Теоретические основы архивного хранения документов в учреждении. Практический опыт организации деятельности архива КГКСКОУ «Специальная (коррекционная) общеобразовательная школа VIII вида № 3»

1 Теоретические основы архивного хранения документов в учреждении

1.1  Основные направления деятельности архива учреждения

Организация работы архива учреждения является совокупностью направлений деятельности, обеспечивающей сохранение, учет, упорядоченность, а также своевременный прием документов и дел от структурных подразделений. Деятельность архива регламентируется на основании требований, установленных государственными стандартами на документы, федеральными законами и нормативно-методическими документами в области документооборота и архивного дела.

В любом учреждении, даже с небольшим документооборотом, создается архив. Основными направлениями его деятельности являются пополнение архива документами, сохранение, учет и обеспечение доступа к делам различных сроков хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу.

Работу по подготовке документов к передаче на хранение в учреждении осуществляет служба делопроизводства. Лица, ответственные за ведение делопроизводства выполняют комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, а также составлению номенклатуры и описей дел.

Полностью оформленные дела сдаются в архив, как правило, спустя год после того как они завершены в подразделениях учреждения.

На архив учреждения возлагаются следующие задачи:

- архив пополняется документами от источников комплектования;

- осуществление учета и обеспечение сохранения документов и дел;

- разработка научно-справочного аппарата ко всем документам архива;

- осуществление использования хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов на постоянное хранение.[1]

В целях исполнения основных задач работники архива осуществляют следующие функции:

- ведут учет всех источников комплектования архива;

- принимают оформленные документы от структурных подразделений учреждения;

- производят учет и обеспечивают сохранение принятых в архив документов;

- создают научно-справочный аппарат к документам архива и поддерживают его в актуальном состоянии;

- организуют помощь и предоставляют информацию для руководителей структурных подразделений учреждения;

- осуществляют работу по использованию документов находящихся в архиве по запросам сотрудников учреждения, организаций и частных лиц, а также по запросам граждан, ведут учет и анализ использования;

- проводят экспертизу ценности и осуществляют комплекс работ по передаче документов на постоянное хранение;

- производят проверку того правильно ли сформированы и оформлены дела перед передачей их в архив;

- организуют работу по созданию и составлению номенклатуры дел;

- оказывают информационную помощь структурным подразделениям в организации работы с документами;

- участвуют в разработке нормативных и методических документов