Функции управления и разделение труда в сфере управления, страница 3

4. Контроль за выполнением заданий, а в случае необходимости - корректировка первоначально принятого решения.

5. Координация работы подчиненных, их обучение в процессе работы, оперативное решение возникающих проблем.

6. Создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе, оценка работы сотрудников, их стимулирование, а в нужных случаях - замена.

7. Совершенствование структуры управления, его информационной и технической базы, порядка принятия решений и контроля за их выполнением.

Как видно из этого перечня, обязанности администратора тесно смыкаются с другими видами менеджмента - стратегическим (установление целей), кадровым (обучение и стимулирование подчиненных), производственным (координация работы) и т.д. Административные функции в той или иной мере выполняют все предприниматели.

Проблемы, которые приходится решать администратору, возникают с разных сторон. На крупных предприятиях  администратор среднего и первичного звена получает большую часть указаний сверху или от отдела маркетинга. Эти вопросы решаются в первую очередь.

Большинство проблем выдвигает сам объект управления - участок, цех, лаборатория и т.д. Они преимущественно связаны с текущей работой, тактикой, а не стратегией бизнеса. Однако опытный администратор должен за деревьями видеть лес, за сиюминутными делами - причины, их порождающие, не выступать в роли пожарного, а заранее предупреждать опасность для нормального хода бизнеса.

Многие вопросы ставят перед администратором сотрудники. Некоторые цели выдвигает сам администратор на основе анализа ситуации, изучения опыта процветающих фирм, информации других менеджеров, особенно тех, кто имеет дело непосредственно с покупателями. Менеджер, у которого не возникает собственных идей или который не рискует их защитить и реализовать, скорее всего, должен сменить профессию.

Механизм принятия управленческих решений включает несколько этапов. Прежде всего выбираются критерии сравнения вариантов средств достижения целей. Для одних предприятий (при трудностях с поставщиками) главный критерий - экономия материальных ресурсов и снижение затрат, для других - увеличение прибыли, для третьих - срок, в течение которого вернутся вложенные средства (это особенно важно при инфляции и недостатке оборотных активов). Далее сопоставляются возможные варианты решения с участием компетентных экспертов и тех, кому предстоит выполнять решение. При этом учитываются ограничения по ресурсам, возможная реакция конкурентов, мнение обществ потребителей, защитников природы, профсоюзов и т.д.

Чем больше вариантов, тем выше вероятность, что решение оптимально.

Принятие оперативных решений - дело каждого рабочего и специалиста. Бригадир или мастер вправе принимать решения о запуске изделий в производство. При этом он обязан определить пути его обеспечения материалами, инструментом и т.д., расстановке кадров, о мерах по соблюдению установленной технологии и трудового распорядка. В функции начальника цеха входит координация работы участков, кооперация с другими цехами, организация ремонта и модернизации оборудования, маневрирование ресурсами, стимулирование персонала.

Для успешного выполнения этих функций администратору нужны три важнейших качества: во-первых, личная организованность; во-вторых, коммуникабельность; в-третьих, системное мышление.

Чтобы принимать обоснованные решения, менеджер должен, в частности, владеть методами системного анализа. Они позволяют выявить взаимосвязи между факторами (внешними и внутренними) и результатами работы участка и фирмы в целом, прогнозировать социально-экономические последствия принятых решений. Важно также выработать алгоритм (постоянную последовательность действий) для стандартных ситуаций, знать методы творческого анализа новых проблем.

Рассмотрим основные этапы работы администраторов более подробно.

1. Выявление проблем, которые мешают успешной работе организации, и соподчинение проблем друг с другом (выяснение того, какая проблема более важна, как они зависят друг от друга) и с целями организации.

Прежде всего администратор должен выяснить каковы стратегические цели фирмы, что мешает их осуществлению, и составить график реализации мер, направленных на преодоление имеющихся проблем.