Пояснительная записка к бизнес-процессам группы предприятий "СОЮЗ"

Пояснительная записка к бизнес-процессам

1. Бизнес-процесс представляет собой безальтернативную последовательность процессов (все альтернативы описываются как параллельные процессы), направленную на получение желаемого результата. Бизнес-процесс характеризуется тремя потоками: товарным, денежным и информационным. В описании бизнес-процесса используется только информационный поток, т.к. он является отражением товарного и денежного. Безальтернативность составляющих БП достигается за счет интерпретации альтернатив как информации, которая используется в последующих составляющих процесса.

Описание бизнес-процесса состоит из трех частей: текстовое описание, табличная формализация и графическое описание в формате IDEF0. Табличная часть включает входящую/исходящую информацию этапов БП, документы-согласования, основания прохождения этапа, ответственные и исполнители. Входящая информация – это информация, которая непосредственно используется в ходе этапа процесса. Выходная – это информация, которая получается в результате этапа, и которая будет использоваться в других этапах данного или какого-либо другого процесса. Документ – это документ-согласование или другой документ, точно создаваемый на данном этапе. Основание – это документ, действие или какой-либо другой фактор, на основании которого проходит этап. Основание не используется как входная информация, но может ее содержать. Основанием как правило является регламентный или юридический документ. Пример основания – договор, приказ, распоряжение, согласование и т.п. Ответственный – сотрудник, который несет ответственность за успешное выполнение того или иного этапа. Исполнители – подразделения, задействованные в выполнении задач по данному этапу.

Самое полное описание – графическое – оно используется в дальнейшем для проектирование информационной системы и документооборота.

Текстовое описание – должно быть регламентным документом, на основании которого проектируется ЭИС и документооборот. Текстовое описание включает пояснения и характеристику взаимодействий, которые не поддаются формализации, а также пояснения к формализованным составляющим процесса.

2. Бизнес-процесс описывается так, как будто электронная информационная система отсутствует. Т.е. описывается только реальное взаимодействие сотрудников и подразделений, и информационные потоки, сопровождающие это взаимодействие. Такое описание используется с целью универсализации бизнес-процесса и обеспечения его независимости от информационной системы. Т.е. информационная система может быть любая (1С8, несколько баз 1С, системы других производиетелей, электронной системы может вообще не быть – она может выйти из строя и т.д., но бизнес-процесс от этого страдать не должен). Кроме этого, проектирование самой ЭИС основывается на описании бизнес-процесса.

3. Бизнес-процесс не должен также зависеть от внутреннего документооборота Компании. В описании бизнес-процесса нежелательно ссылаться на документы внутреннего взаимодействия между подразделениями, т.к. эти документы могут быть изменены в процессе изменения документооборота, а их задача исключительно информационная (т.е. хранение, передача информации и обеспечение контроля информации). Также многие из этих документов могут претерпеть серьезные изменения – быть разделены/объединены, стать электронными и т.п. Ссылки на документы внутреннего взаимодействия допустимы только в случаях, когда документ является подтверждением согласования того или иного действия со стороны высшего руководства Компании, а также, если есть полная уверенность в том, что документ изменяться не должен (например, если документ определен приказом, распоряжением и т.п. и согласован всеми заинтересованными в нем сторонами). При наличии ссылок на документы в описании бизнес-процесса будет происходить ситуация, когда любое изменение в документообороте Компании приведет к изменению бизнес-процесса.

Сокращения наименований функциональных подразделений