Если не предпринять в какой-либо форме независимой проверки процедур или их выполнения в любом структурном подразделении, то менеджеру бывает чрезвычайно трудно узнать степень соответствия системы, будет ли она работать и работать эффективно, и так ли уж необходимы для нее радикальные изменения. Одной из важных функций в работе менеджера является обеспечение эффективной деятельности под его руководством. Обратная связь от системной информации, полученной в результате эффективного аудита, является чрезвычайно полезной в процессе представления точной управленческой информации, на базе которой менеджер может быть либо уверен в работе своей системы, либо может предпринять какие-то шаги для ее улучшения. Руководство не может быть уверено ни в какой системе, если она не проверена или не может быть проверена на регулярной основе.
Уверенность руководства Обеспечить руководство обратной связью Соответствует ли система менеджмента качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001? Работает ли система менеджмента? Эффективна ли система менеджмента? Необходимы ли корректирующие воздействия?
Дать уверенность потребителю
Результаты аудита могут обеспечить доказательство того, что компания не только имеет систему менеджмента, но ее постоянно проверяют, анализируют и вносят изменения для обеспечения ее постоянной эффективности. В случае проверки ее по стандарту ГОСТ Р ИСО 9001-2001 потребителю видно, что система менеджмента удовлетворяет требованиям этого стандарта.
Уверенность потребителя Существует ли система менеджмента качества? Проверяется ли система менеджмента качества на регулярной основе? Регулярно ли вносятся изменения в систему менеджмента качества? Соответствует ли система менеджмента качества требованиям стандарта?
Отслеживание бизнес-процессов
Как было сказано ранее, большой труд был затрачен на подготовку процедур, на основе которых работают структурные подразделения или выполняется определенная функция. Однако, несмотря на эти значительные усилия, вложенные в процедуры, для того, чтобы сделать их четкими и работающими, они могут потребовать дальнейших изменений. В процессе любого аудита системы аудитор имеет возможность наблюдать за трудностями по обеспечению соответствия системе или проблемами в самих системе и процедурах. Во время обсуждения с лицами, отвечающими за работу в структурном подразделении и выполняющими утвержденные процедуры, проблемы с системой и пути ее улучшения станут очевидными.
Бизнес-процессы Необходимы ли изменения? Адекватны ли процедуры? Актуализированы ли процедуры? Работают ли процедуры?
Обратная связь для корректирующих действий
Важнейшим преимуществом любой системы аудита является ее способность выявлять проблемы и обеспечивать выработку ответных действий, не только с целью решения проблемы от случая к случаю, но для систематического предупреждения ее повторения в будущем. Аудит нельзя считать завершенным, если не были выполнены любые действия, полученные по его результатам. В этом смысле следует обратить особое внимание на выделение реального времени на размышления над этой проблемой и принятие эффективных действий для улучшения системы, сделав ее более продуктивной и тем самым предупредить возникновение проблемы в будущем. Необходимо вести и анализировать отчетность по корректирующим и предупреждающим действиям, которые должны быть спланированы и выполнены (рис. 3). Все это ведет к непрерывному процессу улучшения.
Рис. 3. Корректирующее действие
Выводы
Аудит - это комплекс, включающий сбор информации для проведения независимой оценки на основе признанного стандарта качества с целью общего улучшения системы менеджмента, увязанное с целями бизнеса. Проведение аудитов - это не только критический аспект соответствия СМК, оно также обеспечивает максимальное использование преимуществ внедрения ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
Список литературы:
2. «ИНФРА-М» - Современный экономический словарь
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.