Контроль в системе менеджмента, страница 2

-  поддержание status-quo в том случае, если результаты совместимы со стандартом. Это ситуация отражает организационную деятельность, имеющую позитивное развитие;

-  осуществление регулирующих действий в случае, когда имеют место отклонения от стандарта. Например, корректировка в программах рекламной деятельности, ценах, сервисном обслуживании и др.

-  изменение стандартов в случае значительного отклонения. Например, ежегодный рост продаж на 7% не может больше считаться средством оценки торгового персонала, если значительно увеличилось число предприятий конкурентов.

Сложность совокупного хозяйственного процесса и организационной структуры организаций требует адекватной сложности организации контроля. Для того чтобы достигать четкого выполнения стоящих перед контролем задач и улучшить его связь с другими функциями управления, нужно согласовать все составляющие контроля.

Метод осуществления контроля представляет собой комплексное изучение достоверности, целесообразности и экономической эффективности хозяйственных и финансовых операций на основе использования экономической информации (учетной, отчетной, нормативной и прочей) в сочетании с исследованием фактического состояния объектов контроля. В его основе лежит использование системы способов документального и фактического контроля:

-  документационный контроль включает встречную проверку документов, юридическую оценку отраженных в документах операций, формальную и арифметическую проверку документов, метод логического осмысления процессов, экспертные оценки документов, приемы и методы экономического анализа, экономико-математические методы и прочее;

-  фактический контроль ведется посредством инвентаризации, лабораторных анализов и экспертиз, обследования, наблюдения, осмотров и т.п.

Представляется возможным свести все существующие элементы метода контроля в три группы, составляющие логику контроля:

1. Определение реального состояния объекта. К числу основных элементов этой группы можно отнести обследование и наблюдения.

Обследование заключается в личном ознакомлении производящего контроль с его объектом. В процессе обследования могут производиться замеры, позволяющие определить количественное состояние объекта, и лабораторные экспертизы и анализы, фиксирующие реальное качественное состояние объекта.

Под наблюдением понимают ведение систематического контроля выполнения установленных правил и норм. Различают:

-  визуальное наблюдение, которое ведется непосредственно в центрах совершенствования операций. Его результаты, как правило, не фиксируются в материальных носителях, что во многом отличает визуальное наблюдение от чисто информационного;

-  информационное наблюдение осуществляется по данным специально разработанных моделей объекта, в которых фиксируется его желаемые и достигнутые характеристики, выявляются отклонения.

2. Сопоставление объектов контроля. К числу элементов второй группы чаще всего относят документационную проверку и анализ.

Документационная проверка – изучение всех способ и результатов отражения хозяйственной деятельности, представленных в виде документов и других носителей информации. Ей предшествует анализ, объектами которого являются показатели хозяйственной деятельности (выпуск продукции, ее себестоимость, реализация, прибыль, непроизводительные расходы, дебиторская задолженность и т.д.). Анализ этих показателей определяет конкретные пути документальной проверки, указывает те обстоятельства и процессы, по которым следует обратиться к документам.

По данным анализа, например, устанавливают, что в отчетный период выросли непроизводственные расходы, недостачи материалов и другие потери. Обращаясь к соответствующим документам, выясняют персональную ответственность конкретных лиц за эти потери и вызвавшие их обстоятельства.

3. Оценка объектов контроля. Элементами этой группы является оценка различного рода отклонений в самом объекте и инвентаризация.

Инвентаризация – это важный методический прием контроля. В процессе ее проведения устанавливается фактическое наличие основных средств и товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассе и на счетах в банке, состояние расчетно-кредитных операций, а также наличие объемов незавершенного производства и др. Посредством инвентаризации проверяется сохранность ценностей, устанавливается потеря первоначальных качеств предметов, выявляются недостачи или излишки и порча, проверяется соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также соблюдение правил содержания и эксплуатации машин, механизмов, оборудования, инструментов, инвентаря, спецодежды и др.