Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Разработка номенклатуры дел предприятия

допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "разное", "общая переписка" и т. п.), вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности: название вида дела или разновидности документов;

название автора документов;

краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название адресата или корреспондента документов;

название территории, с которой связано содержание документов;

указание на копийность документов (если в деле есть копии);

даты, к которым относятся документы. Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Термин "дело" употребляется в заголовке при объединении в деле различных видов документовпо одному конкретному вопросу, связанных последовательностью производства, например: "Дело об организации семинара по новым формам бухгалтерской отчетности". Этот термин используется также при заведении арбитражных и личных дел.

Термин "документы" употребляется в заголовке при объединении в деле документов по одному вопросу, не связанных последовательностью производства. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов, которые должны группироваться в дело, например: "Документы о строительстве нового административного корпуса (финансовый план, акты приема работ, списки и др.)". Термин "документы" используют также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам заседаний Технического совета".

Если дело содержит переписку, следует указывать, с кем и по какому вопросу (группе вопросов) она ведется. При этом, если переписка ведется с одним корреспондентом, то этот корреспондент и указывается в заголовке дела, например: "Переписка с экономическим управлением министерства о приватизации предприятия";

если переписка ведется с несколькими однородными корреспондентами, то в заголовке они указываются обобщенно, например: "Переписка с предприятиями отрасли о поставке запасных частей".

В заголовках дел, содержащих плановую (отчетную) документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоятьиз нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Работу по формированию заголовков дел целесообразно вести на отдельных карточках. По завершении формирования заголовков карточки систематизируются в различных вариантах. После выбора оптимального варианта заголовки с карточекперепечатываются в унифицированные бланки номенклатуры дел.

Наименование пред приятие

Наименование

структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Место составления на       год

инициалы, фамилия

Наименованиедолжности руководителя структурногоподпись

подразделения

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заведующий архивом

Подпись        инициалы, фамилия

Дата

Название перечня н его выходные данные

Рис. 3. Форма номенклатуры дал структурного подразделения

Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс, который указывается в графе I. Индекс дела состоит из установленного на предприятии цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения, разделяемых дефисом. Например: 17-11 (17 -обозначение структурного подразделения, 11 -порядковый номер дела). В конце графы рекомендуется предусматривать несколько резервных номеров для незапланированных дел, которые могут возникнуть в течение года.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел в пределах одного подразделения индексы остаются неизменными.

В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Порядок расположения заголовковдел определяется степенью их значимости и взаимосвязью. В начале размещаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-нормативные, распорядительные документы (устав, положение о структурном подразделении, приказы, указания), затем - дел, содержащих плановые, отчетные документы, протоколы, акты, договора, переписку.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических наименований или корреспондентов. В группе плановых документов первыми идут перспективные, годовые планы, затем квартальные, месячные. То же относится и к отчетам.

В группе дел с перепиской в начале размещается переписка с вышестоящими организациями, затем - с другими организациями и предприятиями.

Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел, томов" заполняется в конце года