Частные примеры систем управления документооборотом и торговлей

Более того, каждый из сотрудников может изменить маршрут движения документа, например начальник подразделения перед визированием может отправить документ на рассмотрение своим заместителям. Кроме того, пакет ЭСКАДО содержит развитые средства для организации гибкого поиска документов. Например, документ может быть найден по входящим в него словам или по имени отправителя, по дате создания и по многим другим критериям.

Планирование мероприятий в системе ЭСКАДО осуществляется из модуля «Персонал». На рис. 8 показаны различные мероприятия. Отдельное мероприятие может быть задано как личное, то есть для конкретного лица либо для группы сотрудников. При этом для мероприятия могут быть заданы дата и время, когда лица, задействованные в нем, получат соответствующее оповещение, например, перед его началом.

Следует особо отметить, что в системе ЭСКАДО под термином «мероприятие» подразумевается не только некое организационное собрание, совещание или встреча, но и напоминание о чем-либо или конкретная производственная задача.

Контроль за прохождением документов является важной частью работы с ними, для чего в ЭСКАДО предоставляются различные средства. Прежде всего

для этого могут быть использованы специальные программы-агенты, о которых говорилось выше. Так, например, для документа может быть затребовано оповещение контролера по электронной почте при визировании документа конкретным сотрудником. Кроме того, в пакете ведется журнал изменений, позволяющий контролировать прохождение документа в системе и работу сотрудников с ним. Ввод документов в систему ЭСКАДО может быть осуществлен из различных источников, таких, например, как файлы различных прикладных систем, сообщения, полученные по электронной почте, факсимильные сообщения. Следует отметить, что при помощи агентов ввод документов в систему документооборота из электронной почты или с электронного факса может быть автоматизирован.

В пакете ЭСКАДО реализован интерфейс с популярным пакетом распознавания текстов Fine Reader, благодаря которому ввод документов с бумаги осуществляется автоматически. Открытость системы ЭСКАДО заключается в том, что ее владелец может сам корректировать коды системы. Это позволяет наиболее тонко настроить систему на специфику конкретной компании. Как уже упоминалось выше, система ЭСКАДО построена на основе системы Lotus Notes, что позволяет использовать ее на различных аппаратно-программных платформах, благодаря чему ее внедрение в компании не требует дополнительных затрат на средства вычислительной техники.

Сервисные решения для систем СКАТ и ЭСКАДО

При эксплуатации систем автоматизации деятельности компании СКАТ и ЭСКАДО может возникнуть потребность в дополнительных сервисных решениях, одинаково позволяющих использовать эти пакеты наиболее эффективно. К таковым сервисным решениям можно отнести резервное копирование данных,

сервер Lotus Notes зачастую функционирует круглосуточно, особенно если он используется и как почтовая система; в этой ситуации даже временный останов его работы крайне нежелателен;

•  автоматизацию работ резервного копирова-ния. Подобная автоматизация является одним из факторов снижения затрат на сопровождение информационной системы и, кроме того, позволяет избежать многих ошибок персонала, например затирания еще актуальных резервных копий или нарушения регламента копирования.

Эти задачи могут быть успешно решены при использовании системы ARCserveIT компании Computer Associates. Система ARCserveIT (ранее известная под названием ARCserve) предназначена для организации резервного копирования в гетерогенных сетях различного масштаба. Применительно к требованиям, изложенным выше, система ARCserveIT