Создание Excel книги и присваивание ей имени "Фактура". Переименование листов. Создание списка реквизитов

Министерство образования и наук Российской Федерации

Санкт-Петербургский Государственный Лесотехнический университет

им. С.М. Кирова

Отчет

По дисциплине: “Информационные технологии”

Выполнил:                                  В

ФЭУ, 1 курс, 31 группа

Санкт-Петербург.

2014 г.

Работа №4

Как делали:

Создаем Excel книгу и присваиваем ей имя «Фактура». Переименовываем первый лист как «Организации», второй – «Счёт-фактура» и третий – «База фактур». В листе «Организации» создаем список реквизитов. Здесь НДС это константа, которая будет использоваться для расчёта суммы НДС в счёте-фактуре. Всё остальное реквизиты организаций, для которых выписываются счета фактуры.

На листе «Счёт-фактура» создаем шаблон документа такой формы.

Кликаем кнопку выбора в строке «Формировать список по диапазону»,  при появившемся элементе управления переходим  на лист «Организации» и выделяем диапазон ячеек с названиями организаций (с возможностью расширения списка.

Для возврата в окно настроек, нажимаем кнопку выбора на всплывающем окне «Формат элемента управления». Так же настраиваем  диапазон в строке окна «Связь с ячейкой», но в качестве диапазона выбираем объявленную ранее ячейку J1. В результате окно настроек принимает следующий вид:

Следующим этапом является автоматизация вставки реквизитов в шаблон документа в соответствии с выбранным номером организации. Первым вставляем в ячейку H4 название организации из списка реквизитов листа «Организации». Для этого используем функцию ИНДЕКС. 

Проводим настройку функции:

При нажатии «ОК» появилось окно настроек:

Используемая функция имеет три параметра: первый «Массив»  указывает диапазон ячеек с реквизитами организаций; второй «Номер строки» указывает адрес ячейки, где хранится номер строки ячейки, значение которой нужно выбрать; третий «Номер столбца» содержит номер столбца указанной ячейки (он может быть задан не адресом ячейки, а конкретным числом). Работа функции осуществляется по следующей схеме: в таблице,  определяемой массивом, заданным в первом параметре, выбирается содержимое ячейки, номер строки и столбца который задан во втором и третьем параметрах и помещается в ячейку, где находится функция. Значение номера строки содержится в ячейке J1,которое заносим с помощью поля со списком.  Аналогичные функции необходимо поставить в ячейки шаблона соответствующие подписям реквизитов. В них меняются только номера столбцов. Для того, чтобы можно было копировать функцию,  созданную в первый раз необходимо закрепить значения интервала ячеек и номера ячейки с  номером строки интервала. Это необходимо для того, чтобы при копировании функции не выполнялась автоматически подстройка адресов параметров. Закрепление выполнено путём выделения адреса (интервала адресов) и нажатием клавиши F4. В результате перед номерами столбцов и строк ставятся знаки $ и при копировании настойка адресов не происходит. После копирования проверили работу функций. В поле со списком выбираем организацию – в ячейках, где стоят функции, появляются правильные значения реквизитов для выбранной организации.  На следующем этапе заполнили содержимое таблицы формулами, чтобы при заполнении счёта-фактуры автоматически выполнялись расчёт столбцов «Сумма», «НДС» и «Всего с НДС». Ввод формул начинается со знака =, и далее курсором выделяются ячейки операнды, разделяемые знаками арифметических (и других) операций. Для указанных столбцов формулы первой строки фактуры выглядят так. Ячейка F15:=C15*D15, ячейка I15: =F15*H15, ячейка J15: =F15+I15. В результате копирования в столбцах содержащих формулы при незаполненном документе отображаются нули. Для того чтобы скрыть нулевые значения в Excel  снимаем галочку в позиции «Показывать нули в ячейках,  которые содержат нулевые значения» параметров Excel, как показано на рисунке:

В ячейку в конце документа ставим формулу подсчёта суммы. Она выглядит так: =СУММ(J15:J35).  Для преобразования числовой суммы в сумму прописью существует много программ. В прилагаемом Excel файле «Пропись.xls» содержится один из существующих вариантов.

После копирования программы, составим краткое словесное описание этой программы.  Для копирования программы открываем книгу «Пропись.xls», затем редактор VisualBasic. В окне проектов видны структуры обоих книг. Так как показано ниже. В проекте существует программный модуль «Модуль1», а в проекте «Пример-фактура.xlsx» его нет. Создаем его и копируем  содержимое «Модуль1» проекта «Пропись