Организационно-экономическая сущность задачи. Кодирование экономической информации. Характеристика информационных массивов

Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учёта, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

Формуляр на систему первичной учётной документации состоит из трёх частей:

1.Общая;

2.Предметная;

3.Оформительская;

В общей части помещаются реквизиты действующие на весь документ. И включают в себя следующие зоны:

1 зона – зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 зона – зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 зона – зона наименования и значения документа;

4 зона – зона наименования и номера документа, реквизитов – признаков, постоянных для документа или группы документов.

В предметной части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается:

5 зона – зона наименования строк и граф, их значения.

В оформительской части располагается 6 зона – зона подписей и печати.

В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщённой линией.

Эскиз первичного документа

Наименование предприятия	Код	Структурное подразделение	Код	Дата
ЗАО Кубанское	505	п. Голубовка	03	01.09.02

Сведения о валовом сборе культур

Наименование культуры	Код	Валовой сбор
Рожь	201201	1010,00
Ячмень	201202	315,00
Овес	201203	820,00
Кукуруза	201204	305,00
Пшеница	201205	2020,00
Гречиха	201206	903,00
Просо	201207	202,00
Сорго	201208	101,00

Подпись_______________

Эскиз справочника МС01П

Наименование предприятия	Код	Структурное подразделение	Код	Дата
ЗАО Кубанское	505	п. Голубовка	03	01.09.02

Справочник о плановой себестоимости 1 ц продукции

Наименование культуры	Код	Плановая себестоимость 1 ц
Рожь	201201	19,23
Ячмень	201202	16,12
Овес	201203	13,18
Кукуруза	201204	17,87
Пшеница	201205	15,16
Гречиха	201206	16,37
Просо	201207	11,68
Сорго	201208	19,01

Подпись_______________

2.5.Проектирование макета машинных носителей

Таблица 7.

Макет текущего массива МР01П

Реквизит	Шаблон
Код предприятия	999
Код подразделения	99
Дата	Х(8)
Код культуры	9(6)
Валовой сбор	9999Т99

Таблица 8.

Макет справочного массива МС01П

Реквизит	Шаблон
Код предприятия	999
Код подразделения	99
Наименование культуры	Х(8)
Код культуры	9(6)
Плановая себестоимость 1 ц	99Т99

После проектирования макетов машинного носителя, подготавливаются массивы информации.

3.Выходная информация

Результативная информация является целью обработки исходных планово-учетных данных. Она представляет собой сведения, полученные в процессе решения задач и используется работниками предприятия для планирования, учета, контроля, анализа и принятия решений.

Проектирование носителей выходной информации проходит в два этапа:

1.  Общий этап:

Определяется перечень результативных показателей, которые затем разбиваются на отдельные группы и будут содержаться в отдельных документах. При этом учитывается общность признаков, по которым будут группироваться исходные данные. Далее каждый выходной документ характеризуется по назначению, срокам составления, количеству экземпляров, месту использования, содержанию документов.

2.Проектирование каждого отдельного документа:  

2.1 Перечисляются реквизиты, входящие в документ и характеризующиеся по типу, размеру, виду, степени итогов постоянства и  определяется их размещение в документе.

2.2 Определяется какие кодовые обозначения будут распечатываться текстом и определяется пояснительные надписи;

2.3Производится согласование ширины граф для записи значения реквизитов и записи наименования граф.

2.4Определяется полное название документа;

2.5Вычерчивается форма ведомости и заполняется либо графическим либо условно-цифровым материалом;

2.6Форма согласовывается с заказчиком и передается на программирование.

3.1. Общий этап

При проектировании форм выходных документов сначала осуществляется их характеристика.

                                                                                                            Таблица 9.                                       

Перечень выходных документов

Название документа	Назначение документа	Сроки состав-ления	Количе-ство экземпля-ров	Исходный массив информа-ции	Состав массива
Ведомость расчета плановой себестои- мости валового сбора по культурам	Определе-ние плановой себестои- мости валового сбора	1 раз в год.	2	МР01П	Код предприятия
					Код подразделения
					Наименование культуры
					Код культуры
					Дата
					Валовой сбор
				МС01П	Код предприятия
					Код подразделения
					Наименование культуры
					Код культуры
					Плановая себе- стоимость 1 ц

3.2. Характеристика выходного документа

Содержание выходного документа определяется его значением. Для проектирования документов разрабатывается таблица для каждой выходной ведомости, в которой осуществляется характеристика реквизитов, входящих в данный документ.

В графе 1 – перечисляются реквизиты выходного документа.

В графе 2 – указывается шаблон реквизитов, аналогично шаблону входных реквизитов.

В графе 3 – отражается характеристика реквизита: справочные (СП), группировочные (ГР).

В графе 4 – указывается уровень соподчинённости груннировочных признаков и подсчитываемых итогов (ВВ – расчёт итога в целом по массиву).

В графе 5 – указывается степень постоянства реквизитов в разрезе документа.

В графе 6 – указывается порядок расположения реквизита в выходном