Папки документов, хранящиеся на рецепции: аннуляции, подтвержденные заявки, договора и скидки. Регистрационные документы

Страницы работы

3 страницы (Word-файл)

Содержание работы

Папки документов, хранящиеся на рецепции

Название папки

Содержание

Порядок хранения инфо

Примечание

Аннуляции

См. также файлы

«Работа с заявками по бронированию»

«Штрафные санкции»

Все аннуляции, полученные по email/факсу.

Аннуляции в устной форме от турфирм и корпоративных клиентов не допускаются. Только в случаи с индивидуальными гостями, бронировали номер по телефону и не могут нам отправить аннуляцию = отказ от бронирования по факсу/email

Не забывайте сразу  удалять бронь из программы «Портье» и заявку с подтверждением из папки «Подтвержденные заявки».

Сортируются по датам аннуляции

Использовать разделители по месяцам.

Сообщать Антону, чтобы сделал рассылку по турфирмам.

Архивация – 1 раз в месяц. Выполняется ночным  администратором

Важно: некоторые  аннуляции подпадают под штраф.санкции в зависимости от срока

Подтвержденные заявки

Заявка, скрепленная с подтверждением. Заявок без подтверждения в этой папке быть НЕ ДОЛЖНО!!!

По датам заезда

Использовать разделители по месяцам.

Архивация – 1 раз в месяц.   Выполняется ночным  администратором

Договора и  скидки

См. также файл

«Договора Скидки Контакты»

См. также файл «Заключения договоров и предоставление скидок»

Договора.

Ксерокопия листа договора с информацией о Herzen House. Наверху листа – пишем фирму, № договора, контакты.

Алфавитная раскладка с разделением на русские  и английские названия, а также внутри по начальным буквам

Скидки

Постоянным клиентам

VIP-

Файл «Скидки гостям» в компьютере и распечатка, вложенная в начало папки Договора и скидки

 Бухгалтерия

См. файлы

Бухгалтерия

Отчеты за смену

Работа с кассовым аппаратом

Инструкция по работе терминала

Счета Реквизиты

Безналичный расчет

Штраф.санкции

Документы для бухгалтерии гостей

Бланк счет от руки

Авторизация

+ тех.руководство по кассе и терминалу – брошюрки на рецепции

  • Журнал кассира-операц.
  • Отчеты за смену
  • Тетрадь Б/Н  (безналичный расчет )задание на вставление счетов.
  • Папка «Предоплаты» Вкладываем полученные файлы о предоплате/гарантийные письма/ снятие денег по авторизации -  в эту папку для бухгалтера
  • Тетрадь «Запросы  - акты о проделанной работе»
  • Файл «Штрафные санкции»

Регистрационные документы 

Въездная карточка и ксерокопия паспорта, сколотые вместе

Архивация – 1 раз в 3 месяца

Полезная информация

с подразделами (сделаю)

Если необходимо, делаются ксерокопии для госте. Информация должна хранится в соответствующем разделе. 

Добавляется возможная полезная информация по разделам.

Административные отчеты ночных портье

1.  Ежедневные отчеты по номерному фонду и необходимым обзвонам

2.  Отчет от руки о заданиях, данных менеджерами. Формат: задание, что сделано, где сохранено.

Если не сделано – объяснение почему.

Сортируются по датам.

Текущая информация

Информация, поступающая в течении дня, в том числе важная по почте. (например, от на Вниманию персонала/Att.All)

Подумайте и напишите,  как рассортировать инфо внутри папки  

По мере необходимости = ненадобности/устаревания информации.

Доп. услуги

       Визовая поддержка

      Транспорт/Трансфер

       Экскурсии

       И др.

Доп. услуги, которые мы оказываем

Визовая поддержка

См. файлы

Визовая поддержка и регистрация

Visa support   рус. – англ

Транспорт/Трансфер

См. файлы в папки Общ. Документы, подпапка  Транспорт

Архивация – 1 раз в 3 месяца

Архивация –  1 раз в  месяц

Похожие материалы

Информация о работе