Запросы и их типы. Создание запроса выбора в режиме конструктора и его изменение. Вычисления в запросах, страница 3

· выполнить созданный запрос, нажав на панели инструментов кнопку

[Запуск]         .

Перемещение полей. Если пользователь хочет встроить в запрос все поля таблицы, то он может это сделать двумя способами:

1.  Маркировать все поля таблицы двойным щелчком на строке заголовка таблицы в верхней панели окна проектирования запроса и перетащить маркированные поля в область проектирования. В ответ на это Access поместит каждое поле таблицы в отдельную колонку в нижней части окна запроса.

2.  Маркировать поле с символом * (звездочка) в списке полей таблицы в верхней панели окна проектирования запроса и перетащить его в нижнюю область. Все поля таблицы будут включены в запрос, а в спецификации они будут отображаться в одной колонке Имя таблицы. Применение символа * (звездочка) имеет преимущество: когда в использованной запросом таблице добавляются или удаляются поля, данные изменения автоматически отражаются в запросе.

Указание сортировки. Записи в запросе могут быть рассортированы по возрастанию или убыванию содержимого отдельных полей. Можно одновременно производить сортировку по содержимому нескольких полей (до десяти). Для выполнения сортировки следует в окне проектирования щелкнуть мышью по строке Сортировка: того поля (столбца), по которому требуется сортировать. Далее следует указать способ сортировки: по возрастанию или убыванию, – выбрав его из появляющегося списка. Можно отказаться от сортировки, выбрав из списка слово отсутствует сортировка. Но второй ключ сортировки должен располагаться в поле, находящемся правее первого ключа. Также и третий и следующие ключи, т.е. каждый следующий – правее предыдущего.

Ввод условий отбора. Условия отбора называют еще критериями отбора. Это инструкции, посредством которых пользователь сообщает, какие записи должны отображаться по запросу  и индицироваться в динамической таблице. Условия могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

В режиме проектирования запроса надо щелкнуть в том поле строки Условие отбора, которая используется для формирования критерия, и ввести выражение критерия отбора, например >=3. После того, как выражение будет введено нажать клавишу [Enter]. Access проверит корректность выражения и, в случае необходимости, нормализует запись по принятым правилам. В целом последовательность действий будет такой:

· выбирается первое поле, которое Access должен использовать для отбора данных, включенных в запрос;

· вводится нужное условие отбора: значение числовой величины, текст, который должен присутствовать в отобранных данных, или составляется выражение с помощью логических операторов.

Если данные в поле должны удовлетворять двум условиям, необходимо ввести эти условия в одной строке и объединить их логическим оператором and.  Если же условия введены в разные строки одного поля бланка запроса, по умолчанию считается, что эти условия объединены оператором или.

Индикация результата запроса. После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув в строке пиктограмм на кнопке [Запуск] с изображением восклицательного знак, или вызвать в меню Запрос команду Выполнить. В ответ на это Access индицирует отобранные по запросу записи в виде динамической таблице.

Сохранение запросов. Если пользователь желает иметь разработанный проект запроса во время следующих сеансов работы, то он должен сохранить его командой Файл à Сохранить. При сохранении запроса первый раз следует указать его имя. Если же данный запрос уже был однажды сохранен, то по этой команде старая версия запроса будет заменена новой. Если измененный запрос надо сохранить самостоятельно, то надо выполнить команду Файл à Сохранить как.

Связывание таблиц в запросе. Если пользователь создает  запрос на основе нескольких таблиц, то между этими таблицами надо установить связь. Для установления связи надо в окне проектирования запроса перетащить поле одной таблицы на поле такого же типа другой таблицы. Связь отображается на экране соединительной линией между связанными полями и указанием типа связи.