Проектирование новых технологий основных и наиболее массовых видов работ аппарата управления. Принципы и методы разработки предложений по рационализации технологии работ, страница 2

Помимо автоматизации и механизации основных работ, необходимо рассматривать возможность автоматизации и механизации работ, связанных с документационным и информационным обменом, консультациями, конференциями и т.п.

2. Определение трудоемкости операций

Одним из методов поиска резервов совершенствования технологий умственного труда является исследование трудоемкости выполнения основных операций работниками. Расчет производится на основе использования простейшей формулы

где

Пример такого расчет представим ниже [Качалина, с. 145-148].

3. Инструкции и правила рационального выполнения работ

Правила составления писем.

Несмотря на разнообразие содержания деловой переписки аппарата управления,  можно выделить общие приемы и методы работы специалистов с письмами, соблюдение которых значительно экономит их время. Разработкой подобных правил занимаются как советские, так и зарубежные специалисты.

Общие принципы написания писем в различных оргпроектах формулируются в целом однотипно. Письмо должно быть:

·  кратким и четким, но не резким;

·  конкретным, а не расплывчатым;

·  целенаправленным, а не общим.

Его необходимо посвящать одной центральной теме, а не нескольким темам. Оно должно быть ясным. Не нужно уклоняться от прямого ответа. Порой уклончивость оправдана, ни чаще это неприятная привычка. Важно позаботиться также и о привлекательности внешнего вида письма.

Письмо следует писать современным языком.

При составлении письма работнику не всегда удается избежать тяжеловесных, канцелярских оборотов речи. «Делать» превращается в «исполнять предписание», «платить» — в «выдать вознаграждение». Вместо простого и ясного слова «ошибка» пишут «совершение неправильного действия»: Следует избегать и стереотипных фраз, таких, как: «при этом направляется», «во исполнение вашей просьбы» и т. п. Лучше применять больше  глаголов. Они придают письму живость.

Письмо должно иметь определенный ритм. Большей частью целесообразно писать короткие предложения, не больше 20 слов. Иногда можно употреблять длинное предложение, но в этом случае надо быть уверенным, что оно логично и не уводит мысль читателя в сторону.                                                                

Ответ- молния.

Среди оргпроектов, значительно повышающих эффективность работы с корреспонденцией, важное место занимает так называемый ответ-молния. Его преимущества и способы выполнения детально изучены специалистами Института организации управления и техники конторской работы ГДР.

Суть такого способа состоит в том, что ответ на письмо составляется непосредственно на самом бланке полученного письма, которое затем отсылается обратно отправителю. В данном учреждении для хранения и справок остается копия письма (с ответом). Для этого необходимо иметь копировальный аппарат либо договориться с постоянными корреспондентами, чтобы свои письма (запросы) они присылали в двух экземплярах. В последнем случае ответ можно писать под копирку. Экономия здесь складывается из следующих статей:

·  экономится время специалиста, отвечающего на письмо, так как ему не нужно указывать, на какое письмо и по какому вопросу он отвечает;

·  сам ответ краток, в нем только суть вопроса;

·  экономятся расходы на бумагу;

·  ускоряется документооборот учреждения;

·  экономится время на розыск и выдачу справок по письмам;