Обработка входящих, исходящих и внутренних документов в отделе документационного обеспечения (Отчёт по технологической практике), страница 4

-  Учёта входящих документов за период;

-  Контроля исполнения на дату;

-  Контроля не выполненных на дату;

-  Подбора документа по запросам руководителей, сторонних организаций или граждан;

-  Поиска по типу документа;

-  Удаления из базы данных документов через определённый срок;

-  Редактирования реквизитов документов в базе;

-  Выполнять печать экстренных документов.

Отдел документационного обеспечения каждый день формирует отчёт о проделанной работе, в котором перечислены все входящие и исходящие документы, обработанные за день отделом.

Применение ИС позволит:

1)  Снизить трудоёмкость процессов использования информационных ресурсов, используемые в отделе документационного обеспечения;

2)  Повысить надёжность, оперативность и эффективность использования информационных ресурсов, используемые в отделе документационного обеспечения;

3)  Возможность сосредоточения информации в форме, удобной не только для сотрудника отдела документационного обеспечения, но и для анализа её руководством ГУ «Городская Больница № 40».

На рисунке 3.2.1 представлена форма выходного документа «Журнал входящих документов за день»:

Журнал входящих документов за день: (Дата)

Входящий номер	Откуда	Тип документа	№ документа	Дата документа	Название документа	Установленная дата исполнения	Исполнитель	Дата исполнения

В этом документе выводятся все сведения о документах, поступившие и зарегистрированные за день в отделе документационного обеспечения.

На рисунке 3.2.2 представлена форма выходного документа «Журнал исходящих документов за день»:

Журнал исходящих документов за день: (Дата)

Исходящий номер	Дата отправления	Куда (адрес, факс)	Содержание	Исполнитель	Наличие копии	Вид отправления	№ входящий	Дата документа

В этом документе выводятся сведения о документах, отправленные отделом документационного обеспечения за день.

На рисунке 3.2.3 представлена форма выходного документа «Не исполненные документы на дату».

Не исполненные документы на дату: (Дата)

Установленная дата исполнения	№ Вход.	Откуда прибыл документ	Тип документа	Номер документа	Дата принятия документа	Краткое содержание документа	Исполнитель	Дата исполнения

В этом документе выводятся сведения о документах, которые не исполнены на конкретную дату.

На рисунке 3.2.4 представлена форма выходного документа «Экстренный документ».

Экстренный документ

В этом документе выводятся сведения о конкретном документе, которые необходимо получить по запросу сторонних организаций, руководства и граждан.

4 Дневник прохождения практики

В таблице 4.1 представлен дневник по технологической практике.

Таблица 4.1 – Дневник по технологической практике.