Контроль. Функции контроля. Ошибки в процессе контроля

определение необходимости вознаграждения либо наказания участников организации.

Объективные и субъективные ошибки контроля:

Примечание:

Контроль по случаю — неплановая проверка.

Контроль вдогонку — запаздывание.

2. Требования контроля.

Требования (принципы) к организации контроля:

1)  всесторонность (необходимость привлечения максимального числа участников организации — для обеспечения самоконтроля результатов своего труда);

2)  учет человеческого фактора (индивидуализированный подход):

—  объективность,

—  доброжелательность,

—  избежание чрезмерного контроля,

—  учет личных качеств персонала,

—  избежание шельмования, поиск «козлов отпущения»;

3)  стратегическая направленность на решение конкретных проблем;

4)  нацеленность на предотвращение ошибок;

5)  увязка с процессом планирования (цель контроля должна быть ясной и понятной);

6)  своевременность — выявить нарушение, устранить его, прежде, чем оно примет опасные размеры;

7)  экономичность — выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение;

8)  гибкость — учитывать процессы изменения в структуре организации и системе управления.

3. Виды управленческого контроля.

Примечание:

1)   предварительный контроль (до начала реализации планов);

2)   текущий контроль (во время реализации планов);

3)   итоговый контроль (после реализации планов).

4. Этапы процесса контроля.

Этапы процесса контроля:

1-й этап. Установление стандартов.

Стандарты (нормативы) — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.

Эти цели вырастают из процесса планирования!

Особенности стандартов:

1)  наличие временных рамок, в которых должны быть выполнены работы;

2)  наличие конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Например: легко установить показатели результативности для таких величин как:

прибыль;

объем продаж;

стоимость материалов и др., так как они поддаются количественному измерению.

Требования, предъявляемые к стандартам:

—  научная обоснованность;

—  гибкость (способность изменяться в соответствии с новыми условиями);

—  надежность;

—  выполнимость в обычных условиях (слишком высокие стандарты пугают, а слишком низкие — расхолаживают);

—  точность отражения реальных процессов.

2-й этап. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Включает:

1)  определение масштаба допустимых отклонений (только, существенные отклонения от заданных стандартов должны вызвать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой);

2)  измерение результатов (определяем насколько удалось соблюсти установленные стандарты — это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля);

3)  передача и распространение информации (важно довести до сведения участников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты, следовательно информация должна быть точной, своевременной, конкретной);

4)  оценка информации о полученных результатах (адекватная оценка исследуемого явления, предусматривающая принятие правильного управленческого решения).

3-й этап. Принятие необходимых корректирующих действий.

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

1)  ничего не предпринимать (если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать);

2)  устранить отклонения путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации (целей, задач, технологии, структуры, персонала), что приведет:

—  к усовершенствованию функций управления;

—  к усовершенствованию технологических процессов;

3)  пересмотр стандартов (иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).

5. Внешний и внутренний контроль.

Внешний контроль — осуществляется руководителями и специальными работниками (контролерами).

Основная цель системы внешнего контроля — исправление ошибок!

Условия успеха:

—  защита от фальсификации деятельности (наличие «защиты от хитреца») — это тот, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству то, что оно желало бы видеть. Как следствие этого — запускаются важные дела, блокируется нужная информация, представляются ложные показатели;

—  оптимальная трудность заданий (определение способов деятельности);

—  поощрение, наказание, продвижение по службе по итогам.

Внутренний контроль (самоконтроль) — осуществляется самими сотрудниками с целью выявления слабых мест, резервов.

Основная цель системы внутреннего контроля — предотвращение ошибок!