Создание электронных форм для ввода данных средствами текстового процессора Word 2007

Тема:  «Создание форм для ввода данных средствами текстового процессора  Word 2007»

Цель: формирование навыков создания электронных форм и  их использования в профессиональной деятельности.

1. Создала новый документ Word. С помощью команды Разметка страницы\Подложка  создала следующий скрытый текст позади  содержимого страницы – «Для служебного пользования».

Для вставки полей формы  настроила  соответствующую  кнопку в панели быстрого доступа, расположенной правее кнопки «Office»  . Для этого кликнула кнопку , затем активизировала команду Параметры Word\ Настройка и в левой части окна, содержащей список  команд отметила команду  Добавить поле формы, кликнула кнопку Добавить и кнопку Ok.  Добавилась  кнопка .

2. Создала текстовое  поле Ф. И. О.  Для  этого воспользовалась кнопкой  , после чего в открывшемся диалоговом окне выбрала  режим Текстовое, активизировала вкладку Параметры, где установила Тип – Обычный текст, Максимальная длина -  без ограничений.  

3. Создала поле со списком  Административный округ по следующему алгоритму: набрала название поля  Административный округ, затем   кликнула на панели быстрого доступа кнопку . В открывшемся диалоговом окне выбрала режим  Со списком  и с помощью вкладки Параметры ввела первый элемент списка – Центральный федеральный округ, кликнула кнопку Добавить, затем аналогично ввела остальные элементы списка – Южный федеральный округ, Северо-западный федеральный округ, Восточный федеральный округ. 

4. То же самое проделала со списком для поля Должность: начальник терминала, инспектор отдела ОТОиК, контролер, кинолог, программист.

5. Создала текстовое  поле Начало отпуска, Окончание отпуска и количество календарных дней.  Для  этого воспользовалась кнопкой  , после чего в открывшемся диалоговом окне выбрала  режим Текстовое, активизировала вкладку Параметры, где установила Тип – Обычный текст, Максимальная длина -  без ограничений.  

6. Вставила таблицу  Вид отпуска с помощью команды Вставка/Таблица.  Потом набрала названия строк, затем поставила курсор в одной из строк  и кликнула на панели быстрого доступа кнопку  , в открывшемся диалоговом окне выбрала режим Флажок и с помощью вкладки Параметры установила режим Точно.

7. Для защиты формы от изменений выполнила команду  Рецензирование\Защитить документ\Ограничить форматирование и редактирование, выставила флажок относительно режима Ограничения на редактирование, выбрала из раскрывающегося списка ситуацию Ввод данных в поля форм. Затем выбрала режим Включить защиту и указала пароль.

8. В конце сохранила созданную форму.

Ответы на контрольные вопросы.

1. Что такое  форма?

Форма это некоторый бланк документа, который помогает быстро, точно и однозначно выполнить ввод данных. Форма WORD представляет собой электронную версию  документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен ввести данные.

2. В каких случаях целесообразно использовать формы?

Использовать формы целесообразно в следующих  случаях:

- для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы;

-  с целью распространения через электронную почту или по сети;

- настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов.

3. Из каких частей состоит форма?

Форма состоит из  двух частей - постоянной  и переменной.

4. Какие этапы существуют в создании формы?

-

6. Чем отличается поле “текст ” от поля “список”?

Поле со списком.  Это поле предполагает, что отвечающий выбирает один из вариантов в предложенном списке. 

Текстовое поле. Это поле содержит обычный текст неограниченного объема и полезно в том случае, если необходимо  получить  сведения  в той формулировке, которую дает опрашиваемый.

7. Назовите кнопки, входящие в панель инструментов Форма.

- Флажок

- со списком

- текстовое

8. Как установить защиту формы?

Для защиты формы от изменений выполнила команду  Рецензирование\Защитить документ\Ограничить форматирование и редактирование, выставила флажок относительно режима Ограничения на редактирование, выбрала из раскрывающегося списка ситуацию Ввод данных в поля форм. Затем выбрала режим Включить защиту и указала пароль.