вопросов, содержащих какой-то скрытый смысл, когда собеседник может почувствовать, что ему строят ловушку, например «Вы, очевидно, понимаете, что это ваша прямая обязанность? (если аудитору необходимо высказать какое-то суждение, то он должен сделать это открыто, по существу, не затрагивая при этом личности собеседника или других лиц).
15. Вопросы собеседнику следует формулировать в простых словах, избегать каких-либо скрытых значений и двусмысленностей, эмоционального тона, чтобы передаваемый аудитором смысл и значения были ясны и не таили в себе угрозы для собеседника. Аудитор должен иметь ввиду, что для получения достоверной информации нужно, чтобы собеседник:
а) воспринял и правильно понял вопросы аудитора;
б) смог вспомнить если требуется, о каких-то событиях прошлого;
в) выбрал адекватные ответы на задаваемые вопросы;
г) мог адекватно сформулировать выбранный ответ. Нужно, чтобы собеседник не только мог, но и хотел искренне ответить на вопросы.
Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться с непременной ссылкой на соответствующий раздел (пункт) нормативного документа.
16. В ходе беседы аудитору целесообразно подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в аудиторском листе.
17. Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сравнения с информацией на данную тему, полученной из документов, бесед с другими сотрудниками и личными наблюдениями аудитора.
15. При выслушивании ответов на вопросы аудитора должен настаивать на подтверждении сказанного тотчас не откладывая это на потом. В таких случаях целесообразно обращение к собеседнику: «Пожалуйста, покажите мне это сейчас». Аудитор должен помнить: чтобы утверждение его собеседника было не субъективным, а объективным свидетельством, оно должно быть подтверждено фактами.
16. Уклончивые ответы должны настораживать аудитора. Это может означать то, что у собеседника нет нужной информации, или он не хочет ее представлять. Аудитор должен внимательно выслушать такие ответы, чтобы вычленить из них относящуюся к делу информацию, и далее он должен возвращаться к исходному вопросу до тех пор, пока не будет получен удовлетворительный ответ.
Методической помощью при проведении аудита, особенно при формализованной беседе, являются опросный лист, контрольный Опросник (чек-лист) и аудиторский лист. Применение данных документов обеспечивает:
- проведение аудита в соответствии с программой;
- экономное использование рабочего времени;
- помощь в объективном проведении аудита;
- всесторонний охват масштаба аудита.
Опросный лист - анкета, используемая аудитором для оценки состояния аудитируемого объекта. Опросный лист составляется аудиторской группой заранее.
Использование опросного листа на предварительной стадии позволяет сократить основное время и увидеть места, требующие более детального исследования при аудите «на месте».
Вопросы, включенные в опросный лист должны строиться на основе документов (критериев), определяющих область аудита и охватывать наиболее существенные части этой области.
Вопросы должны быть лаконичными, могут быть открытыми или, чаще закрытыми, должны формулироваться в определенной последовательности, количество должно быть минимальным, но достаточным для предварительного анализа объекта. Пример опросного листа представлен на
При обработке опросного листа следует обращать внимание на полноту, правильность и достоверность ответа. Сомнения могут быть следствием таких причин как:
- непонимание сотрудниками вопросов,
- неуверенность сотрудников в достоверности ответов,
- невыполнение установленных в документе требований. Отрицательные ответы, а также положительные вызывающие сомнения могут стать основанием для более детального исследования при аудите «на месте».
Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору получить необходимую информацию в ходе аудита о степени соответствия состояния объекта установленным требованиям. Контрольный вопросник имеет и другое название - проверочный лист.
Контрольный вопросник существует двух видов: с оценками и без оценок. Проверочные листы с оценками используются, в основном, для установления соответствия требованиям (критериям) какой-либо премии (награды) в области качества. Оценочной системе присуща некоторая степень предвзятости (субъективности), что требует от аудитора дополнительного внимания. Использовать проверочные листы с оценками необходимо с осторожностью, инструкция по выставлению оценок должна разъясняться в процессе аудита. Пример проверочного листа с оценками представлен на рис....
Проверочные листы без оценок функционально более широко применимы, чем оценочные и наиболее предпочтительны при проведении аудитов на соответствие международным стандартам ИСО. Основное достоинство таких листков - нацеленность на выявление глубинных причин недостатков системы, а не их симптомов.
Контрольный вопросник (чек-лист) / проверочный лист разрабатывается с учетом масштаба аудита и ориентируется более всего на самые важные области деятельности, составляющие предмет заботы ответственных лиц, санкционировавших аудит. Вопросы составляются на основе документов (критериев) аудита в определенной логической последовательности, таким образом, чтобы вопросник служил своеобразным путеводителем. Хотя вопросы чек-листа служат руководством для аудитора, это вовсе
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.