16.Исследование документационного обслуживания и документооборота.
Управленческая деятельность предприятия, организации и учреждения характерна тем, что основная доля работ, выполняемых руководителями и специалистами, связана с документами. С них начинается и ими же заканчивается как производственная, так и управленческая деятельность любого предприятия. В процессе управления собирается, анализируется и передается огромное количество информации, подавляющая часть которой фиксируется в разного рода документах.
Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.
Документооборот предприятия (учреждения) — это движение всей массы, документации с начала ее поступления или создания, включая все стадии прохождения, до момента выхода документа из оборота (отсылки или сдачи в архив).
В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.
Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В настоящее время актуальным является так называемый процессный подход к разработке и продвижению систем управления электронными документами. Сущность данного подхода применительно к системам электронного документооборота заключается в следующем.
Работа с документами неразрывно связана с основной деятельностью предприятия и составляет в ней весомую долю. При этом возникает задача автоматизации всего документооборота, а не только его официальной части. Это требует расширения круга автоматизируемых операций с документами: от регламентируемых нормами российского делопроизводства операций регистрации и контроля исполнения до операций, касающихся всех аспектов деятельности предприятия, связанных с работой с документами. Тогда и требуется выделение и анализ бизнес-процессов. Иными словами - построение функциональной модели предприятия.
21.Применение документограмм. Проектирование форм документов. Требования к формам и содержанию документов. Разработка бланка документа.
ДОКУМЕНТОГРАММА - Организационный документ, графическое изображение динамики процессов, протекающих в организации от момента создания или получения документа до момента сдачи его в архив. Документограмма применяется в работе по рационализации делопроизводства, так как помогает проследить логическую связь, последовательность этапов работы в аппарате управления, выявить дублирование информации в различных формах документов, совместить документы, несущие однородную информацию.
«Документ» - материальный носитель специфической информации, у закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
В основе построения документа находятся его главные информационные элементы-реквизиты: заглавие, текст (графическое изображение), подпись, дата и т. д. Реквизиты состоят из символов - знаков того языка, на котором написан (составлен) документ.
Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, называется его формуляром.
Реквизиты: - Государственный герб;- эмблема организации или предприятия; 3 - изображение наград; - код предприятия; 5 - код формы документа; 6 -наименование министерства или ведомства; 7 - наименование учреждения, организации или предприятия; 8 - наименование структурного подразделения; 9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), телефакса, телефона, номер счета в банке; 10-название вида документа; И-дата; 12-индекс; 13-ссылка на индекс и дату входящего документа; 14-место составления или издания документа; 15 - гриф ограничения доступа к документу; 16 - адреса; 17 - гриф утверждения; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту; 20 — отметка о контроле; 21-текст; 22 — отметка о наличии приложения; 23 — подпись; 24 - гриф согласования; 25 - визы; 26 — печать; 27 — отметка о заведении копий; 28 - фамилия исполнителя; 29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 - отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 - отметка о поступлении.
Обязательные реквизиты формируют так называемые три основные зоны документа: заголовочную, текстовую (графическую) и заверительную. Заверительная зона при наличии реквизитов «подпись» и «печать»
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
