Создание форм для ввода данных средствами текстового процессора Word 2007 (Лабораторная работа № 1)

Лабораторная работа 1

Тема:  «Создание форм для ввода данных средствами текстового процессора  Word 2007»

Цель: формирование навыков создания электронных форм и  их использования в профессиональной деятельности.

Задание на лабораторную работу:

1.  Изучить теоретический материал.

2.  Выполнить практическое задание по созданию формы, приведенной в примере.

3.  Выбрать индивидуальный вариант и создать соответствующие электронные формы.

4.   Оформить и сдать отчет.

Содержание отчета:

1. Тема, цель, вариант  и содержание индивидуального задания.
2. Макеты разработанных форм с последовательным описанием приемов, использующихся при их выполнении.
3. Ответы на контрольные вопросы.

Методические указания для выполнения лабораторной работы

Форма представляет собой некоторый бланк документа, который помогает быстро, точно и однозначно выполнить ввод данных. Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др. Форма WORD представляет собой электронную версию  документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен ввести данные.

В WORD можно создавать следующие виды форм:

1. Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используйте панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например «Да» и «Нет». Это обычный документ, который не требует защиты при работе.
2. Электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используйте панель инструментов Формы, а затем для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению ее вида.
3. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа к изменению ее вида.
4. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма состоит из  двух частей - постоянной  и переменной. В состав формы могут входить:

• Произвольный текст;
• Графика (рисунки, диаграммы);
• Текстовые поля для ввода информации;
• Списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;
• Кнопка <Флажок>.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнение, обрамление. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах Параметры текстового поля, Параметры со списком, Параметры флажка. Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню при отключенной защите формы.

Пример выполнения задания. Рассмотрим  пример создания электронной формы для оперативного получения данных от личного состава органов таможенных служб РФ с целью получения материалов для принятия управленческих решений (Рис.1). Данная форма содержит следующие типы полей:  

Поле со списком.  Это поле предполагает, что отвечающий выбирает один из вариантов в предложенном списке.  В данном случае это поля:  Административный округ, Должность, Воинская обязанность, Образование, Стаж работы.

Текстовое поле. Это поле содержит обычный текст неограниченного объема и полезно в том случае, если необходимо  получить  сведения  в той формулировке