Организационная структура НПО АП

Информация является одним из главных ключей к успешному функционированию предприятия, позволяя руководителям различных рангов «держать руку на пульсе бизнеса». Так как основным носителем информации на предприятиях является документ, то информационные потоки в основном определяются потоками документов, т. е. документооборотом.

На современных предприятиях обрабатывается огромный объем входящих и составляется не меньшее количество производных документов, поэтому далеко не всегда сотрудники справляются с бумажной работой. В делопроизводстве практически любого предприятия бывает, что документы готовятся не к сроку или, что не менее неприятно, содержат недостоверную информацию. Все это приводит к тому, что руководство, не видя реального отражения внутреннего состояния предприятия, а также состояния внешней среды, принимает неверные или верные, но запоздалые решения по управлению предприятием. Кроме того, из-за ошибок руководства и «бумажных» проволочек предприятие может испортить отношения с деловыми партнерами, наладить которые вновь является еще более сложной задачей, чем найти новых.

Все эти проблемы на многих предприятиях успешно решаются с помощью автоматизированных информационных систем (АИС), которые позволяют автоматизировать большинство работ, связанных с подготовкой и поиском документов, составлением сводных отчётов, а значит, облегчают работу, как рядовых технических исполнителей, так и руководителей предприятий.

Однако создание подобных АИС является весьма длительным и трудоемким процессом, включающим несколько этапов. Первым и основополагающим этапом является процесс анализа предметной области АИС, который в свою очередь включает несколько стадий:

·  Во-первых, выявляются существующие на предприятии проблемы   делопроизводства и их корни;

·  Во-вторых, изучается организация документооборота, т. е. определяется общее количество документов, их виды, маршруты их следования, информация, которая в них содержится и т. д.;

·  В-третьих, определяются функции каждого подразделения предприятия, их иерархия, а также их распределение между сотрудниками;

·  Далее каждая простейшая функция (которая не подразделяется на еще более простые) должна быть подробно описана, что позволяет определить возможность ее автоматизации;

·  На следующей стадии полученная функциональная модель предприятия анализируется, выявляется необходимость и возможные направления ее реорганизации;

·  Предпоследним шагом этапа анализа предметной области является исправление выявленных ранее недостатков функциональной модели предприятия. Если модель признана удовлетворяющей всем требованиям, то в нее просто добавляются функции, связанные с применением АИС сотрудниками;

·  Наконец, на завершающей стадии процесса анализа предметной области строится информационная модель предприятия, которая будет являться основой для базы данных (БД) АИС.

Таким образом, результатом этапа анализа выступают функциональная и информационная модели предприятия, которые являются полным отображением предметной области создаваемой АИС.

Как показано, организационная структура НПО АП включает 4 функциональных подразделения:

·  Высшее звено управления предприятием, состоящее из   генерального директора НПО АП и его заместителя;

·  Договорной отдел;

·  Бухгалтерия;

·  Фондовый отдел;

Двойными стрелками на рисунке изображены связи, имеющие одновременно информационный и управленческий характер, одинарными стрелками – только информационные связи.

В связи с этим, договорной отдел является функциональным ядром НПО АП. Главными его задачами являются:

1.  Осуществление работы с договорами (заключение новых договоров, их ведение и  закрытие договоров);

2.  Предоставление сводных отчетов и справок высшему руководству предприятия с целью осуществления контроля  над деятельностью договорного отдела.

На первом этапе была выделена основная функция договорного отдела – осуществление работы с договором, которая разбивается на 3 подфункции:

1.  Заключить новый договор

2.  Вести договор

3.  Закрыть договор

На следующем шаге каждая из этих трех функций декомпозируется на еще более мелкие функции и т. д.  Процесс продолжается до тех пор, пока не будут получены простейшие задачи, за решение которых ответственны конкретные исполнители и дальнейшее разбиение которых не целесообразно.

Дерево функций договорного отдела имеет 6 уровней и представлено на схеме .

Следует заметить, что в данном случае такая функция договорного отдела, как предоставление сводных справок и отчетов для руководства НПО АП, присутствует в дереве функций не в явном виде, а как подфункция «Занести данные о договоре в справку» на 4 уровне и является составной частью функции «Отслеживать движение денежных средств по договору/комплекту договоров или дополнительному соглашению». Это связано с тем, что составление сводных справок и отчетов выходит за рамки работы с одним договором.

Процесс создания АИС для своего успешного завершения должен обязательно содержать такие этапы, как анализ и реорганизация действующей функциональной схемы. Анализ особенно важен для функциональной модели вновь создаваемой информационной системы, так как она еще не была проверена в действии и вполне может содержать ошибки разработчиков. Для уже существующей и функционирующей ИС обычно строится  функциональная модель типа «как есть» (если, конечно, речь не идет о реинжиниринге бизнес-процессов организации, когда старая функциональная модель просто отвергается). Такая модель обычно не содержит недостатков, которые делают невозможным или неэффективным функционирование системы (эти недостатки дали бы о себе знать еще до построения функциональной модели). В этом случае, модель должна быть проверена на соответствие реальной действительности и согласована с экспертами, а при необходимости в нее должны быть внесены соответствующие изменения.