Access: Связывание таблиц, создание формы, создание запроса, создание отчета

ТЕМА 13

Access: Связывание таблиц. Создание формы. Создание запроса. Создание отчета.

СВЯЗЫВАНИЕ ТАБЛИЦ

  1.  При создании базы данных данные в некотором поле таблицы могут повторяться в нескольких записях. В таких случаях это поле можно переместить в отдельную таблицу, и в этом поле хранить только уникальные данные, то есть те данные, которые не будут повторяться (такая таблица обычно называется главной таблицей). Затем можно установить связь между главной таблицей и теми таблицами, в которых данные из этого поля могут использоваться в нескольких записях (такие таблицы обычно называют связанными таблицами).

  2.  База данных, в которой используется несколько таблиц и между этими таблицами устанавливаются связи, называется реляционной базой данных. В частности, файлом программы Access является реляционная база данных.

  3.  Связь между главной таблицей и связанной таблицей по данным из некоторого поля главной таблицы может быть установлена программным путем посредством специальных идентификаторов данных (обычно это короткие числовые или текстовые значения). Теперь при вводе данных в соответствующее поле связанной таблицы следует вводить соответствующие короткие идентификаторы. Кроме того, в связанной таблице можно настроить это поле таким образом, чтобы можно было выбирать идентификатор данных или даже сами данные из раскрывающегося списка.

  4.  Использование связанных таблиц позволяет избежать многократного ввода одних и тех же данных и значительно уменьшить количество ошибок при вводе данных. Изменение данных в связанных полях этих таблиц достаточно производить теперь только в главных таблицах (в связанных таблицах это изменение                                                 Рисунок 1

произойдет автоматически). При удалении записи из главной таблицы удаление связанных записей в связанных таблицах также произойдет автоматически.

  5.  При установлении связей между таблицами могут использоваться ключевые поля. Ключевое поле может состоять из одного или более полей, с помощью которых однозначно идентифицируются записи, содержащиеся в таблице.

  6.  На Рисунке 1 представлено в качестве примера в режиме Конструктора окно таблицы с именем "Организации", состоящей из двух полей с именами "Код организации" и "Организация". Эта таблица была сохранена с заданием ключевого поля. В данном случае этим ключевым полем автоматически стало поле "Код организации", имеющее тип данных "Счетчик".                                                       Рисунок 2

  7.

 На Рисунке 2 представлено в Режиме таблицы окно той же таблицы с введенными уникальными (неповторяющимися) названиями организаций и автоматически формируемыми значениями счетчика в ключевом поле "Код организации".

Рисунок 3                                                                                         Рисунок 4

  8.  Перед тем, как связать с главной таблицей какую-либо таблицу, в ней можно вставить столбец (поле) подстановок, которое впоследствии можно использовать при вводе данных в этом поле, выбирая эти данные из раскрывающегося списка.

 Пример последовательности действий для вставки и использования столбца (поля) подстановок приведен на Рисунках 3-9.

Рисунок 5                                                                                           Рисунок 6

Рисунок 7                                                                                           Рисунок 

8

Рисунок 9                                                                                             Рисунок 10

  9.  После вставки поля подстановок можно заполнить ячейки этого поля, не только выбирая данные из списка, но и копируя эти данные, например, из другого поля этой же таблицы (это другое поле можно затем удалить и использовать вместо него в таблице вставленное поле подстановок).

  10.  Перед связыванием таблиц следует в окне базы данных закрыть окна всех открытых таблиц.

  11.  Для связывания таблиц в окне программы Access следует выполнить команды меню "Сервис => Схема данных...", после чего на экране появится окно "Схема данных" (см. Рисунок 10).

  12.  В окне "Схема данных" могут находиться маленькие внутренние окна связываемых таблиц, соединенных тонкой линией (связью). Если в этом окне отсутствуют окна связываемых таблиц, то, используя контекстное меню для пустого участка окна "Схема данных", можно получить на экране окна этих окна таблиц. Если в окне "Схема данных" между окнами таблиц отсутствует линия связи, то эту связь можно установить, перетаскивая указателем "мыши" (при нажатой кнопке "мыши") строку с названием ключевого поля главной таблицы на строку с названием связываемого поля связанной таблицы.