Порядок приемки товаров по количеству и качеству, влияние на экономическую эффективность коммерческой деятельности

Проверку количества доставленной продукции можно поручить кладовщику, снабдив его всеми необходимыми документами: копией Вашего заказа с соответствующими приложениями, а также экземпляром извещения об отправке или упаковке товаров поставщиком.

Проверка качества может оказаться делом более сложным. Если речь идет о фирменных, хорошо упакованных или штампованных товарах, в этом случае кладовщик вполне может справиться с этой задачей.

Если же проверка качества продукции связана, к примеру, с проведением физических или химических испытаний, в этом случае доставленные товары должны находиться в так называемой "карантинной" зоне до тех пор, пока не будут проведены соответствующие испытания.

Важно провести эту проверку быстро. Если Вы заявите об обнаружении повреждений или дефектов с опозданием, Вы можете не получить компенсацию.

2. Акты

В случае обнаружения недостачи или повреждения продукции кладовщик должен составить акт о повреждении/недостаче товаров. Ниже приводится образец такого акта.

Копии этого акта, как правило, направляются:

·  транспортной компании;

·  поставщику;

·  Вашему бухгалтеру.

Кроме того, один экземпляр остается у клацовщика.

После этого Вам предстоит разбираться по факту повреждения или недостачи товаров с транспортной компанией или с поставщиком.

В большинстве случаев товар доставляется в целости и сохранности. Если по качеству и количеству к доставленной продукции у Вас никаких претензий нет, составляется акт приемки товаров в двух экземплярах. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, другой - остается у кладовщика. Ниже приводится образец такого акта.

Акт приемки товаров и акт о повреждении/недостаче товаров являются основными документами, связанными с приемом доставленной продукции на складское хранение. Более подробно вопросы складского учета и контроля за состоянием товарных запасов рассматриваются в блоке "Бухгалтерский учет".

Существуют две точки зрения на то, как надо следить за состоянием товарных запасов и как организовать систему складского учета (на бумаге или с помощью компьютера).

Вероятно, легче всего поручить одному из Ваших сотрудников следить за состоянием товарных запасов.

Однако не исключено, что этот сотрудник будет недобросовестно относиться к своим обязанностям. В этом случае информация о расходовании имеющихся товарных запасов может сильно отличаться от реального положения дел.

Возможно, лучше всего поручить Вашему сотруднику, ведущему амбарную книгу, заодно следить за реальным состоянием товарных запасов.

Некоторые предприниматели время от времени проводят переучет своих материальных ресурсов. Для простоты можно заново составить акт приемки товаров, как будто речь идет о приеме новой партии товаров.

В результате, потратив минимум энергии и свободного времени, Вы будете точно знать, какова реальная величина Ваших товарных запасов.

В том случае, если для доставки товаров используется тара многоразового использования (например, специальные ящики, контейнеры или поддоны), Вы должны известить поставщика о получении подобной тары, поскольку за нее поставщиком взимается определенная залоговая цена.

После возврата тары поставщику необходимо известить об этом своего бухгалтера, чтобы он обеспечил Вам возврат стоимости тары. Ниже приводится образец подобного извещения.

Теперь Вы знаете, как нужно организовать прием доставленной Вам продукции. Следующий шаг - разработка соответствующей документации, отражающей специфику Вашего вида бизнеса.

В приведенной ниже таблице напишите, какие документы необходимы