документы не изменяются, они нужны для фиксации событий (записи по качеству). Эти документы создаются в ходе деятельности организации. Структура организации определяется структурой процесса, который в ней описан.
Положение о подразделении - документ с требованиями, регламентирующими выполнение процесса и управления им (может содержать ссылки на регламенты нескольких процессов). Должно включать: связь подразделения (кому и что дает, от кого что получает), распределение ответственности и полномочий персонала, перечень показателей эффективности работы подразделения.
Регламент процесса содержит: назначение процесса (цель создания, выполняемые задачи, изготовление продукта, обеспечение ресурсами), владелец процесса (должностное лицо, владеющее ресурсами, полномочиями и отвечающее за процесс), выходы и потребителей процесса (продукция со спецификацией и ее потребитель), входы и ресурсы (продукция и услуги от поставщиков, вспомогательные процессы, порядок взаимодействия с поставщиками, спецификации на каждый ресурс), показатели процесса (перечень, по которому владелец оценивает его ход, формы сбора информации и отчетности), документация процесса (перечень документации, регламентирующей проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав процесса и распределение ответственности за их выполнение (технологические, рабочие, должностные и по технике безопасности инструкции, маршрутные и технологические карты)).
ДИ владельца процесса - документ, в который кроме обычных должностных обязанностей внесены требования по регулярному анализу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений + регламент проведения анализа (рамки выполнения управленческих функций владельца процесса и порядок взаимодействия с другими подразделениями).
В ДИ персонала вносятся требования по взаимодействию между собой и с другими подразделениями. Для подтверждения выполнения требований потребителей в ДИ указывается, кто замещает ответственного под роспись.
Инструкции по проведению отдельных работ
1. при применении процессного подхода на рабочем месте - каждый сотрудник является владельцем и исполнителем процесса, и инструкция должна включать: назначение и область действия, требования к квалификации, состав рабочего места, порядок операций, порядок действий в случае отклонения, требования к выходу (спецификации), ссылки на нормативные документы (инструкции по обслуживанию), порядок документирования результатов работы.
2. Все действующие инструкции должны содержать: подписи лиц, разрабатывавших, проверявших и утверждавших данные инструкции, подписи тех, кто выполняет работу, вносит корректировки, сроки действия до пересмотра, отметки о рассылках.
3. Процесс создания, пересмотра и внесения изменений в действующие инструкции должен предусматривать: процедуру определения потребности в новом документе, назначение ответственного за разработку, процедуру разработки документа, порядок согласования и утверждения документа, порядок рассылки и постановки копий на учет, порядок хранения, порядок пересмотра, внесения коррекции, порядок аннулирования внутренних документов.
4. Внутренние документы могут содержать в тексте/приложениях регламент по выполнению отдельных операций в ходе работы.
Порядок разработки и утверждения документации
В организации должна быть единая система документации, соответствующая требованиям ИСО 9001. Необходимо документацию использовать как законодательную силу, для этого:
- каждый документ необходимо рассматривать с точки зрения его максимальной полезности и оптимальных трудозатрат на его создание и исполнение (должен быть достаточным и понятным, должен подразумевать ответы на вопросы).
- что улучшает этот документ, для чего он нужен, кто является его заказчиком и исполнителем.
- система документов должна быть построена так, чтобы исключить неоднозначное толкование, отсутствие документов на нужных местах, несогласованность смежных документов, неознакомленность персонала со своими действиями.
8. Показатели процесса
Для построения схем управления процессом и сетью процессов руководитель и владельцы процессов должны построить четко структурированную систему поступления оперативной информации. Показатели, характеризующие процесс, должны быть адекватными, полными и объективно отражать существующие дела, возможность сбора и обработки данных с установленной периодичностью.
Трудозатраты на сбор и обработку информации не должны превышать ценность информации, система показателей должна охватывать качественные и количественные характеристики процесса, форма представления процесса должна быть понятна, информация должна сравниваться с аналогичной.
Исходя из требования обеспечения результативности и эффективности необходимо определить результативность процессов (степень реализации запланированной деятельности и достижение запланированных результатов) и эффективность (соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами).
В организации целесообразно строить одну систему менеджмента, направленную на повышение эффективности процессов. ðВведение в организации единой системы отчетности. Показатели для управления процессом могут получить из системы управленческого учета. Показатели процесса должны быть сгруппированы по трем основным направлениям: показатели продукта, показатели эффективности процесса, показатели удовлетворенности клиента.
Показатели продукта - параметры, характеризующие продукт
1. Функциональные показатели: количество функций продукта и полнота, диапазон параметров, сравнение с мировыми образцами, бенчмаркинговая оценка выпускаемого продукта с мировыми образцами, количество полностью выполненных пунктов потребительских требований.
2. Характеристики надежности: гарантийный срок, гарантийный сервис, гарантийное количество ошибок/дефектов в массовой поставке - AQL (приемлемый уровень качества), наработка на отказ.
3. Показатели безопасности: экологические, наличие сертификата соответствия, фактические показатели безопасности товаров/услуг.
4. Наличие дополнительных услуг: скидки для оптовых клиентов, премии для клиентов, послепродажный сервис, разные способы расплаты клиента.
Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов
Показатели эффективности процесса
1. Показатели затрат ресурсов: время (скорость выполнения заказов
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.