Основное назначение автоматизации обработки данного участка – это вывод результатов обработки входящих, исходящих и внутренних документов в отделе документационного обеспечения на конкретную дату (к примеру, вывод на текущую дату) или период, поиск документов по заданным реквизитам, контроль над исполнением документов, печать экстренных документов.
Каждый документ должен быть зарегистрирован сотрудником отдела в базе данных, т.е. присвоить ему уникальный входящий или исходящий номер, и во исполнение данного документа назначаются конкретные исполнители. Сотрудник канцелярии контролирует срок исполнения документа, если таковой имеется. Для этого в базе данных формируются отчёты с указанием конкретной даты или периода и на их основе осуществлять контроль за исполнением документов.
Отдел документационного обеспечения подбирает документы по запросам руководителей учреждений, сторонних организаций или граждан в соответствии с законодательством РФ. Для этого на основе запросов в базе данных по заданным реквизитам производится поиск необходимого документа и при необходимости он отправляется на печать. Такой же принцип заложен при печати экстренных документов.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки внешними источниками информации (руководителями, специалистами, служащими) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).
Различают три основных потока документов:
♦ входящий (поступающий в учреждение документы),
♦ исходящий (отправляемые из учреждения документы),
♦ внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).
Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
В подразделениях формируются исходящие документы.
Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.
Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей и в ежегодном организационном приказе по учреждению.
Для регистрации входящей информации используются следующие технические средства: факс, телефон, электронная почта, ПЭВМ.
В данном разделе представлены регламент и условия решения задачи.
1 Документы, поступающие извне:
1.1 Все документы, поступающие в учреждение передаются в отдел документационного обеспечения (ОДО), регистрируются в специальных электронных журналах и передаются главному врачу или руководителю отдела документационного обеспечения.
1.2 Главный врач или руководитель ОДО изучает документ и определяет его дальнейший ход, назначает исполнителя с указанием срока исполнения и возвращает в ОДО.
1.3 После резолюции, ОДО передает документ исполнителю с пометкой «КОНТРОЛЬ», отслеживает и получает письменный ответ на документ. Согласовывает ответ с главным врачом или руководителем ОДО, печатает ответ, подает на подпись руководителю, регистрирует и отправляет по назначению.
1.4 Все счета сортируются и затем передаются на подпись главному врачу или ответственному по ОДО.
1.5 Все договора регистрируются и передаются в отдел снабжения ответственному за составление договоров (под роспись).
2 Документы внутри учреждения:
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.