4. Экспорт данных из базы в таблицу Excel. Экспортируем таблицу «Группы». Откройте таблицу «Группы» в Access. В меню Access выберите Файл ® Экспорт. В нижней части открывшегося окна выберите тип файла «Microsoft Excel» версии, установленной на Вашем компьютере, например, «Microsoft Excel 97-2000 (*.xls)». . Назовите файл «ГруппыAcc» и сохраните его в Вашем каталоге.
5. Кнопки для экспорта и импорта данных. В Access есть макрос «ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу», с помощью которого можно импортировать и экспортировать данные. Создайте форму для экспорта таблицы «Группы».
Создайте кнопку «экспорт в Excel». В окне «Создание кнопки» нажмите «Отмена». Вызовите свойства кнопки. Щёлкните по свойству «нажатие кнопки». Справа появятся две квадратные кнопочки. Щёлкните по кнопочке с многоточием и в появившемся меню выберите «Макросы» Дайте любое название макросу. Выберите макрокоманду «ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу» и присвойте ей необходимые значения аргументов (в нижней части окна). Файл с экспортированной таблицей поместите в свой каталог
Проверьте работу созданной формы
Цель работы: научиться устанавливать связи между таблицами и строить подчинённые формы.
Между реальными объектами, данные о которых хранятся в базе, могут существовать логические связи. Например, многие группы студентов входят в состав одного факультета, и ни одна группа не может относиться сразу к двум факультетам. Говорят, что между факультетом и группой имеется связь «один ко многим».
1. Отобразите связь «один ко многим» в базе данных следующим образом: в режиме конструктора дополните структуру таблицы «Группы» полем «код_ф», затем перейдите в режим просмотра таблицы и распределите группы по факультетам, то есть введите в поле «код_ф» коды факультетов, хранящиеся в поле «код_фак» таблицы «факультет».
2. Подмена кода объекта именем. Access позволяет во время просмотра данных в таблице «Группы» подменять код факультета его названием, взятым из таблицы «факультет». Для этого откройте таблицу «Группы» в режиме конструктора, выберите в свойствах поля «код_ф» вкладку «Подстановка» и установите следующие значения свойств:
· для свойства «Тип элемента управления» - Поле со списком,
· для свойства «Тип источника строк» - Таблица или запрос,
· для свойства «Источник строк» - факультет,
· для свойства «Присоединённый столбец» - 1,
· для свойства «Число столбцов» - 2,
· для свойства «Ограничиться списком» – да.
Теперь перейдите в режим таблицы. В поле «код_ф» должны появиться названия факультетов.
3. Внесение связей между таблицами в схему данных. В Access можно создать схему данных, в которой явно указываются связи между полями разных таблиц. Схема данных используется для поддержки целостности базы данных и, кроме того, упрощает построение форм и запросов.
Закройте таблицу «Группы». Выполните пункты меню Сервис ® Схема данных. В любом месте открывшегося окна щёлкните правой кнопкой мышки. В появившемся меню выберите пункт «Добавить таблицу» и добавьте таблицы «Группы» и «факультет». Левой кнопкой мышки соедините поле «код_фак» и поле «код_ф» связываемых таблиц. Должно появиться окно «Изменение связей».
Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Теперь, если не устанавливать два других флажка, Access при попытке удалить из таблицы «факультет» любую запись будет проверять, нет ли в таблице «Группы» кода удаляемой записи. Если такой код есть, то появится сообщение об ошибке. Другими словами, пока в базе данных указано, что на факультете есть хотя бы одна группа, удалить этот факультет нельзя.
Флажок «Каскадное удаление связанных записей» служит для автоматического удаления из таблицы «Группы» всех записей, связанных с записью, удаляемой из таблицы «факультет».
Флажок «Каскадное обновление связанных полей» служит для автоматического обновления в таблицы со стороны «многие» значения связанного поля, обновляемого в таблице со стороны «1». В нашем случае связанное поле – счётчик и оно не может обновляться.
Схема данных должна иметь вид, показанный на рис. 2.
Рис. 2. Схема данных таблиц «Группы» и «факультет»
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.