Получение справочной информации, страница 3

1.  Попытки задать вопрос, например, по нажатию клавиши F1, или щелчку по кнопке  Справка на панели инструментов Стандартная, приведут не к отображению его выноски с полем редактирования, а сразу к активизации окна справочной системы.

2.  Локальные советы по текущей ситуации в работе с приложением также предлагаться не будут.

Снова включить помощника можно затем в любой момент – по команде Справка a Показать помощника.

Более тонкая настройка параметров помощника (и, соответственно, его «поведения») выполняется с помощью элементов управления на приведенной выше вкладке Параметры окна диалога Помощник следующим образом:

r  Флажок Использовать помощника – установить, чтобы включить помощника по офису.

r  Флажок вызывать при нажатии клавиши F1 – установить, чтобы при нажатии клавиши F1 отображалась выноска помощника, а не окно справочной системы.

r  Флажок отображать справку для мастеров – установить, чтобы при работе с мастерами помощник предоставлял информацию о них.

r  Флажок отображать сообщения помощника – установить, чтобы сообщения приложений отображались в выноске помощника, а не в окнах сообщений.

r  Флажок не закрывать данные – установить, чтобы помощник автоматически перемещался, если он перекрывает элементы управления или редактируемый документ.

r  Флажок подбирать разделы справки – установить, чтобы в открываемой выноске отображались разделы справочной системы, имеющие отношение к текущей выполняемой операции.

r  Флажок звуковое сопровождение – установить, чтобы включить звуковые эффекты, сопровождающие работу помощника.

r  Флажок просматривать две справочных системы при работе с VBA – установить, чтобы при работе с VBA (Visual Basic for Applications) выдавалась справка, как по программированию, так и по данному приложению.

r  Флажок об использовании возможностей программы – установить, чтобы отображались советы по наиболее эффективному использованию приложения.

r  Флажок об операциях с мышью – установить, чтобы отображались советы по более эффективному использованию мыши.

r  Флажок о сочетаниях клавиш – установить, чтобы отображались советы по использованию комбинаций клавиш в текущем приложении.

r  Флажок отображать только важные советы – установить, чтобы отображались только наиболее важные советы.

r  Флажок отображать полезный совет при запуске – установить, чтобы при запуске приложения всегда отображался полезный совет.

r  Кнопка Очистить журнал – служит для очистки журнала от полученных ранее советов помощника. Эту операцию следует выполнять периодически (особенно для начинающих пользователей) поскольку однажды выданный совет «регистрируется» в журнале, и более не предлагается.

До приобретения определённого опыта работы с приложениями пакета Microsoft Office полезно сначала пользоваться всеми возможными справками и советами.

Если пользователю надоело изо дня в день наблюдать одни и те же ужимки, одного и того же помощника, его легко можно сменить другим. Каждый, из имеющихся в коллекции Microsoft Office, персонажей имеет свой, уникальный, набор движений и звуковых эффектов, которые отображаются во время его установки. Для изменения персонажа помощника по офису необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.  Активизировать окно диалога Помощник на вкладке Коллекция, щёлкнув по пункту Выбрать помощника в его контекстном меню.

2.  С помощью кнопок Назад и Далее (как в любом мастере) выбрать подходящий персонаж помощника.

3.  Закрыть окно диалога Помощник, щёлкнув по кнопке OK.

Если в данный момент нужный помощник по офису не доступен, то будет выдано предложение по его инсталляции.

Все настройки помощника, выполненные для одного приложения Microsoft Office, остаются актуальными и при работе с другими приложениями.

Если пользователь устал, и имеется свободная минутка чтобы немножко отдохнуть и расслабиться, здесь помощник тоже протянет руку помощи – можно просто понаблюдать за его забавными выходками, выполнив команду Мотор! из контекстного меню.

Кнопка со знаком вопроса  в Области задач служит для получения справочной информации относительно её применения. Она является гиперссылкой, и в одних случаях непосредственно вызывает окно справочной системы с отображением соответствующего раздела, а в других – выводится стандартная выноска помощника по офису, в поле редактирования которой можно более точно сформулировать интересующий пользователя вопрос. Однако этим средством доступа к справочной информации приложения не всегда можно воспользоваться, поскольку не все Области задач имеют такую кнопку.

Работа непосредственно с окном справочной системы является последним средством поиска интересующей информации. Оно находится «в самом низу иерархии» различных средств получения справочной информации о приложении, т.е. является её «фундаментом». С его помощью реализуется доступ к абсолютно всей информации, имеющейся по данному приложению. Этот метод – «тяжёлая артиллерия», которой приходится пользоваться, если другие, более лёгкие средства, не дали результата.

Для того же чтобы получить определённую информацию при помощи окна справочной системы, им необходимо уметь пользоваться. При этом извлечение справочной информации не всегда осуществляется легко и просто – на то есть свои причины. Среди основных из них можно назвать такие, как «рассинхронизация» при подготовке программ и справочной информации по ним, а также то, что в этом процессе задействовано много различных специалистов, начиная от менеджеров и программистов, и заканчивая переводчиками и техническими писателями. В результате возникает множество всевозможных ошибок и опечаток – от пропущенных букв и слов, и до неточных переводов и применений специальных технических терминов. Следующей существенной причиной, затрудняющей использование справочной системы, является большой объём её информации. Весьма не просто «охватить одним взглядом» всю имеющуюся в справочнике информацию, хотя по мере работы с приложением такой опыт и накапливается. Начинающим же пользователям можно предложить лишь всегда придерживаться старого доброго правила – кто ищет, то всегда найдёт!