Создание и обработка базы данных (пакеты EXCEL, ACCESS) (Формирование списка сотрудников и получение данных о них), страница 2

Табличные процессоры позволяют не только создавать таблицы, они обеспечивают: ввод, хранение, корректировку данных, проведение вычислений по формулам, построение диаграмм и графиков, создание итоговых таблиц, работу с электронными таблицами, как с базами данных.

Электронная таблица в Excel – это книга, которая состоит из листов (первоначально – 3 листа).

Таблица состоит из строк и столбцов. На пересечении строки и столбца – ячейка. Ее адрес образуется из имени строки и имени столбца.

В электронных таблицах можно работать не только с ячейками, но и с диапазонами ячеек. Адрес диапазона задается именем левой верхней ячейки и правой нижней, а между ними ставиться двоеточие

В ячейке могут содержаться данные различных типов: формула, логические, числовые, текстовые, дата и время и т.д. Числовые данные выравниваются в ячейке по правому краю. Если вместо числа в ячейке отображается  “#”, то число не помещается в ячейке.

Текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки. Если текст не умещается в ячейке, то он распространяется на пустые ячейки.

2.Инструкция по эксплуатации пакета Excel

Для того чтобы запустить программу MicrosoftExcelнеобходимо:

-нажать на “панели задач” операционной системы Windowsкнопку “ПУСК”

-в сплывающем меню выбрать пункт “ПРОГРАММЫ”

-из имеющихся программ выбрать пакет MicrosoftExcel

По желанию пользователя можно осуществить следующие операции:

-создать новый документ

- открыть ранее сохраненный файл (например:”A:\Полев.xls”)

3.Описание средств решения задачи.

.

Ко всем задачам в данной курсовой работе применяется  расширенный фильтр, чтобы отобрать только записи, соответствующие определенным условиям. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, переключатель «Обработка» устанавливается в положение Фильтровать список на месте. В строку «Исходный диапазон» помещается диапазон значений всей исходной базы данных, в строку «Диапазон условий» - условие отбора.

Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, или на другой лист переключатель «Обработка» устанавливается в положение Скопировать результат в другое место, а затем в поле «Поместить результат в диапазон» указывается верхняя левая ячейка области вставки.

В результате отбираются данные, удовлетворяющие условию, введенному в диалоговое окно Inputbox, появляющееся при нажатии командной кнопки.

4.Распечатка задач

При решении задачи №1(“Формирование списка сотрудников по запрашиваемой должности и их оклады, а также кол-во этих сотрудников”) был использован расширенный фильтр с вычисляемым критерием:

Должность	кол-во
	13

Для того чтобы выполнить эту задачу необходимо нажать на командную кнопку “Решение ” и, при появлении окна Inputbox, ввести должность сотрудника.   

Например;(введя должность сотрудника “директор” в результате получим “информацию о директорах”)

и их количество.

4. При решении задачи №2 (“Получение данных о сотрудниках, у которых фактическая выработка больше средней нормы”) использовался расширенный фильтр и встроенная функция “ =ДСРЗНАЧ(A11:F24;E11;E12:E24)”, которая считает среднее значение фактической выработки сотрудников.

A11:F24-диапазон всей базы данных.

F3-ячейка, в которой высчитываем среднее значение.

D1:D2-диапазон ячеек где расположено условие отбора.

Условие отбора

=E12>$F$3

Для того чтобы выполнить эту задачу необходимо нажать на командную кнопку “Решение”. После нажатия кнопки выведется список сотрудников, удовлетворяющих условию отбора:

4)  При решении задачи №3 (“Вывод сведений обо всех сотрудниках, сгруппированных по должностям, с указанием общей начисленной премии по группам”) была использована сводная таблица(“Меню”-“Данные”-“Сводная таблица”). Для создания сводной таблицы был использован “мастер по созданию сводной таблицы” . В макет мастера были внесены следующие изменения;

В поле строк вводим элемент базы данных “Должность“ и “Фамилию и инициалы сотрудников”, а в поле столбцов- “Величина премии”.

5.Описание макросов, используемых для решения задач

№	Имя макроса	Название кнопки и ее местонахождение	Используется для решения задачи
1	Переход на базу данных	“база данных”, Лист “меню ”	Используется для перехода с листа меню на лист базы данных
2	Переход в меню	“в меню”, Листы задач	Для перехода с рабочих листов на лист меню
3	Отобразить всё	“Отобразить всё ”, Листы “Задача 1”,“Задача 2”	Для отображения начального условия задачи
4	Решение 1	“Решение”, Лист ”Задача 1”	Для решения задачи  “Формирование списка сотрудников по запрашиваемой должности и их оклады, а также кол-во этих сотрудников”
5	задача 1	“Задача 1”,”Меню”	Для перехода на лист решения задачи 1
6	Решение 2	“Решение”,” Задача 2”	Для решения задачи “Получение данных о сотрудниках, у которых фактическая выработка больше средней нормы”
7	задача 2	“Задача 2”,”Меню”	Для перехода на лист решения задачи 2
8	задача 3	“Задача 3”,”Меню”	Для перехода на лист решения задачи 3
9	На мен с автора	“Об авторе”,”Меню”	Для перехода на лист решения об авторе

6.Распечатка текстов макросов

1. Sub переход_на_базу_данных()

'

' бд Макрос

' Макрос записан 11.04.2005 (Полев)

Sheets("База данных").Select

Range("H6").Select

End Sub

2. Sub переход_в_меню()

'

' в_м Макрос

' Макрос записан 18.04.2005 (Полев)

'   Sheets("меню").Select

    Range("F22").Select