Должностная инструкция секретаря-референта

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ЗАО “ЗЕНИТ”

_______

26. 02. 2007

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

“ЗЕНИТ”

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

26. 02. 2007                                                                                                                                                                                              № 1

г. Ярославль

Секретаря-референта

Директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение деятельности директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководство предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь-референт должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное директором.

2.ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности директора. Для этого секретарь-референт:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором.

2.3. По указаниям директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись директору.

2.7. Готовит по поручению директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организуют, перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию