Цель работы:изучить механизмы взаимодействия приложений MS Office с СУБД MS Access; приобрести практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в MS Word; приобрести практический опыт анализа информации из БД средствами MS Excel.
1. Публикация в MicrosoftWord.
Используя команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word, сохранить в виде документа MS Word базовую таблицу по варианту.
В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы в соответствии с рисунком 1..
Рисунок 1- MS Word базовой таблицу
2. Анализ в MicrosoftExcel.
Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel, сохранить запрос 13 Расчеты в виде рабочей книги MS Excel в соответствии с рисунком 2.
Средствами MS Excel:
· выполнить сортировку по полю Фамилия (для варианта 3 – Название);
· вычислить промежуточные итоги по полю Фамилия (для варианта 3 – Название), используя команду Данные/Итоги в соответствии с рисунками 3-4;
· отобразить 2-й уровень структуры документа (Общий итог по группе Фамилия или Название);
· выделить несмежные диапазоны с фамилиями (названиями) и числовыми данными,
· используя команду Вставка/Диаграмма…, построить диаграмму по выделенным данным (выбор типа диаграммы и параметры ее форматирования выбрать самостоятельно).
Рисунок 2- Расчёты в виде MS Excel
Рисунок 3-Диалоговое окно промежуточных итогов
Рисунок 4- Готовая таблица с промежуточными итогами
3. Сводная таблица MicrosoftExcel.
Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel, сохранить запрос 02 Исходные данные в виде рабочей книги MS Excel в соответствии с рисунком 5.
В MS Excel на основе полученного списка, используя команду Данные/Сводная таблица, сформировать компактную сводную таблицу согласно варианту в соответствии с рисунком 6.
Рисунок 5-02 Исходные данные в MS Excel
Рисунок 6-Сводная таблица
4. Слияние в MicrosoftWord.
До начала работы над серийным письмом для массовой рассылки необходимо:
1) в таблицу с персональными данными (Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники и т.п. согласно варианту) добавить дополнительное поле Пол (тип данных – Текстовый) и заполнить значениями (рекомендуется в режиме конструктора таблиц создать столбец подстановки с двумя значениями – жен, муж);
2) подготовить текст серийного письма для массовой рассылки.
Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД:
· информационное письмо о сезонных скидках или распродажах;
· приглашение на презентацию товара, конференцию и т.д.;
· напоминание о необходимости оплаты услуг, возврата книг;
· уведомление о повышении (снижении) тарифов, оплаты за обучение и т.д.
Порядок создания серийного письма слиянием следующий:
1) на вкладке Таблицы выделить таблицу с персональными данными – Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники (и т.п. согласно варианту), которая будет являться документом-источником при слиянии;
2) выполнить команду Сервис/Связи с Office/Слияние в MS Word;
выбрать вариант Создать новый документ и установить связь с ним;
в окне документа MS Word сформировать макет письма, оформив:
· заголовок документа;
· блок адреса;
· обращение;
· текст письма.
Предусмотреть в тексте письма поля слияния MS Access (адрес, фамилия, имя, отчество адресата) для подстановки данных адресата из базовой таблицы индивидуальной БД.
Элементы слияния по шагам в соответствии с рисунками 7-10.
Результат слияния в соответствии с рисунком 11.
Рисунок 7-Создание
Рисунок 8-Выбор таблицы
Рисунок 9-Выбор полей
Рисунок 10-Вставка полей
Рисунок 11-Результат
Контрольные вопросы:
1. Назовите основные механизмы взаимодействия приложений MS Office.
2. Способы конвертирования данных в форматы MS Office (приведите примеры форматов).
3. Назначение и порядок использования команды Сервис/Связи с Office/Публикация в MSWord. Под каким именем и в какой папке по умолчанию сохраняется документ?
4. Порядок создания серийных документов при помощи команды Сервис/Связи с Office/Слияние с MSWord.
5. Анализ информации из БД при помощи команды Сервис/Связи с Office/Анализ в MSExcel.
6. Под каким именем и в какой папке по умолчанию сохраняются документы, созданные с использованием команд Сервис/Связи с Office…?
Ответы на контрольные вопросы:
1. Основные механизмы взаимодействия приложений MS Office:экспорт в таблицу Excel,экспорт в текстовый файл, экспорт выделенного объекта в XML-файл,экспорт выделенного объекта в файл документа в формате PDF и XPS.
3.Порядок использования команды:1) Это указание имени целевого файла
2)Указание параметров экспорта
3) Нажать ОК.
4) Сохранение шагов экспорта
Назначение. Представление предметной области Access в MS Word.
4.Порядок создания серийных документов при помощи команды Сервис/Связи с Office/Слияние с MSWord:
1) Установка связи с документом MS Word для печати писем или конвертов. Установка связи с готовым документом или создать новый документ и сделать связь с новым документом.
2) При создании нового документа, автоматически открывается пошаговый мастер слияния: выбор документа, выбор того, что взять за основу создания(текущий документ, шаблон, существующий документ),выбор получателя,создание, просмотр, завершение слияния.
5.Анализ информации из БД при помощи команды Сервис/Связи с Office/Анализ в MSExcel: реферирование информации (заключается в выборке из всего массива информации ключевых моментов и их фиксировании), компьютерный анализ( выявление связи по датам, по действующим лицам, по месту свершения события, по названиям, по сферам интересов, по телефонам),синтез данных(логическое объединение элементов информации, внешне не обладающих связями, в систему единой направленности), описание (заключается в характеристике объекта интереса, то есть в выяснении качеств, а особый интерес при этом уделяется качествам, свойственным только этому объекту, либо узкому кругу объектов),группировка данных и т. д.
Вывод: изучил механизмы взаимодействия приложений MS Office с СУБД MS Access; приобрел практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в MS Word; приобрел практический опыт анализа информации из БД средствами MS Excel.
Список использованной литературы:
1) Основы проектирования реляционных баз данных в среде СУБД MS Access: лабораторный практикум по курсу «Информационные технологии» для студентов специальности 1-26 02 01 «Бизнес-администрирование» / сост.: О.А. Лавренова, С.М.Козлов. – Минск: БНТУ, 2009. – 110 с.
2) Конспект лекций по дисциплине “Информационные технологии”.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
