А3 "Формирование заказа клиента и запроса на получение товара" – данный блок разбит на два:
- А31 "Формирование заказа клиента". Заказ клиента оформляется в том случае, если в магазине нет данного товара, нет необходимого количества или товар очень дорогой и его целесообразно привозить без предварительного заказа (менеджер сопоставляет накладную и данные по остаткам). При указании сроков выполнения заказа менеджер звонит на главный склад, если там есть необходимый товар, то доставка в магазин осуществляется на следующие день, в противном случае она длится в течение недели. Для страховки, в случае отказа клиента от товара, оформляется документ предоплаты. Размер предоплаты зависит от стоимости товара и составляет от 50 до 100% цены.
- А32 "Формирование запроса на получение товара". Еженедельно для пополнения ассортимента магазина менеджер формирует запрос на получение товара, который передается на склад в бумажном виде и как копия – в электронном. Менеджер сопоставляет данные накладной, отчета продаж и данные по остаткам (блок А321), на основе чего и формируется выходной документ (блок А322).
Далее была разработана исходная модель АС. Эта модель включает в себя предложения по изменению структуры ведения и учета торговой деятельности магазина, информационным потокам, что выражается в модели "Тo Be" (см. Приложение 2).
Рассмотрим изменения, которые претерпела модель "As Is":
Блок А1 "Учет приемки товара со склада" теперь декомпозирован на 4 блока:
- А11 "Принятие эл. накладных по Internet'y",
- А12 "Сверка товара по накладным",
- А13 "Занесение эл. накладных в БД",
- А14 "Сформировать акт приемки-передачи (водителю)".
Менеджер по продажам принимает накладные по Internet'y в формате электронных таблиц Excel, затем в соответствии с ними он вместе с водителем проверяет наличие товара. Если товар соответствует ассортименту накладной, то менеджер импортирует ее в БД, в противном случае он уточняет данные с кладовщиком (также использую возможности Internet'а). В подтверждение факта передачи товара формируется акт приемки-передачи, который передается водителю, далее он доставляется на главный склад для отчетности.
Блок А2 "Учет приемки товара" – общая схема выбора товара та же, что и в модели "As Is" (блок А21), а вот формирование выходных документов теперь имеет немного другую структуру: в модели "Тo Be" блок А22 "Оформление соответствующих документов по продаже" декомпозирован на:
- А221 "формирование документов продажи",
- А222 "формирование учетной документации (отчетность)".
То есть в данной модели отдельно ведется учет документов, подтверждающих факт купли-продажи и документов, предназначенных для ведения отчетности деятельности магазина. Это объясняется сроками формирования соответствующих документов и их назначением. Помимо этого изменился и сам подход к ведению этих документов. Изначально менеджер вносит в БД информацию по выбранному товару (блок А2211 "Занести данные по продаже в БД"), на основе которых автоматически формируются следующие документы:
- акт приемки-передачи (блок А2212),
- гарантийный талон (блок А2213),
- товарный чек (блок А2214),
- транспортно-сопроводительный документ, если он необходим (блок А2215).
А вот ведение отчетности (блок А222) претерпело более сильное изменение, теперь здесь рассчитывается прибыль за определенный период (определяется менеджером в соответствии с поставленными целями), чего ранее не было (блок А2223 "Сформировать отчет о прибыли"), плюс отдельно можно рассчитать ежемесячную прибыль. Помимо этого менеджер по-прежнему формирует отчет продаж (блок А2221) и отчет наличия (блок А2222).
Формирование заказа клиента и запроса на получение товара (блок А3) так же стало автоматизированным. Прежде чем сформировать заказ клиента (блок А31) менеджер, зайдя на сайт магазина, проверяет наличие данного товара на складе (блок А311) (от этого зависит срок выполнения заказа, обговорено выше). Затем он формирует заявку (блок А312), которую затем отсылает по Internet'y на склад (блок А313). Для страховки в случае отказа и для отчетности магазина формируется документ предоплаты (блок А314). Для пополнения ассортимента магазина менеджер формирует запрос на получение товара (блок А32): на основе ранее сформированного отчета продаж менеджер составляет запрос (блок А321), который отсылается на склад в электронном виде (блок А322).
По итогам проведенного функционально-стоимостного анализа (ФСА) видно, что за счет введения АС общая стоимость выполняемых работ значительно уменьшилась: с 2020,09 до 1223,59 рублей еженедельно, что составляет примерно 60,5%.
Изначально было разработано две функциональных модели "To Be". Различия в ФСА нет, но есть значительные различие в подходе ведения отчетности и получения данных ее со склада. В одном варианте накладная имеет объединенную форму (объединена накладная по запросу магазина и по заказу клиента), и отчетность разделена на две группы: связанная с непосредственной продажей товара и связанная с ведением отчетности непосредственно по магазину (данная модель представлена в приложение 2). Вторая модель "To Be" как и в модели "As Is" имела на входе две накладных, что усложняло создании БД и ведение правильного учета. Помимо этого отчетность не подразделялась на группы, а это имеет свой минус, т.к. она оформляется в разные периоды времени: Отчетность по покупкам – ежедневно, а отчетность по магазину - еженедельно. Вариант ведения отчетности по второму варианту представлен в приложении 2 в качестве FEO страницы.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Наименование организации-разработчика ТЗ и АС
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.