Использование сценариев и аналитики. Настройка сценариев планирования и аналитики

 Тема 2. Использование сценариев и аналитики

Сценарии планирования

Как уже отмечалось, планирование в рамках бюджетирования может осуществляться на различные промежутки времени. Так, бюджет доходов и расходов может составляться на очередной месяц, при этом одновременно составляются такие же бюджеты на квартал и год.

Для возможности составления планов разной периодичности в системе предусмотрено понятие сценариев планирования. Сценарий планирования – это основная аналитика планирования в бюджетировании. Иными словами, планирование данных по бюджетам производится для каждого сценария отдельно. Это позволяет хранить в системе сразу несколько различных планов на один период.

Необходимые сценарии настраиваются в справочнике "Сценарии планирования" (Меню: Справочники -> Планирование и бюджетирование -> Сценарии планирования):

Рис 2.1. Справочник "Сценарии планирования"

Набор сценариев определяется пользователем в процессе настройки подсистемы бюджетирования. При этом различная периодичность – не единственная причина разделения сценариев. При настройке сценария необходимо учитывать следующие параметры:

Рис 2.2. Настройки сценария

Периодичность. Для планов с разной периодичностью необходимо создавать отдельные сценарии. Планирование бюджетов на месяц будет производиться по сценарию с периодичностью "Месяц", годовые планы по тем же бюджетам составляются по сценарию с периодичностью "Год". Также можно применять периодичность "День", "Неделя" и "Квартал".

Способ планирования. Планирование по бюджетам – непрерывный процесс, при этом могут применяться различные способы планирования:

Циклическое планирование – при таком способе планы составляются на каждый целый период планирования. Например, при циклическом планировании с периодичностью "Квартал" отдельные планы будут составлены на I, II, III и IV кварталы (итого 4 плана в год). Обычное помесячное планирование также относится к циклическому.

Скользящее планирование – этот способ отражает постоянную корректировку планов с учетом результатов истекшего периода. При скользящем планировании с периодичностью "Квартал" план может составляться, например, каждый месяц на 3 месяца вперед. По истечении очередного месяца вновь составляется план на следующие 3 месяца. Таким образом, граница планирования с каждым месяцем отодвигается вперед.

Планирование на интервал применяется при разовом неповторяющемся планировании. Например, это может быть планирование инвестиционного проекта, который имеет заданную продолжительность и не будет повторяться.

Детализация. Планы для различных целей могут отличаться разным уровнем детализации. Как правило, оперативный план на месяц составляется более подробно, чем стратегический план на год и более. В системе предусмотрено два уровня детализации:

По номенклатурным группам – в этом случае для аналитики используется справочник "Номенклатурные группы", в котором хранятся элементы, обобщающие однородные позиции номенклатуры, используемые в компании. Например, компьютерные комплектующие разных производителей и параметров могут быть объединены в укрупненные номенклатурные группы по функциональному назначению: мониторы, звуковые карты, процессоры и т.д. Детализацию по номенклатурным группам имеет смысл применять при укрупненном планировании, а также в случае, когда у компании большое количество номенклатурных позиций и планировать данные по каждой из них слишком трудоемко.

По номенклатуре – в этом случае в качестве аналитики будет использован непосредственно справочник "Номенклатура". Такую детализацию следует применять при подробном планировании, а также в случае, когда предприятие имеет дело с небольшим количеством позиций, либо эти позиции продаются в небольшом количестве и имеют большую стоимость (например, авиационная промышленность).

Для планирования бюджетов с разной детализацией необходимо создать отдельные сценарии планирования.

Валюта планирования. В валюту планирования будут пересчитываться все плановые данные по данному сценарию. Планирование может осуществляться в различных валютах, при этом есть возможность сводить один и тот же план (с одной периодичностью и детализацией) одновременно в нескольких валютах. Для этого достаточно создать несколько сценариев, у каждого из которых указать свою валюту.

Курсы валют при планировании. Для каждого сценария в системе есть возможность задать собственные прогнозируемые курсы валют, которые будут использоваться при пересчете только в рамках планирования по данному сценарию. Таким образом, можно ввести в систему несколько однотипных сценариев, для каждого из которых установить различные курсы валют. Тем самым можно спланировать, например, продажи для различных ситуаций, которые могут сложиться в будущем на валютном рынке.

При использовании этой настройки необходимо указать курсы всех валют, участвующих в планировании, чтобы соответствующие суммы могли быть пересчитаны в валюту сценария. Кроме этого необходимо указать курсы самой валюты сценария, а также валют управленческого и регламентированного учета.

