Создание автоматизированной системы учета движения товара (со склад в магазин и из магазина к покупателю) и ведения отчетности компьютерного магазина, страница 2

При совершении покупки оформляется ряд соответствующих документов: акт приемки-передачи, товарный чек, гарантийный талон, также выдается кассовый чек – эти документы выдаются на руки клиенту. Каждый товар имеет индивидуальный серийный номер либо промаркированную наклейку (стикер), который указывается в данных документах. Для учета продажи товара еженедельно составляется отчет продаж и подсчитываются данные по остаткам.

3. Формирования требований к ИС

3.1. Обследование и обоснование необходимости создания ИС

В ходе изучения объекта автоматизации было выявлен ряд недостатков, которые можно устранить полностью или частично лишь при создании ИС:

1) Накладные заносятся в электронный реестр с помощью дискет. Этот процесс передачи информации можно усовершенствовать, воспользовавшись функциями Internet'a.

2) При оформление заказа клиента менеджеру по продажам приходится предварительно звонить на склад и уточнять есть ли там данный товар в наличии, тогда время доставки займет сутки, в противном случае выполнение заказа может длиться до 1 недели (необходимо поездка на московский склад). Но в момент звонка кладовщик может быть занят (например, принимать товар, обслуживать другие магазины, входящие в сеть, по аналогичному вопросу и т.д.), следовательно, покупателю приходится ждать, как следствие, возникает возможность потери клиента, что для магазина крайне нежелательно. 

Для решения данной проблемы так же можно воспользоваться услугами Internet'a. Менеджер может зайти на сайт магазина и узнать, что имеется в  ассортименте главного склада. Помимо этого, на том же сайте можно узнать о наличие товара в каждом из магазинов сети, тогда можно сообщить клиенту, что интересующий его товар находится в магазине №… по адресу…

3) Вся документация оформляется с помощью офисных программ, в частности используется Excel. Это занимает много времени при заполнении документов, является весьма громоздкой работой в процессе их обработки, довольно велик "человеческий фактор" совершения ошибки (все возможные опечатки от неправильно введенной даты до указания неверной стоимости товара, случайное удаление и т.д.).

В автоматизированной же версии ведения документооборота эти отрицательные факторы ликвидируются за счет ограничения прав доступа пользователя к той или иной части системы, автоматического формирования отчетов, введения данных при помощи выпадающих списков, автоматического анализа данных с выдачей соответствующих  стоимостных и количественных показателей и т.д. Одним из преимуществ автоматизированного ведения документооборота является то, что информация разбросана не по множеству таблиц, а сосредоточена в определенных местах, в результате ее легко найти и обработать в соответствии с требованиями и запросами.

4) Большим минусом является отсутствие архива данных. Предполагается создать архив БД на жестком диске компьютера и копию архива на переносных информационных носителях.

5)  В данной системе полностью отсутствует защита от несанкционированного доступа. Это планируется обеспечить за счет ограничения прав доступа и корректировки данных и использования паролей доступа.

3.2. Формирование требований пользователя к ИС

Данная система должна обеспечивать следующее:

·  ввод и вывод документов, в частности их импорт и экспорт,

·  хранение документов,

·  разграничение прав доступа к документам и функциям системы,

·  сбор и анализ статистических данных на основе документов и хранимой информации,

·  защита информации,

·  поиск данных по тем или иным признакам и параметрам,

·  открытость системы,

·  пользовательский интерфейс,

·  быстродействие,

·  соответствие стандартам информационных технологий,

·  электронный архив данных и его перенос  на  дисковые накопители,

·  удаление данных (по мере их старения)

3.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявка на разработку ИС

Как уже было сказано выше, при исследовании объекта автоматизации был выявлен ряд недостатков, устранить которые можно лишь путем создания АС, основанной на применение компьютеров и предназначенной для создания, обработки, хранения и использования всей необходимой информации.

Созданная система будет обладать следующими функциями:

·  хранение данных и доступ к ним (с учетом обеспечения их целостности),

·  поиск и редактирование данных,

·  ведение архива информации,

·  создание отчетов, в соответствии с ТЗ (поддержка типовых стандартов),

·  защита информации от несанкционированного доступа и от искажений, возникших вследствие сбоев аппаратуры (обеспечение отказоустойчивости),

·  анализ данных (как стоимостных, так и количественных).

В первую очередь, проектируемая система должна быть проста в использовании и обеспечивать правильность учета товара на всех его стадиях следования: с момента принятия со склада до отгрузки покупателю. В большей степени эта надежность учета обеспечивается за счет "доступного" интерфейса пользователя и ограничения прав менеджера на корректировку данных, определяющих правильность работы системы и достоверность  данных, т.е. необходимо уменьшить "человеческий фактор" ошибок. Пользовательский интерфейс должен иметь систему удобных средств ввода-вывода данных и устройств обмена информацией (экспорт и импорт данных).

Помимо этого, система должна иметь защиту от несанкционированного доступа. Во-первых, система будет разделена на две подсистемы: систему администратора и систему менеджера (рядового пользователя), каждая из которых будет активна при введение соответствующего пароля. Во-вторых, для менеджера будет ограничен список возможных действий. Например, там, где необходимо лишь ознакомиться и информацией, он не сможет ее редактировать, возможны лишь функции чтения и просмотра. Это так же предотвращает случайный фактор изменения данных. Вводить большую часть данных менеджер сможет, используя выпадающие списки, что ликвидирует вероятность опечатки и искажения данных. Будут присутствовать и другие аналогичные ограничения, выявленные в ходе создания ИС.