Формуляр-образец. Правила оформления документов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Формуляр-образец

2. Правила оформления документов

2.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы

2.2. Состав реквизитов документов

2.3. Требования к оформлению реквизитов

2.4. Исправления в документах

Заключение

Литература

Введение

Аппарат управления реализует свои функции при помощи универсальных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Любое решение базируется на информации, которая должна быть объективной, достоверной, оперативной. Носителем информации выступает документ.

Документ можно получить посредством письма, рисунка, графика, звукозаписи, фотографии. Он обеспечивает сохранение и накопление, передачу, использование информации. Информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом. Все формы управленческой деятельности отражаются в документах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на аппарат управления функций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет, отчетность, финансирование и т.п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предприятий.

В условиях увеличения объема информации, увеличения номенклатуры изделий, расширения экономических и культурных связей, возникла необходимость упорядочения потоков информации с помощью документов, как информационного обеспечения функции управления. Разработаны унифицированные системы документации, созданные по единым правилам. Определение, назначение, состав документов устанавливает ГОСТ 6.10.188. Форматы, размеры полей документов, входящих в унифицированную систему, расположение частей и зон документа устанавливает формуляр-образец. Из функциональных систем документации самой многочисленной являются документы организационно-распорядительной системы. Любой работник, сталкивается с их составлением, оформлением и обработкой. Требования к документам, изложенные в ГОСТе 6.3890, применяются при оформлении документов и других систем документации (порядок адресования, визирования, подписания и т.д.).

Основные требования к оформлению документов сегодня базируются прежде всего на требованиях государственных стандартов на унифицированные системы документации. Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

1. Формуляр-образец

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последова-тельности реквизитов, присущих всем видам документов.

2. Правила оформления документов

2.1 Стандарт на организационно-распорядительные документы

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и своевременное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор рек-визитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны