Обработка входящих, исходящих и внутренних документов в отделе документационного обеспечения (Отчёт по технологической практике), страница 3

2.1Заявления от сотрудников, подписанные своими руководителями – заведующими поликлиниками, начмедами и т.п.:

а) кадровые передаются в отдел кадров в конце рабочего дня;

б) другие заявления для рассмотрения и определения их направления передаются главному врачу или руководителю ОДО;

2.2 Справки о заработной плате из бухгалтерии подписываются руководителями (согласно приказа 1-а) с 15 до 16 часов и с 16 до 17 часов, выдаются сотрудникам после закрепления подписи круглой печатью

2.3  Служебные записки или докладные записки, заявки от руководителей служб и сотрудников регистрируются и передаются главному врачу или руководителю ОДО для изучения, резолюции и при необходимости назначения исполнителя по поставленным вопросам. Возвращаются в ОДО и передаются исполнителям. По истечении 25 дней со дня подачи заявки или записки  ОДО уточняет у исполнителя о принятых мерах и сообщает автору записки, докладной или заявки.

2.4 Характеристики на сотрудников подаются заведующему отделением или заместителю главного врача (на имя заведующего отделением), визируются заместителем главного врача по профилю, заместителем главного врача по кадрам, после резолюции «в печать» подписываются заместителем главного врача по кадрам, регистрируются и выдаются сотрудникам.

2.7 Периодичность решения задачи по срокам выдачи выходной информации

Периодичность решения задачи – ежедневная.

2.8 Распределение функций между персоналом и техническими средствами при решении задачи

В отделе документационного обеспечения ГУ «Городская Больница № 40» так распределены функции при решении задач:

1)  Обработка входящих документов заключается в работе с приказами, распоряжениями и иными документами, при этом сотрудниками отдела используются различные компьютерные программы;

2)   При работе с исходящими документами сотрудники отдела используют также различные компьютерные программы и копировально-множительная техника;

3)  При работе с внутренними документами сотрудники отдела пользуются копировально-множительной техникой.

2.9 Алгоритм получения выходной информации

 

2.10 Состав и перечень технологических операций при решении задачи

На рисунке 2.10.1 представлен состав технологических операций при обработке документов в ГУ «Городская Больница № 40»:

		Поступление документа
		Исполнитель

 

Рисунок 2.10.1 – Состав технологических операций при решении задачи.

3 Описание предметной области по теме дипломного задания

При проведении анализа работы отдела документационного обеспечения ГУ «Городская больница № 40» было отмечено: приход и отправка очень большого количества разнообразных документов, по запросам, и ряда организаций возникла необходимость подобрать документ, написать ответ, поэтому возникла острая необходимость создать ИС, где будет находиться информация о входящих, исходящих и внутренних документах. Отдел документационного обеспечения осуществляет приём, отправку и учёт всех документов в больнице. Необходимо обеспечить ввод, хранение и редактирование данных. Каждый документ фиксируется в отделе с учётом даты, откуда поступает или отправляется, присваивается свои входящие и/или исходящие номера, указывается тип документа, его краткое содержание, назначается исполнитель или группа исполнителей с конкретным сроком исполнения. Сотрудники отдела документационного обеспечения также контролируют (фиксируют) их исполнение.

Применение ИС позволит автоматизировать процессы:

-  Учёта исходящих документов за день;

-  Учёта входящих документов за день;

-  Учёта исходящих документов за период (то есть с заданными начальной и конечной датами);