Настройка статей оборотов бюджетирования

 Тема 3. Настройка статей оборотов бюджетирования

Статьи оборотов по бюджетам

При планировании и отслеживании исполнения различают два вида показателей: оборотные и остаточные. К оборотным относятся такие показатели, как продажи, затраты, движение денежных средств и т.п., то есть те показатели, которые оцениваются за определенный период. К остаточным относятся показатели, оцениваемые на определенную дату. К ним относятся остатки активов, обязательств и собственного капитала предприятия на определенную дату. Остаточными показателями являются, например, сумма дебиторской задолженности, материальные запасы, остаток денежных средств.

Большинство общепринятых бюджетов оперируют оборотными показателями, при этом в них могут присутствовать и остаточные. Например, бюджет закупок нацелен на планирование и отслеживание оборотного показателя "закупки" за определенный период, но при этом может содержать данные об остатках материальных запасов на начало и конец бюджетного периода. В целом же остаточные показатели сосредоточены в прогнозном балансе, в котором оборотные показатели отсутствуют.

Планирование и отслеживание оборотных показателей происходит постатейно, то есть планируется и отслеживается каждый показатель отдельно. Показатели оборотов в системе носят название статей оборотов по бюджетам. При этом все процессы бюджетирования привязаны именно к статьям оборотов, а сами бюджеты служат лишь для внешнего представления данных по статьям в определенной форме.

Рис 3.1. Роль статей оборотов по бюджетам

Одна и та же статья оборотов может присутствовать в нескольких бюджетах, а может и вовсе не входить ни в одну бюджетную форму. В приведенном примере статья оборотов "Розничные продажи" фигурирует как в бюджете продаж, так и в бюджете доходов и расходов. При этом планирование, отслеживание и контроль применяются к самой статье, независимо от того, в каких бюджетах она участвует. Таким образом, бюджетирование в системе осуществляется в привязке не к собственно бюджетам, а к статьям оборотов, а бюджеты служат формой представления этих данных для пользователя.

Про планирование и отслеживание остаточных показателей будет сказано позже.

Настройка статей оборотов по бюджетам

Настройка статей производится в справочнике "Статьи оборотов по бюджетам" (Меню Справочники -> Планирование и бюджетирование -> Статьи оборотов по бюджетам). Набор статей оборотов пользователь определяет самостоятельно, исходя из предполагаемых форм бюджетов и необходимой детализации. Так, если бюджет доходов и расходов предполагает представление амортизации общей суммой, достаточно ввести статью "амортизация", если же амортизация должна делиться по группам объектов, то нужно будет ввести несколько статей, например, "амортизация зданий и сооружений", "амортизация оборудования" и т.д. В этом случае каждая из этих статей будет планироваться и отслеживаться отдельно.

Рис 3.2. Справочник "Статьи оборотов по бюджетам"

Справочник статей оборотов иерархический, и пользователь может объединять статьи в группы по произвольному принципу. Например, есть смысл сгруппировать статьи по принадлежности к доходам, расходам, движению денежных средств или прочим операциям.

Рассмотрим возможности настройки статей оборотов по бюджетам:

Рис 3.3. Настройка статьи оборотов по бюджетам

В настоящий момент для нас будут важны настройки, указываемые на закладке "Основные". Остальные настройки будут рассмотрены позже.

Основные настройки определяют аналитические разрезы, по которым будет вестись планирование и отслеживание данной статьи.

Основной ЦФО и Основной проект. Как уже отмечалось, бюджетирование всегда ведется в разрезе ЦФО и проектов. В данном случае в статье можно указать значения по умолчанию для соответствующих измерений. В этом случае их не придется указывать вручную при планировании. Например, если оптовыми продажами, в основном, занимается один отдел, то есть смысл указать этот отдел в поле "Основной ЦФО". Это не означает, что данную статью можно планировать только для этого ЦФО, в документах планирования значение ЦФО все равно можно будет изменить. Аналогично действует и настройка по умолчанию "Основной проект".

Учет по количеству. При помощи этой отметки указывается, будет ли вестись количественный учет по этой статье в рамках бюджетирования. Количественный учет может использоваться в таких статьях, как продажи, закупки, производство. Необходимость количественного учета по таким статьям определяется пользователем. Например, в случае планирования продаж товаров, можно отталкиваться от планового физического объема продаж. В этом случае будет необходим количественный учет по статье продаж. При продаже услуг, например, часто количественный показатель вывести затруднительно, поэтому продажи планируются только в суммовом выражении. При установленном количественном учете можно также указать единицу измерения по умолчанию в поле "Единица измерения".

Учет по сумме. При помощи этой отметки устанавливается суммовой учет по статье. Суммовой учет, как правило, используется практически во всех статьях оборотов, и может быть отключен во вспомогательных статьях. Например, статья "Количество привлеченных клиентов" может не иметь суммового выражения, но она используется при расчете комиссионных менеджерам по продажам. При установке суммового учета может также указываться валюта по умолчанию в поле "Основная валюта". Эта валюта будет автоматически проставляться в документах планирования, но ее значение можно будет изменить.

Источник данных для цены и Показатель источника. Эти настройки активизируются в том случае, если по статье ведется и количественный, и суммовой учет. В этом случае при планировании можно получать суммовое выражение статьи автоматически путем умножения планового количества на цену товара, которая будет считана из информационной базы. Настройка источников данных будет подробнее рассмотрена позже.

Учет по контрагентам. По некоторым статьям оборотов можно вводить дополнительную аналитику по контрагентам. Например, если оптовые продажи осуществляются небольшому количеству клиентов, можно планировать и отслеживать это показатель для каждого из них отдельно. В этом случае необходимо установить отметку "Учет по контрагентам". При установленной отметке можно указать и контрагента по умолчанию, который будет автоматически проставляться в документы планирования (поле "Основной контрагент"). Например, в статье "Закупки сырья" можно указать основного поставщика сырья, чтобы не вводить его каждый раз вручную. Часто у компаний 1-2 поставщика сырья или товаров, причем один из них основной. В этом случае есть смысл использовать настройку по умолчанию "Основной контрагент".

Учет по номенклатуре. Как уже отмечалось, по таким статьям, как продажи, производство и закупки, может вестись учет в разрезе укрупненных номенклатурных групп или конкретных номенклатурных позиций. Если аналитика по номенклатуре установлена, можно указать для данной статьи значение номенклатуры по умолчанию.

 Практикум № 3. Настройка статей оборотов по бюджетам