Организация обеспечения сохранности архивных документов (на примере МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»)

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Комсомольский-на-Амуре государственный

технический университет»

Кафедра «История и архивоведение»

Специальность 030402 – «Историко-архивоведение»

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Организация обеспечения сохранности архивных документов

(на примере МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив)

2014

Задание
Аннотация

Организация обеспечения сохранности архивных документов

в МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»

Дипломная работа 66 с., 36 источников и литературы, 3 приложения.

В исследование была рассмотрена одна из важнейших проблем в архиве – обеспечение сохранности архивных документов. Были проанализированы основные теоретические аспекты, нормативно-правовая и методическая база на основе, которой осуществляется организация хранения. Создание  с недавнего времени в МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив» страхового фонда и фонда пользования является перспективой развития в организации обеспечения сохранности архивных документов.

Abstract

Organization of ensuring safety of archival documents

in MAU "Komsomolsk-on-Amur City Archive"

Diploma 66 p., 36 sources and literature, 3 appendices

In research one of the major problems in archive – ensuring safety of archival documents was considered. The main theoretical aspects, standard and legal and methodical base on a basis by which the storage organization is carried out were analysed. Creation since recent time in MAU "Komsomolsk-on-Amur City Archive" of insurance fund and fund of using is development prospect in the organization of ensuring safety of archival documents.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...5

1 Теоретические основы обеспечения сохранности документов в архиве…..10

1.1 Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление

деятельности архивов………………………………………………………10

1.2 Нормативно-правовая и методическая база регламентации вопросов обеспечения сохранности…………………………………………………..25

1.3 Роль проверки наличия и состояния архивных документов

в обеспечении сохранности………………………………………………..31

2 Обеспечение сохранности документов в МАУ «Комсомольский-на-Амуре городской архив»...…………………………………………………………….38

2.1 Материально-техническая база хранения документов…………………..38

2.2 Соблюдение режима хранения документов……………………………...43

2.3 Проверка наличия и состояния документов……………………………...50

2.4 Создание страхового фонда архивных документов……………………..53

Заключение……………………………………………………………………….56

Список использованных источников и литературы…………………………...58

Приложение А Журнал регистрации температурно-влажностного режима

                          в хранилище…………………………………………………….63

Приложение Б Акт проверки наличия и состояния архивных документов….64

Приложение В Лист проверки…………………………………………………..66
Введение

Актуальность темы исследования. Документы являются основой деятельности всех организаций. Влияние различных факторов на архивные документы приводит со временем к их разрушению. Массовым разрушением документов, находящихся на хранении архивных фондов обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности архивных документов.

Главная цель сохранности - это снижение неблагоприятных факторов, которые воздействуют на документы. В разных странах мира для того, чтобы обеспечить сохранность документов на бумажных носителях, ведется интенсивный поиск современных технологий.

В настоящее время во все архивы нашей страны отдано на сохранность большое количество документов, которые свидетельствуют о различной деятельности людей. Продление долговечности документа является главной задачей для работников архива. Также о важности этой проблемы говорят различные нормативно-правовые и методические документы.

Обеспечение сохранности документов является основной функцией всех архивов. Это совокупность работ, которая одинакова не только для государственных архивов, но и для ведомственных. Создание благоприятных условий для сохранности документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание на них страхового фонда; размещение документов в помещении и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физико-химической сохранности документов - весь этот комплекс работ должен проводиться в архивах для того, чтобы обеспечить безопасность документов. Именно этим определяется актуальность исследования.

Степень разработанности темы. Ряд вопросов, связанных с изучением обеспечения сохранности архивных документов, затрагивался в работах Е.В. Алексеевой [12], Г.М. Горфейн [13], Н.М. Грефнер [14], С.А. Егорова [15], З.В. Крайской [16], Е.А. Кошелевой [17], Т.В. Кузнецовой [18], А.В. Охотникова [19], Н.Г. Пономаревой [20], В.Ф. Привалова [21], А.А. Рождествиной 22, Ж.Ф. Сергазина [23], В.А. Титковой [24]. 

Г.М. Горфейн в своем исследовании «Архивоведение» [13] представляет не только все те условия, которые обеспечивают