Организация новых курсов по изучению иностранных языков. Оптимизация внедрения новых курсов

Интервью

1.  Как есть сейчас

Организация новых курсов по изучению иностранных этапе, в настоящее время, проходит в два этапа.

I этап

В самом начале мы осознаём необходимость создания нового направления, благодаря обращениям посетителей нашего центра, интересующихся конкретным языком. Чем больше обращений, тем больше вероятность появления новых курсов. Никакой строгой документации не ведётся на этот счёт.

После принятия решения о внедрении, мы вносим изменения в расписания и начинаем оформлять желающих.

II этап

Все желающие разделяются на равные группы по численности и между преподавателями, в зависимости от свободного времени. После этого центр продолжает свою работу в обычном режиме.

Бизнес-процессы:

-  Оформление клиентов;

-  Разделение на группы с равным количеством занимающихся;

-  Распределение групп между преподавателями;

-  Ведение документации;

-  Ведение журналов записи.

Цель: оптимизировать внедрение новых курсов

Задачи: 

-  Устранить неверную причинно-следственную связь для внедрения;

-  Создать четкую и контролируемую схему внедрения новых курсов;

-  Создать единую базу данных обучающихся по уровню знаний;

-  Уменьшить расходы, как денежные, так и трудовые, за счет использования чёткой схемы

Акторы:

-  Директор;

-  Секретарь;

-  Диспетчер;

-  Журнал записи.

В данный момент процесс плохо систематизирован, нет чёткости и слаженности, всё происходит по наитию и желанию, без учёта сложившейся обстановки. Нет деятельности по информированию о новых направлениях обучения. Также нет разделения обучающихся на группы по уровню знаний, что значительно осложняет работу с ними и понижает эффективность обучения, в принципе. Весь процесс вызывает множественные затраты, которые нужно минимизировать.

2.  Как должно быть

I этап

Проведение рекламной компании

a)

1. Проведение маркетологического исследования

2. Анализ полученных результатов

3. Принятие решения

Перед тем как внедрять новые курсы необходимо провести маркетологическое исследование,  с целью определить заинтересованность потребителей в новом направлении. Далее, проводится анализ полученных результатов и принятие окончательного решения.

b)

1. Разработка рекламной компании

2. Рекламная компания

В случае положительного решения, разрабатывается рекламная компания для привлечения общественного внимания к данному языковому центру.

II этап

Принятие на работу новых специалистов

1. Отбор резюме

2. Собеседование

3. Оформление сотрудника

Если количество заявок превышает возможности преподавательского состава, объявляется набор дополнительных сотрудников.

III этап

Работа с клиентами

1. Оформление

2. Проведение тестирования

3. Анализ результатов и распределение

4. Знакомства преподавателя с группой

После оформления заявки, каждый пришедший проходит всестороннее тестирование для определения уровня его познания, после – распределение по группам и знакомство с преподавателем.

IV этап

Координирование расписания занятий

После формирования групп, учитывая пожелания преподавателей и обучающихся, составляется расписаний.

V этап

Подготовка аудиторий

1. Оценка пригодности

2. Ремонт помещений

3. Оснащение необходимым оборудованием

На данном этапе осуществляется проверка технологической подготовленности аудиторий и центра к новой «волне» обучающихся.

Бизнес-процессы:

1. Проведение рекламной компании и анализ её результатов

2. Приём новых сотрудников

3. Подготовка помещений

4. Оформление клиентов

5. Проведение тестирований и формирование групп

6. Составление расписания

  Акторы:

1. Менеджер по рекламе и маркетингу

2. Менеджер по персоналу

3. Строительная бригада

4. Секретарь

5. Диспетчер

Таблица функциональностей

Функциональность	As Is	To Be
Маркетологическое исследование	-	+
Рекламная акция	-	+
Фиксация заявок	+	+
Тестирование	-	+
Формирование групп	+	+
Разделение групп по уровням
Наём новых сотрудников	-	+
Составление расписания	+	+
Учёт пожеланий	-	+
Подготовка аудиторий	-	+
Оснащение аудиторий	+	+