Правила приема, обработки и распределения входящих документов

Правила приёма, обработки и распределения  входящих документов

Приложение 10. Схема прохождения входящей документации

Приём и обработка входящей корреспонденции

Всю корреспонденцию, адресованную на предприятие, независимо от источника поступления (через почтовые отделения связи, с нарочным, по факсу, по электронной почте ), принимает и обрабатывает канцелярия в день поступления. Поступившие телеграммы и телефонограммы, принятые телетайпом  подлежат обработке в первую очередь. В работе с телеграммами следует учитывать их содержание и в зависимости от него рассматривать часть телеграмм как обычные документы. Содержание срочных телеграмм и телефонограмм следует сообщать по принадлежности до их обработки. До вскрытия почтовой корреспонденции следует проверить правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Доставленную не по адресу корреспонденцию направляют по назначению, при невозможности установления адресата – возвращают отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции, исключающем возможность её использования, составляют акт, один экземпляр которого с повреждённой корреспонденцией направляют отправителю, второй оставляют в канцелярии.

Конверты (пакеты), за исключением адресованных в медсанчасть и с пометкой «лично», подлежат вскрытию. Невскрываемую корреспонденцию передают по назначению.

Если содержание корреспонденции с пометкой «лично» имеет отношение к деятельности предприятия, адресат обязан по прочтении документа вернуть его в канцелярию для регистрации и обработки.

Конверты, как правило, уничтожают, кроме следующих случаев:

-  дата почтового штемпеля необходима как подтверждение даты отправки или получения документа (арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки, письма граждан, акты,  претензионные письма и т.п.);

-  на документе отсутствует реквизит «дата документа»;

-  дата на документе существенно отличается от даты его получения.

В указанных случаях конверт присоединяют к документу и после использования документа подшивают вместе с ним в дело.

При отсутствии на документе почтового адреса отправителя его следует перенести на документ с конверта (если отправитель не является постоянным корреспондентом и адрес его неизвестен).

В случае некомплектности присланных документов (отсутствия приложений, листов и т.п.) отправителю посылают запрос, а на документе

ставят отметку «Приложения затребованы» и указывают дату запроса.

На поступивших документах проставляют регистрационный штамп, включающий номер документа (порядковый номер, дату, поступления и количество листов). Регистрационный номер оформляют арабскими цифрами. Регистрационный штамп ставят на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем и телефонограмм ведут в пределах года, телеграмм - в течение месяца.

Входящая корреспонденция регистрируется канцелярией в журнале регистрации входящих документов (приложение 11), телеграммы регистрируются в отдельном журнале.

Приложение 11

(рекомендуемое)

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции в канцелярии

ЖУРНАЛ

Регистрации входящей документации в канцелярии

При наличии приложений  к документу на первом листе документа-приложения также ставят регистрационный штамп, включающий порядковый номер и дату поступления. Если корреспонденция не вскрывается, регистрационный штамп ставят на конвертах (пакетах).