Организация документооборота. Значение внутрифирменной системы информации

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.

1. Основные принципы организации канцелярской работы

2. Типы документов, классификация и их взаимосвязи

3. Атрибуты документов

4. Взаимосвязи документов

5. Типовые процессы канцелярии при обработке документов

6. Методы связей фирмы с внешним миром

7. Оценки объемов документооборота

8. Канцелярия

Заключение: Значение внутрифирменной системы информации

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Введение.

Движение документов от момента составления в данной организации или получения от других организаций до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, предоставления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учётных данных, прохождения других  стадий учетного процесса принято называть графиком в учёте.

График обычно включает перечень и сроки учётных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм и др.

Своё назначение графики в учёте оправдывают только тогда, когда они неуклонно соблюдаются. Поэтому их выполнение должно повседневно контролироваться главным бухгалтером и всеми работниками  бухгалтерии.

Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).

Рассмотрим основные виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального документооборота крупного предприятия, существуют специализированные документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах специализированного делопроизводства и т.д.).

Документооборот – движение документов от момента их выписки до сдачи в архив на хранение[1]. Можно выделить несколько стадий движения документов или документооборота:

1. Фиксация хозяйственных операций на первичных документах,

2. Поступив в бухгалтерию док-т проверяется на:

1. законность операции

2. по форме (правильность оформления)

3. правильность арифметических подсчетов и вычислений.

3. Обработка. Состоит из:

1.  Денежной расценки

2.  Группировки (в однородные группы)

3.  Контировки (указание корреспонденции по данной операции на бланке)

4. Отражения на синтетических и аналитических счетах.

4. Хранение, т.е. возможность получения в любое время

1. Основные принципы организации канцелярской работы

В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика они достаточно часто нарушаются.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.

В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в канцелярии теряются чаше всего. В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line связи с канцелярией).

Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии.

Для полноты картины документооборота на предприятии система документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

Организационные структуры предприятий различаются, прежде всего, по принципу бюрократии, т.е. организации документооборота, информационных потоков.  Разделение труда между подразделениями призвано обеспечить налаженную работу всех управленческих звеньев, четкое разделение функций, строгую регламентацию деятельности каждого работника и подбор кадров в соответствии с их компетентностью.

Бюрократическая модель движения информации при этом может выступать в двух основных формах[2]:

1. Функциональные организационные структуры.

2. Дивизиональные организационные структуры.

При функциональной организационной структуре вся деятельность предприятия подразделяется между службами, осуществляющими строго регламентированные функции, выполнение которых ведет к достижению целей менеджмента. Функциональная структура приемлема для крупных корпораций.

Дивизиональная организационная структура предполагает деление