Практика внедрения процессного подхода к управлению. Составляющие части процесса. Пять составляющий частей процесса

определения пятой составляющей части использованы французские слова, поскольку трудно найти подходящее английское слово на букву «М». например, в Японии заменили составляющую «Производственная среда» на «Измерение» и в японской редакции 5М: Man, Machine, Material, Method, Measurement (измерения).

При более подробной декомпозиции 5М можно разбить на 12 составляющих процесса. Для того чтобы процесс прошёл в управляемых условиях, в распоряжение владельца процесса должны быть все составляющие:

1. Технология;

2. Персонал;

3. Оборудование;

4. Оснастка и инструменты;

5. Контрольно-измерительное и испытательное оборудование;

6. Нормативная документация;

7. Основные материалы;

8. Вспомогательные материалы;

9. Производственная среда;

10. Теплоэнергоносители;

11. Программное обеспечение (hard & soft);

12. Информация.

Этот список можно варьировать, вычёркивать или дополнять в зависимости от специфики процесса, но в основном это не составляющие части, без которых не может состояться процесс.

Составляющие части процесса, которыми управляет владелец, и являются ресурсами. На рис. 1.2. она объединены под названием «ресурсы». Все ресурсы, необходимые для проведения процесса, должны быть запланированы и выделены до начала проведения процесса.

Однако только наличие ресурсов недостаточно для успешного хода процесса. Определение процесса включает «совокупность видов деятельности». К совокупности видов деятельности, кроме обеспечения ресурсами, относятся: сбор информации о ходе процесса по трём группам показателей, управление процессом на основе этой информации, планирование и распределение ресурсов для достижения целей процесса.

Результат процесса может быть положительным и отрицательным. Всё, что получилось на выходе процесса, должно быть проверенно, прежде чем этот выход использует потребитель. На заводе ОТК проверяют продукцию, руководитель утверждает проект, потребитель подписывает акт приёма работы, проекта или отчёта о проведенном аудите. Продукт на выходе может пройти процедуру проверки успешно, а может быть отклонён и направлен на доработку или утилизацию. Владелец процесса для принятия управленческих решений должен получить информацию о ходе процесса (показатели процесса), о результатах процесса (показатели продукта) и информацию от потребителя о степени его удовлетворенности полученным продуктам (данные удовлетворённости клиента). Для получения информации владелец процесса устанавливает в процессе контрольные точки, в которых производятся сбор информации о процессе, регламенты сбора, обработки и предоставление этой информации.

       -  Контрольные точки процесса

Рис.1.2. Схема процесса управляемого владельцем

При появлении в этой схеме владельца процесса, цикл управления процессом становится замкнутым. Смысл управленческой деятельности заключается в том, что владелец процесса непрерывно или с установленной периодичностью контролируют ход процесса и принимает управленческие решения в случае уклонения параметров процесса от границ, определённых для нормального хода процесса. Владелец процесса в ходе управления планирует (Plan) распределение ресурсов для достижения поставленных целей с максимальной эффективностью. В ходе выполнения (Do) процесса, владелец проверяет (Chek) ход процесса на основании информации, которая поступает с контрольных точек. Владелец процесса ведет оперативное управление процессом, корректируя (активно вмешиваясь в ход процесса (Act) ), изменяя запланированное распределение ресурсов меняя планы, сроки и результаты процесса в соответствии с изменившейся ситуацией. Деятельность владельца процесса носит циклический характер при нормальном ходе процесса или апериодический в случаях возникновения проблемных ситуаций, требующих немедленного вмешательства.

Такой замкнутый цикл управления известен как цикл Деминга PDCA ( Plan – Do – Chek – Act): Планирование – Выполнение – Контроль выполнения – Воздействие (управление, корректировка). Методология PDCA представляет собой простейший алгоритм действия руководителя по управлению процессом и достижению целей. Цикл управления начинается с планирования.

Планирование – установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворённости потребителя, планирования выделения и распределения необходимых ресурсов.  

Выполнение – выполнение запланированных работ.

Проверка – сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонения.

Воздействие (управление, корректировка) – принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.

Цикл PDCA лежит в основе управления любой деятельности, т.е. применим как к процессу в целом, так и к отдельным работам, входящим в состав процесса. Цикл может быть применён даже к самому себе. Например, если применить цикл PDCA к его же части Act, то получится