Предприятие по производству мясных полуфабрикатов ОАО «Веселая корова и мясник». Процесс закупки сырья

ОАО «Веселая корова и мясник»

Предприятие по производству мясных полуфабрикатов

Документ № 01.1.2.2010

Процесс закупки сырья

СОДЕРЖАНИЕ

1.  Определения и сокращения

2.  Цель процесса

3.  Область применения

4.  Владелец процесса

5.  Вход и выход процесса

6.  Алгоритм процесса

6. 1 Выявление потребности

6. 2 Формирование плана закупок

6. 3 Сбор информации, оценка и выбор поставщика

6.3. 1 Сбор информации

6. 3. 2 Предварительный выбор поставщиков

6. 3. 3 Оценка и выбор поставщика, ведение листа оценки поставщика

6. 4 Оформление договора на закупку

6. 5 Оплата и доставка закупленного сырья 6. 6

6. 6 Входной контроль и использование закупленного сырья

6. 7 Возврат поставщику

6. 8 Хранение

7.  Хранение записей

Приложение 1 «Алгоритм процесса закупки сырья»

Приложение 2 «Заявка на сырье»

Приложение 3 «Карточка поставщика»

Приложение 4 «Лист оценки поставщика»

Приложение 5 «Договор о поставке»

1. Определения и сокращения

ОЗЛ – отдел закупок и логистики

ОЭД – отдел электронной документации

Поставщик – организация, предоставляющая продукцию.

Потребитель – организация, получающая продукцию.

Продукция – результат процесса.

База данных поставщиков – совокупность информации о действующих и потенциальных поставщиках.

Список поставщиков – перечень действующих поставщиков

2. Цель процесса

Цель процесса – своевременное обеспечение производства ОАО «Веселая корова и мясник» сырьем, соответствующим установленным требованиям по качеству, в установленные сроки и в необходимом объеме.

3. Область применения

Документированный процесс “Закупки” определяет единый порядок проведения закупок сырья для производства продукции ОАО «Веселая корова и мясник». Этот процесс подлежит применению ОЗЛ ОАО «Веселая корова и мясник», осуществляющим закупку сырья.

4. Владелец процесса

Владелец процесса – директор ОЗЛ.

5. Входы и выходы процесса

Входы	Процесс – поставщик		Выходы	Процесс – потребитель
Требования к сырью	Планирование производства и его обеспечения.		Сырьё	Производство и обслуживание продукции

6. Алгоритм процесса

Графическое изображение – в Приложении 1. Далее – пояснение алгоритма.

6.1  Выявление потребности.

На основе плана выпуска руководители подразделения ежемесячно оформляют заявки на сырьё по форме, указанной в Приложении 2.

6.2  Формирование плана закупок.

На основе заявок подразделений составляется план закупок.

6.3  Сбор информации, оценка и выбор поставщика.

6.3.1 Сбор информации.

Ответственность за сбор информации и выбор поставщика возлагается на работников ОЗЛ. Работники ОЗЛ непрерывно осуществляют сбор достоверной информации о поставщиках и их продукции. Сбор информации может осуществляться посредством общения с представителями поставщика лично или по телефону, выезда в командировку, рекомендаций руководителей или третьих лиц,  обзора объявлений в газетах, журналах и т.д. Информация заносится в карточку поставщика (пример карточки поставщика – в Приложении 3).

Полученная информация должна отражать следующие вопросы:

·  наименование закупаемого сырья;

·  обозначение нормативного документа, определяющего качество товара;

·  наличие у фирмы-поставщика сертификата СМК;

·  цена;

·  способ доставки

·  др.

После получения необходимой информации о поставщиках, эти сведения заносятся в базу данных предприятия о поставщиках. Базы данных для удобства использования ведутся в электронном виде директором ОЭД.

6.3.2  Предварительный выбор поставщиков.

При наличии нескольких поставщиков, производящих однородную продукцию, осуществляется предварительный выбор поставщиков с целью выбора поставщика, в наибольшей степени удовлетворяющего требованиям предприятия.

6.3.3  Оценка и выбор поставщика, ведение листа оценки поставщика.

Оценка будущих потенциальных поставщиков осуществляется согласно базе данных поставщиков, путём анализа качества работы поставщиков. Из базы данных поставщиков выбираются несколько, наиболее удовлетворяющих требованиям предприятия.

Оценка действующих поставщиков производится по результатам работы с ними в течение года путем анализа выполнения поставщиками обязательств по договорам. Оценка проставляется в январе в листе оценки (Приложение 4) и информации о поставщике. В зависимости от оценок принимаются решения о сохранении поставщиком позиций в списке поставщиков:

·  при оценке 5 или 4 поставщик сохраняет позиции в списке поставщиков.

·  при оценке 3 может быть поставлен вопрос о поиске (выборе) альтернативного поставщика из базы данных о поставщиках.

·  при оценке 2 или 1 решается вопрос об исключении из списка поставщика и замены его другим с указанием причин.

Критериями для оценки поставщика служат:

·  качество сырья;

·  соблюдение сроков и объемов поставки;

·  приемлемость цен на сырье;

·  местонахождение поставщика;

·  репутация поставщика;

6.4  Оформление договора на закупку.

Руководители подразделений оформляют заявки на сырье в установленной форме (Приложение 2) и передают их работникам ОЗЛ. Работники ОЗЛ рассматривают заявки и согласуют их с генеральным директором ОАО «Веселая корова и мясник». Согласованные заявки работники ОЗЛ отправляют выбранным поставщикам.

В случае согласия поставщик отправляет проект договора. Проект договора согласуется с подразделениями  предприятия, вносятся необходимые изменения в условия договора. Проект договора с изменениями отправляется поставщику.

Поставщик анализирует изменения в условиях договора. В случае согласия с условиями договор утверждается обеими сторонами