Большинство традиционных способов совместной работы над документами используют средства электронной почты или совместного доступа к файлам для документов с несколькими авторами или редакторами. При использовании этих средств быстро возникают проблемы с упорядочиванием документов и версий. Трудно определить, какая из версий является последней, и не исключена возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним документом, что приводит к конфликту версий. Попытки отслеживания изменений могут вызывать путаницу и потерю производительности, особенно при необходимости вернуться к более ранней версии документа. Во избежание подобных проблем в службах Windows SharePoint Services предусмотрен простой в использовании интуитивный метод отслеживания истории версий документа. Прежде всего, при необходимости работы с документом, его можно извлечь из библиотеки. После этого другие пользователи не смогут вносить изменения в этот документ. Это позволяет избежать путаницы, связанной с одновременным изменением одного и того же документа несколькими пользователями. После завершения работы с документом можно вернуть его в библиотеку, чтобы предоставить другим пользователям возможность работать с ним. Извлечение документов разрешается только членам группы узла, имеющим право на редактирование элементов данного узла SharePoint.
Службы Windows SharePoint Services управляют также отслеживанием версий для документов, хранящихся на узле SharePoint. Службы Windows SharePoint Services сохраняют копии предыдущих версий всех документов, что позволяет в любой момент вернуться к предыдущей версии и просмотреть изменения, внесенные в документ. Это становится особенно полезным при необходимости возврата к предыдущей версии документа или поиска данных, удаленных из более ранней версии документа. Функция отслеживания версий в службах Windows SharePoint Services упрощает и ускоряет процесс создания и редактирования документов рабочей группой. Включение или отключение функции отслеживания версий разрешается членам группы узла, имеющим право на управление списками для данного узла SharePoint.
Содержание документа зачастую требует обсуждения и просмотра всей рабочей группой. Это может представлять определенные трудности, даже если все члены рабочей группы физически находятся в одном местоположении. Для виртуальной рабочей группы, члены которой находятся на удалении друг от друга, сложность просмотра и обсуждения содержания документа возрастает. Если члены рабочей группы ведут переписку по электронной почте, редакторы вынуждены постоянно переключаться между программой электронной почты и программой редактирования документа. Попытка идентифицировать множество комментариев, касающихся одного и того же фрагмента текста, затруднительна, кроме того, возможна потеря обратной связи и недопонимание. Службы Windows SharePoint Services позволяют расширить существующие возможности совместного редактирования в Microsoft Office 2003 благодаря средствам встроенных обсуждений и сохранению комментариев этих обсуждений на узле SharePoint. Это означает, что лица, участвующие в рецензировании, могут добавлять свои комментарии непосредственно в документ, причем эти комментарии хранятся и управляются централизованно и в любой момент доступны редактору или рецензенту, открывающему документ на узле SharePoint. Изменение документов в библиотеке SharePoint разрешается членам группы узла с правом на редактирования элементов для данного узла SharePoint.
В службах Windows SharePoint Services предусмотрены узлы рабочих областей для документов и собраний — новейшие средства для совместной работы и обмена данными. Узел рабочей области для документа или собрания — небольшой узел внутри узла SharePoint, который легко создать с помощью приложения Microsoft Office 2003 или обозревателя. Он предназначен для совместной работы над определенной задачей, документом или проектом. Простой доступ к функциональным возможностям служб Windows SharePoint Services обеспечивается всегда и везде, где они необходимы. Службы Windows SharePoint Services также создают и хранят списки, имеющие отношение к узлам рабочих областей документов, включая задачи, контакты, связи и связанные документы. Создание рабочей области разрешается членам группы узла с правом на создание дочерних узлов для данного узла SharePoint.
Дополнительные сведения см. в разделах
«Узлы рабочих областей для документов» и «Узлы рабочих областей для
собраний» далее в этом документе.
В среде для совместной работы службы Windows SharePoint Services интегрируются с такими средствами, как пакет Microsoft Office 2003. Службы Windows SharePoint Services предоставляют мощные средства для совместной работы и обмена данными на базе сервера для усовершенствования способов решения задач, ежедневно выполняемых пользователями в приложениях Microsoft Office 2003. Службы Windows SharePoint Services интегрируются также с более ранними версиями Microsoft Office. Однако пакет Microsoft Office 2003 обеспечивает наиболее полную интеграцию со службами Windows SharePoint Services.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.