Контроль в системе менеджмента

КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

Управленческая деятельность имеет в своем составе контрольные действия. Как в процессе, так и по окончании выполненной работы необходимо дать правильную оценку фактически сделанному, выявить неблагоприятные отклонения от цели, обнаружить новые возможности и резервы.

Контроль – это процесс наблюдения и проверки хозяйственной деятельности, необходимый для решения поставленных перед организацией (предприятием, фирмой) (далее организацией) задач и устранения негативных условий, препятствующих достижению ее целей.

Существует несколько причин, обусловливающих необходимость контроля:

-  возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их масштабов и расширения направлений деятельности, требует наличия адекватной системы контроля;

-  постоянно изменяющиеся условия во внешнем окружении организации, особенно в условиях рынка, приводящие к динамичности ее развития, могут сделать некоторые цели организации несоответствующими ситуации. В этом случае контроль помогает приспосабливаться к изменяющимся условиям;

-  наблюдение за результатами деятельности людей и производственных единиц является универсальной причиной необходимости контроля.

Сущность контроля рассматривается в экономической литературе в разных аспектах: организационном, представляющим собой выбор форм контроля, состав его субъектов и объектов; методическом, рассматривающим совокупность приемов проверки документов и операций. Далее более подробно раскрыт каждый из них.

Значимость контроля в общем процессе управления определяется его предметом.

Предмет контроля – это:

а) деятельность организации в соответствии с установленными законами, правилами, нормами и пр.;

б) управленческие решения, финансовые и хозяйственные операции, оцениваемые с позиций их экономической эффективности, достоверности и целесообразности;

в) процессы и явления, рассматриваемые с точки зрения их соответствия намеченным целям, планам и управленческим решениям.

Объектом контроля являются предметы труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, документы, информация и т.п.

Субъекты контроля – это государство (в лице различных специализированных служб и инспекций), общественные организации, банки, внутренние службы организации, менеджеры различного управленческого звена и т.д.

Главная задача контроля заключается в установлении истинного, действительного состояния объекта, выявлении отклонений от его заданного состояния, в оценке отклонений по критериям целесообразности и законности.

Характерной особенностью контроля как функции управления является его продолжительность. Он осуществляется в течение всего времени, на всех стадиях практической реализации управленческого решения.

Процесс контроля состоит из нескольких этапов, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер (рис 8.1.)

Рис 8.1 Типичное движение процесса контроля

Создание желаемого результата или события, которые определяются целями фирмы – первая фаза любого процесса контроля. На первом этапе, видно насколько воедино слиты функции планирования и контроля в системе менеджмента, а также процесс установления стандарта.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. При этом цели обязательно должны иметь временные рамки, в пределах которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, увеличение размера прибыли на 8% за год, уменьшение количества увольнений с 4% до 2% и проч.

После того как стандарт установлен, наступает второй этап процесса контроля, заключающийся в измерении результатов, в определении масштаба отклонений, передаче информации и ее оценке. Деятельность, осуществляемая на этом этапе, – наиболее заметная часть всей системы контроля.

Третий этап – сравнение наблюдаемых изменений (отклонений, прогресса) или результатов со стандартами, создаваемыми на первом этапе. Работа менеджера на этом этапе заключается в том, чтобы решить, в какой степени отклонения от стандарта (ниже или выше его) допустимо, при этом важное значение имеет предварительный выбор вида контроля. Например, с помощью предварительного контроля наблюдение изменений в сравнении со стандартом часто затруднительно.

Завершение оценки и осуществление необходимых корректирующих воздействий – это последний этап процесса контроля. Причем выполнение необходимых регулирующих действий может осуществляться в следующих направлениях: