10. Технология анализа документооборота с использованием сетевых моделей
Сетевое моделирование – один из методов анализа объекта автоматизации. Обычно используется на предпроектной стадии с целью формирования требований к создаваемой системе. Для анализа МТП движения документов по РМ используются СМ, в которых вершины ориентированного графа являются РМ, а дуги – ни что иное как информационные потоки, документы, перемещающиеся по РМ.
Цели построения: планирование размещения хранилищ документов, формирование требований к вариантам доступа к информации, планирование (распределение) ТП обработки документов с использованием существующих алгоритмов.
Исходные данные для моделирования документооборота – материалы обследования ОА.
Технология анализа документооборота с использованием сетевых моделей:
- определение целей анализа документооборота;
- анализ организационной структуры с целью параметрического описания РМ и выявления специфики классов
- анализ функциональной структуры и взаимосвязей функций РМ
- формирование номенклатуры потоков в системе
- параметризация документов (формат бланка, периодичность, срочность и т.д.)
- построение графа документов с целью определения последовательности обработки реквизитов
- анализ анализа порядка заполнения документов
- определить маршруты прохождения документов в организации
- построение сетевого графика
- расчет основных характеристик СМ
- решение задачи о максимальном потоке (на основе данных параметрического описания определить максимально количество документов, обрабатываемых на РМ в единицу времени)
- формирование отчетов по СМ (диаграммы распределения ресурсов, линейные диаграммы, таблицы характеристик СМ и т.д.)
- решение задачи планирования (размещения документов, последовательности обработки и т.п.)
- оформление рекомендаций по модификации документооборота
Использование СМ при анализе документооборота позволяет определить наиболее загруженные РМ, максимально возможное количество документов, которое может быть обработано на РМ, пропускную способность сети, выявить дублирование работ и потоков, определить ошибки в организации документооборота (циклы) и т.д.
Проблемы анализа: отсутствие полной и точной номенклатуры документов, нечеткость распределения функций по РМ (рекомендуется перед построением СМ сформировать функциональную матрицу). На рынке отсутствует предложение типовых средств для анализа документооборота с помощью СМ, поэтому при проектирвоании системы нужно быть готовым к оригинальной разработке.
11. Технология анализа документооборота с использованием матричного метода
Назначение: анализ ТП по обработке документов (анализ документооборота)
Применение: матричный метод применяется на предпроектном этапе, в рамках анализа ОА с небольшим документооброротом.
Цель: унификация и минимизация номенклатуры документов в ИС.
Технология: Матричный метод предполагает перекрытие элементов системы отдельными матрицами. В качестве элементов могут выступать РМ, отдельные функции, документы. В ходе анализа строится матрица, состоящая из четырех квадрантов, кв. 1 – внутренняя информация, кв. 2 – перенос входного потока во внутреннюю, кв. 3 – формирование выходной информации, кв. 4 – непосредственный перенос входной информации в выходную.
1 этап: построение частных матриц (по РМ, по функции на РМ),
2 этап: синтез матриц,
3 этап: выявление противоречий, дублирований, тупиков, хвостов
М.м. позволяет моделировать все процессы на объекте, с выделением ПТ и ОТП.
ПТ определяются входами и выходами матриц, и могут быть представлены на разном уровне детализации: документ, показатель, реквизит.
Функции скрыты в квадрантах матрицы. Каж.квадранту соответствует спецификация ОТП, которые выполняются над элементами вх.потока при их преобразовании в вых. Формирование номенклатуры документов, выявление «хвостов»(элементы ИС, не связанные с ее внутреннем инф.пространством) и «тупиков» (элементы ИС, не использующиеся для управления); формирование номенклатуры автоматизируемых функций; определение границ документооборота (отделы, должности).
Перечень ТП по задаче (по анализу док-та в целом):
1. ТП определения границ документооборота организации.
2. ТП определения мест регистрации документов.
3. ТП определения прав доступа к документам с рабочих мест.
4. ТП определения сценариев согласования документов.
5. ТП формирования шаблонов документов.
6. ТП анализа документа как предмета труда.
7. ТП анализа схемы движения документа
8. ТП анализа степени механизации и автоматизации формирования документа
9. ТП анализа документооборота матричным методом:
- анализ материалов обследования ОА
- выделение элементов системы (отдельные подразделения, рабочие места или функции)
- определение перечня док-тов, формируемых данным подразделением (или на данном РМ) и хранимых в нем
- опред-ние перечня док-тов, поступающих в данное подразделение (на данное РМ) от других подразделений, предприятий или РМ – входных документов
- опред-ние перечня подразделений (РМ), в которые осущ-ся передача документов из рассматриваемого подразделения (РМ)
- контроль правильности числа и состава выделенных документов
- опред-ние док-тов (показ-лей, реквизитов), кот. разрабат-ся данным подразделением и исп-ся для форм-я др. док-в (показ-лей, реквизитов), также разрабат-мых в данном подразделении
- расчёт итог-х значений по стр. и столбцам I квадранта
- опред-ние док-в (показ-лей), кот. поступают из др подразд-ний и внешних организаций и исп-ся для разработки док-тов (показ-лей) данного подразд-ния
- расчёт итог-х значений по стр. и столбцам II квадранта
- опред-ние док-в (показ-лей), кот. разрабат-ся в данном подразд-нии и передаются др подразд-ям и потребителям
- форм-ние итог-х рез-тов по стр. и столбцам III квадранта
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.