Для того чтобы назначить курсы валют сценария, необходимо установить отметку "Использовать курсы сценария", после чего на закладке "Курсы" можно ввести требуемые значения:

Рис 2.3. Курсы сценария

Курсы вводятся отдельно для каждой валюты. Валюта выбирается в поле сверху, заполненные курсы отображаются в таблице снизу. При этом периодичность изменения курсов соответствует периодичности сценария. Так, если сценарий предназначен для помесячного планирования, то курс указывается на месяц в целом и измениться может только для следующего месяца.

Значение курсов можно вводить вручную либо воспользоваться кнопкой "Заполнить", которая позволяет автоматизировать этот процесс:

Рис 2.4. Форма автозаполнения курсов

На открывшейся форме необходимо ввести дату периода, с которого начнется автозаполнение курсов, а также количество периодов (в соответствии с периодичностью сценария), на которое эти курсы должны быть заполнены. Кроме этого указывается кратность валюты, которая будет применяться в указанные периоды.

Система позволяет автоматически сформировать курсы в случае их равномерного изменения в течение указанного количества периодов. При этом изменения можно указывать как по отношению к исходному курсу (базовое изменение), так и по отношению к предыдущему периоду (цепное изменение).

При базовом изменении в поле "Приращение за период" указывается абсолютное значение ежеквартального приращения курса (например, 0,3 т.е. 30 копеек в квартал). При цепном изменении в этом поле указывается относительное приращение к предыдущему периоду (например, 0,01 т.е. 1% в квартал).

Например, необходимо спрогнозировать равномерный рост курса доллара США в течение следующего года на 3% каждый квартал по отношению к предыдущему кварталу. В этом случае необходимо указать исходный курс, который будет действовать в первый квартал планирования (например, 30 руб.), и указать приращение за 1 период в долях (в данном случае 0,03, что соответствует 3%). Также обязательно указывается метод расчета приращения, в данном случае это цепное изменение. Указав эти параметры, по кнопке "ОК" получаем заполненные курсы:

Рис 2.5. Результат автозаполнения курсов

Количественный и суммовой учет. Планирование по сценарию может производиться как в суммовом, так и в количественном выражении, в зависимости от его назначения. Как правило, это относится к планированию производства, продаж и закупок.

Прочие параметры. Несколько разных сценариев может создаваться и по другим причинам, даже в том случае, когда все указанные выше параметры у них совпадают. Смысл в таком разделении определяет сам пользователь. Например, если при планировании продаж необходимо строить 3 различных плана: оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный. В этом случае необходимо создать 3 разных сценария с одинаковой настройкой, и для каждого из них при планировании можно будет указывать разную сумму плановых продаж.

Аналитика бюджетирования

Бюджетирование в части планирования и отслеживания фактических данных в системе может вестись по следующим видам аналитики:

ЦФО. Плановые данные по бюджетам, а также фактические данные всегда учитываются в подсистеме бюджетирования в разрезе центров финансовой ответственности. Таким образом, при планировании данные там, где это необходимо, должны разбиваться по ЦФО, к которым они имеют отношение. В этом случае аналитику по ЦФО можно будет получить в отчетах. Если нет необходимости в использовании аналитики по ЦФО, то в документах можно просто оставлять соответствующее поле пустым. Также это поле не заполняется, если какую-либо статью нельзя однозначно отнести к определенному ЦФО.

Проекты. Проекты – это дополнительная аналитика бюджетирования, которая может использоваться по усмотрению пользователя. Например, можно рассматривать как проекты различные направления бизнеса, инвестиционные проекты, или работу на различных крупных объектах. В этом случае при планировании и отслеживании фактических данных необходимо указывать проект, к которому эти данные относятся. В этом случае можно будет строить отчеты в разрезе проектов или с отбором по конкретному проекту. Введенные в систему проекты хранятся в справочнике "Проекты", в который можно ввести произвольное число элементов.

Номенклатура. Аналитика по номенклатуре относится уже не ко всей системе бюджетов, а к определенным статьям. Аналитику по номенклатуре имеет смысл вводить для статей продаж, производства, закупок в том случае, когда необходимо более подробно планировать данные по этим статьям. Как уже отмечалось, эта аналитика может вестись в двух вариантах: по конкретным позициям номенклатуры или по укрупненным номенклатурным группам.

Контрагенты. Эта аналитика также относится только к определенным статьям. Например, в случае если компания работает с небольшим количеством крупных клиентов, продажи и другие статьи можно отслеживать в разрезе конкретных контрагентов. Закупки также могут разбиваться по поставщикам. В качестве аналитики используется справочник "Контрагенты".

 Практикум № 2. Настройка сценариев планирования и аналитики