Разработка проекта автоматизации документооборота предприятия. Моделирование бизнес-процессов

подсистема является важной  частью системы «Документооборот». Подсистема отвечает за организацию обмена информацией между соответствующими отделами  головного офиса филиалов компании и разработчиком, вовлеченными в разработку и сбыт программного обеспечения. Информация, предоставляемая разработчиком, регулярно обновляется: ежемесячно с выходом обновлений, ежеквартально с выпуском новых версий программных продуктов. Актуальность, достоверность и оперативность информации, сопутствующей выходу релизов и обновлений максимально важны для деятельности всего предприятия. Со стороны предприятия специалистами формируются отчеты по возникшим проблемам и сбоям в работе ПО, предусмотрена  обратная связь пользователь-разработчик, запрос документации. Технические консультанты и менеджеры по продажам, в свою очередь, также используют обратную связь с разработчиками для корректировки и увеличения сбыта программного обеспечения и предугадывать ожидания клиентов компании.

Задача данной подсистемы в обеспечении прозрачности взаимодействия отделов для руководства компании. Хорошо отлаженное прямое взаимодействие с разработчиками существенно облегчит жизнь всем работникам компании [3].

Входными данными подсистемы являются: прайсы, ценовая политика, показатели отделов предприятия, даты выхода новых версий, имена курирующих менеджеров головного офиса, техническая документация по программным продуктам. На выходе подсистема выдает обработанные данные: рейтинг филиала в рамках консорциума, показатели эффективности работ каждого отдельного сотрудника, отчеты по внедрению новых версий ПО.

Подсистема «Взаимодействие с разработчиками» обширная комплексная подсистема, может функционировать отдельно от всей системы. Это возможность установить и  использовать данный модуль системы  независимо, если того потребуют обстоятельства.

Подсистема «Взаимодействие с разработчиками» включает следующие функции:

•  ввод, вывод и редактирование информации по информационным объектам подсистемы;

•  сохранение информации, поступившей от подсистемы взаимодействие с разработчиками;

•  расчет процентного соотношения показателей филиала и выполнения ежемесячных планов по отделам, сотрудникам и вывод их в виде таблиц, графиков и диаграмм;

•  расчет среднего по отделам и подразделениям;

•  выявление успешных и малоуспешных сотрудников;

•  проверку правильности ввода данных.

Внутренний контроль качества.

Эта подсистема предназначена для обеспечения гарантий эффективности деятельности отделов и всего предприятия в целом, снижения вероятности и размера возможных потерь, содействие в построении оптимальной организационной структуры. Задача подсистемы в своевременном   информировании соответствующего уровня управления о любых существенных недостатках и слабых местах деятельности предприятия и проведении корректирующих мероприятий.

Руководителям отделов и подразделений подсистема предоставит возможность проследить по этапам работу менеджеров с момента подписания сделки, рассмотрев детально условия, на которых она основана; ознакомиться с отчетами специалистов, курирующих консультирование пользователей; в случае сбоев в работе ПО, получить достоверную информацию об оперативности специалистов, методах, трудностях при решении возникших проблем [6].

Продажа ПО  

Подсистема полностью направлена на организацию работы и информационное обеспечение менеджеров сбыта.

Входными данными подсистемы являются: прайсы, ценовая политика, справочная информация по программным продуктам, даты и время назначенных встреч с клиентами, данные о клиентах из БД. На выходе подсистема выдает обработанные данные: отчеты о проделанной работе и ее результатах, сводный рейтинг менеджеров сбыта по отделам и подразделениям, план командировок.

Поддержка пользователей.

Данная подсистема будет охватывать работу отдела по работе с клиентами, который имеет два подразделения: подразделение по обслуживанию клиентов (установка, обновления, поддержка) и подразделение по работе с клиентами (консультирование, обучение, информирование, прием заявок от пользователей) [6].

Подсистема «Поддержка пользователей» охватывает уже перечисленные входные данные из вышеуказанных систем, за исключением индивидуальных рейтингов менеджеров отдела сбыта. На выходе подсистема выдает отчеты о результатах работе и возникших проблемах в ее ходе, возврате документов, непосредственно учет и регистрацию документов, пополнение анкет пользователей в БД.

Подсистем Обработки запросов, определения категорий полномочий пользователей своим назначением имеет определение категории, полномочий и обработки запросов пользователей системы «Документооборот». В частности, она выполняет следующие функции:

- определение прав доступа зарегистрированного пользователя;

- обработку запросов;

- запись данных в БД;

В соответствии с выполняемыми функциями система работает со следующими данными [9]:

- анкетными данными фирм-клиентов;

- личными данными сотрудников;

-информацией о фирмах-клиентах (получаемой из Call-центра головного офиса);

- идентификационными данными пользователей;

- информацией о системе;

- запросом;

- служебной информацией (для обслуживающего персонала);

- результатом работы;

Функциональные характеристики системы

1.  Первоначальный ввод информации в БД.

2. Изменение содержания БД

•         Ввод документов;

•         массовая загрузка данных;

•         индексация;

•         экспорт/импорт данных;

•         архив документов;

•         репликации;

•         создание и хранение шаблонов документов.

•         хранение полной информации о файле -  название, дата добавления, о том, какой пользователь его создал, его размере, сроке хранения, версиях, комментариях.

•         Обеспечение полного жизненного цикла документа от создания проекта