответственным лицом) на основании документов, предоставленных сотрудником, организовавшем отгрузку покупателю (сотрудник ТТО / сотрудник отдела продаж).
При отгрузке товара с транзитных складов подпись на всех документах, подтверждающих приход и отгрузку товара покупателю, ставит лицо, непосредственно организовавшее эти операции, и, соответственно, именно этот сотрудник несет ответственность за предоставление документов на ближайший склад Компании. Сотрудник склада производит только отражение факта этих операций в информационной базе.
Естественное состояние транзитного склада подразумевает отсутствие там товарных остатков. Ответственность за состояние транзитных складов несут руководители подразделений, инициирующих операции по движению товара.
Для перемещения товара с одного склада Компании на другой предварительно сотрудником, инициирующим перемещение товара, оформляется заявка на перемещение (Внутренний заказ), в котором указывается наименование и количество требуемых запчастей, склад-отправитель и склад-получатель товара.
На основании Внутреннего заказа сотрудник склада-отправителя осуществляет подготовку к отправке товара на другой склад (см. п. 5.1.2) и заказывает доставку через ТТО (см. п. 1.1). Операция перемещения товара оформляется документом Перемещение товара, который формируется и распечатывается сотрудником склада. Если перемещение товара осуществляется на удаленный (например, региональный) склад помимо документа Перемещение товара формируется еще товарно-транспортная накладная. Представитель стороны, принимающая товар (сотрудник ТТО / водитель / представитель компании-перевозчика), расписывается на документах в получении товара. С этого момента происходит переход материальной ответственности от сотрудников склада-отправителя к принимающей товар стороне.
В случае удаленности складов, отправляющего и принимающего, перемещаемый товар числится как товар в пути до тех пор, пока сотрудник склада-получателя не примет должным образом товар и не распишется в документах (см. п.3.4, п.4.1.1). С момента подписания накладной на перемещение товара право ответственности за товар переходит к сотрудникам склада-получателя.
Пока товар находится в пути, ответственность за него несет сторона, осуществляющая доставку товара.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.