ТЕМА 12
Базы данных: Основные понятия. Понятие о реляционных базах данных. Правила нормализации.
Access: Создание файла базы данных. Создание таблицы. Импорт таблиц.
1. База данных – это данные, относящиеся к определенной теме или задаче. База данных включает в себя данные, средства организации данных и средства представления данных. На первом этапе создания базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться и какие данные она должна содержать.
2. Данные в базе данных содержатся обычно в виде таблиц. В таблице данные располагаются в виде записей (строк) и полей (столбцов). Отдельная таблица обычно содержит данные, которые относятся к определенной теме, например, данные о поставщиках и их товарах или данные о реквизитах поставщиков.
3. Каждая таблица должна содержать данные по определенной теме, а каждое поле в таблице должно содержать конкретные данные по теме таблицы. Например, таблица с данными о поставщиках и их товарах может содержать поля с данными о поставщиках, поля с данными о товарах этих поставщиков и т.д..
4. При задании полей для каждой таблицы необходимо учитывать следующее:
– каждое поле должно быть связано с темой данных, содержащихся в таблице
– не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражений;
– таблица должна содержать все необходимые данные по теме данных для этой таблицы;
– данные следует разбить на наименьшие логические единицы (например, должны быть два поля "Единица измерения" и "Количество", а не одно общее поле "Количество" с объединенными данными о количестве и единице измерения).
5. Данные можно вводить непосредственно в таблицы. С данными, находящимися в таблицах, можно выполнять различные операции (например, сортировку, фильтрацию, подведение итогов и проч.).
6. К средствам представления данных в базах данных, помимо таблиц, относятся также формы, запросы, отчеты.
Формы – предназначены для ввода, просмотра, изменения данных, находящихся в таблицах. Формы позволяют работать с данными, находящимися в разных таблицах. Форма представляет собой окно с элементами управления.
Запрос – средство для извлечения из базы данных определенной информации в заданном виде (иначе говоря, для отбора данных), а также для вычисления значений и изменения данных.
Отчет – средство для подготовки печатных копий информации из базы данных. При создании отчета данные берутся из таблиц и запросов и затем организуются и обобщаются в удобном для пользователя виде.
7. В течение многих лет стандартом организации данных в базах данных были плоские таблицы. В плоской таблице вся взаимосвязанная информация должна находиться в одной таблице. Это означает, что любые данные, повторяющиеся в нескольких записях, должны присутствовать в каждой из этих записей. По мере развития и усложнения баз данных становилось ясно, что такой способ неэффективен для хранения больших объемов данных, прежде всего из-за возможности ошибок при вводе данных.
8. При создании базы данных данные в некотором поле таблицы могут повторяться в нескольких записях. В таких случаях это поле можно переместить в отдельную таблицу, и в этой отдельной таблице в этом поле хранить только уникальные данные, то есть те данные, которые не будут повторяться (такая таблица обычно называется главной таблицей). Затем можно установить связь между главной таблицей и теми таблицами, в которых данные из этого поля могут использоваться в нескольких записях (такие таблицы обычно называют связанными таблицами).
9. База данных, в которой используется несколько таблиц и между этими таблицами устанавливаются связи (или отношения – relations), называется реляционной базой данных.
10. Для задания связей между таблицами в реляционных базах данных используются соответствующие друг другу поля различных таблиц. Как правило, в реляционных базах данных каждый вид данных содержится только в одном месте, что делает такие системы очень эффективными и снижает количество ошибок при вводе данных.
11. Связь между главной таблицей и связанной таблицей по данным из некоторого поля главной таблицы может быть установлена программным путем посредством специальных идентификаторов данных (обычно это короткие числовые или текстовые значения). Теперь при вводе данных в соответствующее поле связанной таблицы следует вводить соответствующие короткие идентификаторы. Кроме того, в связанной таблице можно настроить это поле таким образом, чтобы можно было выбирать идентификатор данных или даже сами данные из раскрывающегося списка.
12. За счет использования коротких идентификаторов можно также сократить общее количество информации, хранимой в базе данных.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
