Папки документов, хранящиеся на рецепции
|
Название папки |
Содержание |
Порядок хранения инфо |
Примечание |
|
Аннуляции См. также файлы «Работа с заявками по бронированию» «Штрафные санкции» |
Все аннуляции, полученные по email/факсу. Аннуляции в устной форме от турфирм и корпоративных клиентов не допускаются. Только в случаи с индивидуальными гостями, бронировали номер по телефону и не могут нам отправить аннуляцию = отказ от бронирования по факсу/email Не забывайте сразу удалять бронь из программы «Портье» и заявку с подтверждением из папки «Подтвержденные заявки». |
Сортируются по датам аннуляции Использовать разделители по месяцам. |
Сообщать Антону, чтобы сделал рассылку по турфирмам. Архивация – 1 раз в месяц. Выполняется ночным администратором Важно: некоторые аннуляции подпадают под штраф.санкции в зависимости от срока |
|
Подтвержденные заявки |
Заявка, скрепленная с подтверждением. Заявок без подтверждения в этой папке быть НЕ ДОЛЖНО!!! |
По датам заезда Использовать разделители по месяцам. |
Архивация – 1 раз в месяц. Выполняется ночным администратором |
|
Договора и скидки См. также файл «Договора Скидки Контакты» См. также файл «Заключения договоров и предоставление скидок» |
Договора. Ксерокопия листа договора с информацией о Herzen House. Наверху листа – пишем фирму, № договора, контакты. |
Алфавитная раскладка с разделением на русские и английские названия, а также внутри по начальным буквам |
|
|
Скидки Постоянным клиентам VIP- |
Файл «Скидки гостям» в компьютере и распечатка, вложенная в начало папки Договора и скидки |
||
|
Бухгалтерия См. файлы Бухгалтерия Отчеты за смену Работа с кассовым аппаратом Инструкция по работе терминала Счета Реквизиты Безналичный расчет Штраф.санкции Документы для бухгалтерии гостей Бланк счет от руки Авторизация + тех.руководство по кассе и терминалу – брошюрки на рецепции |
|
||
|
Регистрационные документы |
Въездная карточка и ксерокопия паспорта, сколотые вместе |
Архивация – 1 раз в 3 месяца |
|
|
Полезная информация |
с подразделами (сделаю) |
Если необходимо, делаются ксерокопии для госте. Информация должна хранится в соответствующем разделе. |
Добавляется возможная полезная информация по разделам. |
|
Административные отчеты ночных портье |
1. Ежедневные отчеты по номерному фонду и необходимым обзвонам 2. Отчет от руки о заданиях, данных менеджерами. Формат: задание, что сделано, где сохранено. Если не сделано – объяснение почему. |
Сортируются по датам. |
|
|
Текущая информация |
Информация, поступающая в течении дня, в том числе важная по почте. (например, от на Вниманию персонала/Att.All) |
Подумайте и напишите, как рассортировать инфо внутри папки |
По мере необходимости = ненадобности/устаревания информации. |
|
Доп. услуги Визовая поддержка Транспорт/Трансфер Экскурсии И др. |
Доп. услуги, которые мы оказываем Визовая поддержка См. файлы Визовая поддержка и регистрация Visa support рус. – англ Транспорт/Трансфер См. файлы в папки Общ. Документы, подпапка Транспорт |
Архивация – 1 раз в 3 месяца Архивация – 1 раз в месяц |
|
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.