Фиксированный список для поля «Адрес сервисного центра» в таблице «Товары»: Сервисных центров, с которыми работает моя фирма не много, но адрес искать и заносить вручную нецелесообразно, поэтому создается фиксированный список.
Фиксированный список для поля «№ склада» в таблице «Товары»: Складов у моего магазина всего 4, но номера их состоят из цифр и букв, поэтому удобно будет выбирать значения из списка. Записи в данном списке: 1а, 2б, 2а, 2б.
Создание нефиксированных списков.
Нефиксированный список – значения не постоянны, изменчивы, его создают только на внешние ключи для упрощения.
В моей базе данных можно создать 4 нефиксированных списка – это максимально, так как максимальное количество нефиксированных списков определяется по количеству внешних ключей, но поскольку я создавала еще и 2 сложные формы, то оптимальное число нефиксированных списков будет – 2, так как для определения оптимального количества нефиксированных списков мы должны из количества взаимосвязей вычесть количество сложных форм. В моей базе данных нефиксированный список будет создаваться на поле Код клиента в таблице «Заказы», на поле Код товара в таблице «Состав заказа».
Нефиксированный список на поле Код клиента: список, состоящий из двух столбцов: Название организации и Адрес организации, обе характеристики несут полную информацию, требующуюся в поле Код клиента.
Нефиксированный список на поле Код товара: список, состоящий из трех столбцов: Наименование, Модель, Торговая марка, этой информации достаточно для того чтобы однозначно определить отдельный товар.
4.3. Схема данных.
Схема данных - набор таблиц связанных взаимосвязью. Определив связи между таблицами, в дальнейшем можно будет создавать формы, запросы и отчеты на основании нескольких таблиц, включенных в базу данных. Все таблицы в базе данных должны иметь связь между собой. Если в базе данных пять таблиц, но только четыре связаны, то это не правильная схема данных. Также не должно быть замкнутой цепи между таблицами.
Различают два вида взаимосвязи:
Ø Один-к-одному.
Связь устанавливается между двумя первичными ключами. Если появилась такая взаимосвязь, значит неправильно определен первичный ключ или неправильная взаимосвязь.
Ø Один-ко-многим (одно значение одной таблицы соответствует многим значениям другой таблицы).
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Также могут связываться первичный ключ с частью составного первичного ключа.
Взаимосвязи не может быть между:
Ø двумя неключевыми полями.
Ø частью составного первичного ключа с частью составного первичного ключа.
В моей работе в схеме данных все таблицы связаны между собой взаимосвязью один-ко-многим.
Чтобы создать схему данных необходимо открыть окно схема данных, которое находится на панели инструментов, щелкнув по нему правой кнопкой мыши. Затем выйдет окно Добавление таблицы. Нужно выделить все таблицы и нажать добавить. Чтобы убрать лишнюю таблицу нужно её выделить и нажать Delete.
Чтобы создать взаимосвязь необходимо выделить строку, по которой будет идти взаимосвязь и удерживая левую кнопку мыши тянуть к той строке, с которой будет взаимосвязь. Кнопку нужно нажать именно на ней. Выйдет окно, в котором нужно проверить правильность взаимосвязи, т.е. название полей и тип данных должны быть одинаковыми у связывающихся полей. А также обеспечить целостность данных, каскадное обновление и удаление связанных полей, отметив их галочками. И после этого нажать создать. Чтобы удалить или изменить взаимосвязь надо выделить линию связи, она будет отображена в полужирном очертании. Затем надо нажать правую кнопку мыши, в вышедшем контекстном меню выбрать нужное действие.
Целостность данных необходимо обеспечить для того, чтобы была целостность информации. Если ее обеспечить, то можно наглядно увидеть взаимосвязь 1 и (∞). 1 ставится на первичный ключ, а (∞) на внешний.
Главное правило целостности данных: если две таблицы связаны связью один-ко-многим, то внешний ключ должен содержать только те значения, которые уже имеются среди значений первичного ключа. Если это правило не выполняется происходит нарушение целостности данных.
4.4. Формы
Форма – дает более наглядное представление данных, предназначается для работы информацией. (приложение 2).
Форма представляет собой созданный пользователем бланк для отображения на экране отдельных записей. Форма удобна для ввода и редактирования отдельных записей, можно создавать формы на основе нескольких таблиц.
По схеме данных видно, что можно создать 4 сложные формы, но для более быстрого и удобного ввода информации, а так же полного ее отражения, я использовала две сложные формы («Заказы»), подчиненную форму («Состав заказа») и («Производители») и подчиненная форма(«Товары») и одну простую форму «Клиенты».
В моей базе данных считаю необходимым создать две сложные формы, т.к. это очень удобно при просмотре информации, мы можем сразу просмотреть данные и по товарам, и по заказам, и по производителям.
Таблица «Состав заказа» находится на пересечении потоков информации, следовательно, она является центральной таблицей и обязательно должна быть внесена в сложную форму и будет являться подчиненной формой. Теперь нужно определить главные формы:
Комбинация «Состав заказа»-«Производители» не является верным вариантом, т.к. эти таблицы логически между собой не связаны.
Комбинация «Состав заказа»-«Клиенты» тоже неправильный вариант, т.к. в данном варианте неудобно заносить данные в форму.
Комбинация «Состав заказа»-«Товары» так же не удобна для ввода информации.
Также создам сложную форму с использованием таблиц «Товары»(которая будет являтся подчиенной формой) и «Производители»(главная), т.к. работать с ней будет удобнее, чем с двумя простыми формами на основе этих таблиц.
4. Главная кнопочная форма
В своей базе данных я создавала главную кнопочную форму для быстрого просмотра информации о клиентах, заказах, производителях и бытовой техники; также она необходима для просмотра отчетов ( приложение 4).
Создавала Главную кнопочную формув режиме Конструктора:
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.